MINISTERUL EDUCAȚIEI NAȚIONALE Mariana Miloșescu Tehnologia informației si a comunicațiilor -TIC 4- Manual pentru clasa a Xl-a Ruta directă de calificare profesională Manual pentru clasa a XIl-a Ruta progresivă de calificare profesională Utilizarea informației de pe Internet Organizarea informației Prelucrarea datelor EDITURA DIDACTICĂ Șl PEDAGOGICĂ, R.A. Manualul a fost aprobat prin Ordinul Ministrului Educației și Cercetării nr. 4742 din 21.07.2006, în urma evaluării calitative organizate de către Consiliul Național pentru Evaluarea și Difuzarea Manualelor și este realizat în conformitate cu programa analitică aprobată prin Ordinul Ministrului Educației și Cercetării nr. 3488 din 23.03.2006. Descrierea CIP a Bibliotecii Naționale a României MILOȘESCU, MARIANA Tehnologia informației și comunicațiilor -: manual pentru clasa a Xl-a și a XH-a / Mariana Miloșescu. - Ed. a 4-a. - București : Editura Didactică și Pedagogică, 2017 ISBN 978-606-31-0418-3 004 © EDP 2017. Toate drepturile asupra acestei ediții sunt rezervate Editurii Didactice și Pedagogice R. A., București. Orice preluare, parțială sau integrală, a textului sau a materialului grafic din această lucrare se face numai cu acordul scris al editurii. EDITURA DIDACTICĂ ȘI PEDAGOGICĂ, R.A. Str. Spiru Haret, nr. 12, sector 1, cod 010176, București Tel.: (021) 315 38 20 Tel./Fax: (021)31228 85; E-mail: office@edituradp.ro www.edituradp.ro Librăria E.D.P.: Str. Gen Berthelot, nr. 28-30, sect. 1, București Comenzile pentru această lucrare se primesc: • prin poștă, pe adresa editurii • prin e-mail: comercial@edituradp.ro, comenzi@edituradp.ro; • printel./fax: (021)315 73 98 Referenți: prof. gr. 1 Emma Gabriela Dornescu, Colegiul Tehnic Petru Rareș, București; metodist de specialitate-Informatică-I.Ș.M. București prof. gr. 1 Georgina Pătrașcu, Colegiul Național Sfântul Sava, București Redactor-șef: Dan Dumitru Redactor: Liana Fâcă Tehnoredactor: Mariana Miloșescu Coperta: Elena Drăgulelei Dumitru Nr. plan: 62044/2017; Format 16/70 X 100 Tiparul executat la Imprimeria Ardealul Cluj Comanda 170057/2017 1. Utilizarea informației de pe Internet 1.1. Analiza informației 1.1.1. Data și informația Calculatorul a fost inventat de om pentru a prelucra informația. Prelucrarea informa- ției este veche de când lumea. Prelucrarea voluntară a informației s-a făcut însă abia atunci când babilonienii au scris primele semne cuneiforme pe tăblițele de lut. Prima mani- festare a prelucrării informației a fost scrisul. încă din antichitate, pot fi puse în evidență două tipuri de prelucrări de informații: prelucrarea textelor = scrisul; prelucrarea numerelor = calculul numeric. Prelucrarea automată a informației a fost posibilă odată cu apariția calculatoarelor electronice. Scopul utilizării unui calculator este de a prelucra informația. Informația pre- lucrată poate fi formată din texte, numere, imagini sau sunete - și este păstrată pe diferite medii de memorare, în diferite formate, sub formă de date. Transformarea datelor în informații nu este un atribut exclusiv al calculatorului. Acest fenomen a apărut odată cu omul. De la primele reprezentări numerice ale unor cantități cu ajutorul degetelor, al pietricelelor sau al bețișoarelor, și de la manipularea manuală a acestor obiecte, pentru a afla câte zile mai sunt până la un anumit eveniment ori câte animale au fost vânate sau câți războinici are tribul vecin, putem spune că are loc un proces de transformare a datelor în informații. Degetele, pietricelele și bețele reprezintă datele, iar ceea ce se obține prin manipularea lor (numărul de animale vânate, numărul de zile, numărul de războinici) reprezintă informația. Aceste procese se deosebesc de o prelucrare cu ajutorul calculatorului prin: viteza de obținere a informațiilor și modul de reprezentare a informațiilor sub formă de date. Calculatorul nu știe să prelucreze decât șiruri de cifre binare, care pot fi modelate fizic prin impulsuri de curent, cu două niveluri de tensiune, ce corespund celor două cifre binare: 0 și 1. Prin urmare, datele vor fi codificări binare ale informației existente în exteriorul calculatorului. Dacă, într-o prelucrare manuală, datele sunt reprezentate de obiecte care pot fi manipulate de om (bețișoare, pietricele sau degete), în cazul unei prelucrări automate datele vor fi reprezentate prin obiecte pe care le poate manipula calculatorul, adică șiruri de biți. 4 Utilizarea informației 1.1.2. Tehnologia informației și societatea în decursul istoriei societatea a evoluat, fiecare vârstă a ei fiind definită de anumite caracte- ristici. Societatea în care trăim astăzi este o societate bazată pe tehnologia informației. Domeniul în care a pătruns foarte repede tehnologia informației este cel al afacerilor, pentru că acolo informația este necesară pentru a „supraviețui" - datorită fenomenului de globali- zare și a competiției. Calculatorul a creat un spațiu virtual pentru desfășurarea afacerilor, în care resursa cea mai importantă este informația. Tehnica electronică de calcul a apărut cu aproape 60 de ani în urmă și a cunoscut o dezvoltare incredibilă. Folosirea calcula-toarelor pe scară largă a avut efecte și la nivelul societății, aducând foarte multe schimbări. Societatea informațională ________ . . •___ 9_______ La capătul lanțului de procese care transformă datele în informații cu ajutorul calculatorului, se găsește utilizatorul. Lumea în care trăim face din fiecare dintre noi utilizatorul de la capătul unui lanț de prelucrare care transformă datele în informații: vocea din receptorul telefonului care ne spune că numărul de telefon format nu există, prețul afișat de cititorul de de coduri de bare pentru un produs pe care îl cumpărăm, mesajul sonor de avertizare care însoțește refuzul unui autoturism dotat cu un microprocesor de a cupla motorul dacă nu am legat centura de siguranță sau nu am închis bine o ușă, mesajul afișat de automatul bancar după ce ați comunicat codul și parola și v-a citit datele din cârd etc. Toate acestea sunt informații obținute în urma unui proces de prelucrare a datelor. Noi toți suntem beneficiarii proceselor de transformare a datelor în informații cu ajutorul calculatorului. Pe de altă parte, viteza și puterea de prelucrare ale sistemelor de calcul cresc zi de zi. Viteza mare de calcul a micșorat foarte mult timpul necesar prelucrării și furnizării răspunsului și a făcut ca secolul în care trăim să fie un secol al informației. Cine are informația are puterea, pentru că a stăpâni informația înseamnă a lua cele mai bune decizii pentru interesul unei comunități sau pentru propriul interes. De aceea este foarte important să manipulăm calculatorul pentru a obține informații, adică pentru a deveni producători de informații. Dezvoltarea actuală a produselor software și a interfețelor permite unui utilizator neinformatician să obțină interactiv o diversitate din ce în ce mai mare de informații fără să aibă cunoștințe de programare cu care să realizeze anumite aplicații software pentru obținerea lor. Din această cauză, apar din ce în ce mai des în interviurile pentru ocuparea unui loc de muncă întrebările: „Ce știți despre un calculator?” sau „Cu ce tip de software sunteți familiarizat?" sau „Știți să folosiți acest tip de software?". Societatea în care trăim a devenit o societate a informației în care atât viața privată, cât și cea de la locul de muncă sunt dependente de prelucrarea informațiilor cu ajutorul calcu- latorului. în această societate, tehnologia informației joacă un rol decisiv atât în economie (în industrie, în transporturi, în comunicații etc.), în cultură și în educație, în schimbul de informații profesionale, prin apariția unor noi forme de lucru (lucrul de la distanță), cât și în Tehnologia informației și a comunicațiilor 5 modul de viață în general. Această dependență a creat motive de îngrijorare la trecerea în anul 2000 deoarece puteau să apară foarte multe probleme dacă programele de calculator confundau anul 2000 dintr-o dată calendaristică cu anul 1900, din cauza reprezentării anului numai prin ultimele două cifre. Pentru prevenirea acestei probleme, mai ales în sistemele în care activitățile erau total controlate de calculatoare și se puteau produce catastrofe (de exemplu, în dirijarea traficului feroviar sau aerian sau în centralele atomoelectrice) sau se puteau perturba activitățile (de exemplu, în traficul telefonic), specialiștii au făcut verificări ale programelor și, acolo unde a fost cazul, au adus modificările necesare. Societatea informațională trebuie să asigure, din punct de vedere: - > politic - respectarea principiilor democratice care să asigure drepturile omului și liber- tățile sale individuale, - > economic - creșterea productivității muncii și a potențialului economic, - > cultural - cunoștințe care să conțină informații utile și în conformitate cu cultura spa- țiului geografic. Supermagistrala de informații Supermagistrala de informații este o infrastructură globală de comunicații care, prin numeroasele sale conexiuni din lumea întreagă, leagă între ei milioane de utilizatori pentru a face schimb de informații. Ea este formată din: - » informația propriu-zisă - care este stocată în bazele de date, - > infrastructura de comunicații - care asigură transportul informațiilor. Este realizată prin intermediul rețelei Internet, folosită pentru transferul unor cantități foarte mari de date și pentru schimbul de idei. Rețeaua Internet conectează țări din întreaga lume. Ea acoperă toată America de Nord și Europa, o parte din America de Sud, Australia și Asia și câteva țări din Africa și, de asemenea, Antarctica. în acest mod, comunicația leagă întreaga lume. Cel mai semnificativ aspect al Internetului este impactul lui în societate. La început, restrâns numai la lumea oamenilor de știință, el a devenit rapid universal, ajungând până la guverne, medii de afaceri, școli și case din întreaga lume. Rețeaua Internet nu este importantă numai prin dimensiune, ci și prin faptul că oferă o nouă infrastructură globală, modificând modul în care oamenii interacționează. Ea nu a fost proiectată pentru un set specific de servicii, ci pentru a accepta o gamă largă de servicii, multe dintre ele nefiind inventate încă atunci când a fost proiectată tehnologia de bază. Folosind Internetul se poate trimite un mesaj prin poșta electronică sau se poate citi o observație dintr-un buletin de știri, se pot obține informații diverse, de la harta meteorologică până la lista cu cele mai recente glume. Comerțul electronic Comerțul electronic este o nouă formă de afaceri, iar succesul lui depinde de abilitatea managerului de a folosi tehnologia informației. Prin intermediul rețelei Internet, o companie își poate comercializa produsele sau serviciile. Acest mecanism se mai numește și „magazin virtual'', iar activitatea se desfășoară astfel: -> Compania vânzător își prezintă produsele prin intermediul paginilor de Web pe pro- priul site. Sunt prezentate interactiv imaginile produselor, ordonate după diferite criterii: preț, categorie, marcă etc. 6 Utilizarea informației -> Clientul vizitează situl, stabilește ce dorește să cumpere (produsele și cantitatea, res- pectiv serviciile) și completează un formular electronic cu comanda sa, care este transmis on-line furnizorului. Paginile de web ale sitului unui magazin virtual trebuie să fie dinamice (pentru a furniza unui vizitator în timp real stocul de produse) și interactive (pentru a permite vizitatorului să comunice cu situl și să comande produsele). Pentru a se conecta la magazinul virtual, clientul trebuie să-și comunice adresa de e-mail, numele, telefonul și adresa de livrare. -> Cei doi parteneri stabilesc modalitatea de plată: cartea de credit (furnizorul are posibi- litatea de a verifica imediat, prin intermediul rețelei Internet, dacă clientul este solvabil), banking electronic (clientul plătește printr-un transfer bancar între contul său și contul furnizorului), digital cash (banii reali sunt transformați în puncte de credit pe care un cumpărător le poate folosi on-line pentru a face cumpărături în rețeaua Internet) și cluburi de cumpărători (un cumpărător este abonatul unui magazin virtual către care și-a trimis informațiile legate de cartea sa de credit). -> Cumpărătorul alege modul în care vor fi ambalate produsele și comunică adresa la care vor fi livrate. Comerțul electronic este o mare oportunitate în domeniul afacerilor: reduce consumul de hârtie pentru documente, oferă o formă de publicitate rapidă și eficientă, permite crearea unor alianțe strategice de la distanță, crearea de parteneriate cu alte organizații și, prin doar câteva operații simple de clic cu mouse-ul, câștigă milioane de potențiali clienți din rețeaua Internet. Pentru a-și realiza funcțiile care o definesc, orice formă organizată are nevoie de infor- mații. Ca să obțină informațiile într-un timp util, sistemul trebuie să prelucreze rapid datele pe care le deține, să le stocheze, să le extragă și să le transmită. în lumea noastră, lumea vitezei și a tehnicii, nici o prelucrare de informații nu mai poate fi concepută fără tehnica electronică de calcul. Societatea a devenit dependentă de calculatoare. Enumerați trei tipuri de aplicații pe care le poate executa calculatorul. Precizați în ce domenii de activitate pot fi folosite aceste aplicații. Descrieți modul în care influențează calculatorul activitățile dumneavoastră zilnice. Enumerați trei tipuri de activități de la școală în care calculatorul vă poate ușura munca. Precizați ce gen de aplicații ar trebui să folosiți. 4. Precizați patru activități pe care le-ați putea desfășura cu ajutorul calculatorului acasă. 5. Ce este societatea informațională? Dați trei exemple din viața de zi cu zi prin care să arătați modul în care interacționați cu acest tip de societate. 6. Ce este supermagistrala informațiilor? Dați trei exemple prin care să arătați cum puteți să o folosiți și ce avantaje obțineți. 7. Ce este comerțul electronic? Dați trei exemple de avantaje ale comerțului electronic. Tehnologia informației și a comunicațiilor 7 1.1.3. Sistemul informatic și sistemul informațional Organizația este un grup, o colectivitate formată din două sau mai multe persoane care lucrează împreună într-o activitate bine determinată, cu scopul de a realiza un set de obiective comune. în funcție de natura obiectivelor, se pot defini tipuri de organizații: eco- nomice, politice, juridice, sociale etc. Din experiența proprie, știți că pentru a realiza ceva trebuie depus efort. Dar, efortul nu este suficient dacă nu există un cadru unitar care să vă canalizeze acest efort pentru realizarea scopului propus. Acest cadru reprezintă de fapt metoda de organizare a activităților. La fel ca și o persoană, o organizație își propune să atingă anumite obiective strategice și pentru aceasta are nevoie de un cadru organizatoric prin care să fie valorificate eficient resursele sale și să fie puse în aplicare planurile manageriale. Sistemul este format dintr-un grup de entități (oameni, mecanisme, concepte etc.), legate între ele pentru a realiza un scop comun. O structură organizatorică este și ea un sistem și este formată, la rândul său, din trei subsisteme: - > sistemul conducător (managerial) - sistemul care ia decizii; - > sistemul condus (operațional) - sistemul care execută; - > sistemul informațional - sistemul care face legătura între sistemul condus și sistemul conducător; prin intermediul legăturilor informaționale între sistemul condus și sistemul conducător circulă deciziile și informațiile. Organizația este un sistem dinamic și funcționează ca un sistem de conduce- re în care, între sistemul conducător și sistemul condus, se stabilesc relații informaționale. Legăturile informaționa- le dintre sistemul condus și sistemul conducător (canalele prin care circulă informațiile și metodele folosite pentru manipularea ei) formează sistemul informațional al organizației. în cazul unui sistem economic (de exemplu, un magazin universal), sistemul informațional este format dintr-un ansamblu de procedee, tehnici, echipa- mente, oameni, fluxuri de date și informații, prin care se culeg și se prelucrează datele pentru a se obține informații care să asigure funcționarea sistemului la parametrii optimi. Fiecare nivel de conducere are nevoie de un anumit tip de informații. La nivelul sistemului conducător informația este transformată în decizii care au rolul de a autoregla sistemul și de a-l aduce în starea de echilibru. în funcție de nivelul ierarhic la care se iau deciziile, există: 8 Utilizarea informației - > Decizii operaționale. Sunt luate de persoane cu funcții de execuție (urmărirea plăților clienților, urmărirea comenzilor, evidența stocurilor etc.). - > Decizii tactice. Sunt luate de persoane cu funcții administrative (angajarea perso- nalului, stabilirea furnizorilor, modificarea tarifelor sau a prețurilor etc.). - > Decizii strategice. Sunt luate de persoane cu funcții de conducere (amplasarea unui nou obiectiv, investiții, lansarea de noi produse, reglementări privind salarizarea personalului etc.). Cu cât crește nivelul la care se ia o decizie, cu atât acțiunea declanșată de ea este mai impor- tantă. în funcție de metoda folosită pentru luarea deciziei, există: - > Decizii programabile. Sunt decizii pentru care există proceduri și reguli bine definite. De exemplu, facturarea unui client se face după o procedură bine stabilită. - > Decizii neprogramabile. Sunt decizii pentru care nu există proceduri și reguli bine definite. De exemplu, lansarea unei campanii publicitare. Procesul de prelucrare dintr-un sistem informațional este uneori complex, alteori mai puțin complex. El poate fi manual sau automatizat. Deciziile programabile pot fi prelucrate cu ajutorul calculatorului. Prin automatizarea unor procedee și mijloace de prelucrare a informației se obține sistemul informatic - care este inclus în sistemul informațional. o *3 E o c 3 E Q (/) 00 —componenta fizică (hardware) - totalitatea echipamentelor folosite componenta logică (software) - programele sistemului de operare și ale aplicațiilor definite componenta de date sau baza de date componenta umană - personalul specializat pentru întreținerea și exploatarea sistemului și utilizatorii lui direcți cadrul organizatoric al beneficiarului sistemului informatic în cadrul unei organizații, pentru a crește productivitatea muncii este bine să se creeze un sistem informatic care să integreze activitățile informaționale ale tuturor compartimen- telor, și nu să se folosească tehnologia informației independent în fiecare compartiment. Dezavantajele unui astfel de mod de lucru sunt: compartimentele nu pot folosi în comun datele de care au nevoie, ansamblul de colecții de date are o redundanță foarte mare, crescând costurile de exploatare la nivelul organizației, și orice mișcare în cadrul organi- zației necesită intervenția în mai multe colecții de date, scăzând productivitatea muncii. Orice sistem informatic are un ciclu de viață marcat de următoarele etape: - > proiectarea și realizarea sistemului informatic, în care se concepe și se realizează sistemul informatic împreună cu documentația necesară pentru exploatarea lui; - > exploatarea și întreținerea sistemului informatic, în care se utilizează efectiv sistemul informatic, iar sistemul informațional beneficiază de avantajele aduse de automatizarea prelucrării informației; - > înlocuirea sistemului informatic cu un sistem informatic nou, cu performanțe superioare, care se face atunci când vechiul sistem informatic nu mai corespunde etapei de dezvoltare a sistemului informațional pentru care a fost creat (din punct de vedere al necesităților organizației, din punct de vedere al noilor tehnologii etc.); noul sistem informatic se poate dezvolta din cel vechi sau poate fi complet nou. Tehnologia informației și a comunicațiilor 9 Studiu de caz Să analizăm în cadrul unui sistem economic activitatea de evidență a stocu- rilor de materiale. Materialele se găsesc în mai multe magazii, fiecare maga- zie având un gestionar. Aceste materiale sunt necesare ca să se asigure funcționarea corectă a procesului economic din întreprindere. De exemplu, dacă întreprinderea asigură servicii de telefonie, în magazii trebuie să existe piese de schimb pentru echipamente, scule, materiale pentru întreținerea echipamentelor, rechizite etc. Această activitate la rândul ei poate fi consi- derată un sistem, în care sistemul conducător este compartimentul financiar- contabil care ia deciziile (hotărăște ce se cumpără și când, cine poate lua materiale din magazie și în ce scop), iar sistemul condus este format din gestionarii magaziilor care execută (aprovizionează magaziile, înregistrează datele din documente, țin evidența stocurilor, eliberează la cerere materiale), între cele două sisteme, legătura este asigurată de sistemul informațional. Datele care se prelucrează sunt cantitățile de materiale intrate și cantitățile de materiale ieșite, iar informațiile care se obțin în urma prelucrării sunt canti- tățile de stocuri de materiale. Acest sistem poate fi asigurat de fișele de magazie și de un sistem de căutare în aceste fișe. în acest caz sistemul este manual. Dacă se dotează fiecare magazie cu un calculator pe care se insta- lează un program de evidență a stocurilor, procesul devine semiautomatizat, deoarece, chiar dacă s-a automatizat prelucrarea datelor în vederea obținerii informațiilor, între sistemul condus și sistemul conducător, transmiterea infor- mațiilor se face manual. Gradul de automatizare a sistemului informațional va crește atunci când toate calculatoarele din magazii și calculatorul din serviciul financiar-contabilitate vor fi legate într-o rețea de calculatoare, asigurându-se astfel automatizarea stocării datelor și a transmiterii informațiilor. Prin informatizarea diferitelor domenii de activitate, au apărut mai multe tipuri de sisteme informatice: bancare, militare, medicale, pentru conducerea activităților economice din dife- rite organizații economice, pentru administrație, pentru conducerea proceselor tehnologice, pentru activitatea științifică și de proiectare, pentru rezervări de locuri, pentru informare și documentare. La rândul său, un sistem poate fi descompus din punct de vedere funcțional în subsisteme. De exemplu, sistemul informatic destinat conducerii activității într-o com- panie poate fi descompus, în raport cu tipurile de activități pe care le informatizează, în sub- sistemul producție (asigură pregătirea, lansarea și urmărirea producției), subsistemul comercial (asigură aprovizionarea și desfacerea producției), subsistemul cercetare-dezvol- tare (asigură informațiile tehnico-științifice necesare dezvoltării companiei), subsistemul financiar-contabil și subsistemul resurse umane. Indiferent de domeniul pe care îi informatizează, sistemul informatic se integrează și ocupă un anumit loc în structura organizatorică a societății. El poate fi sistem informatic pentru conducerea organizațiilor mici, pentru conducerea organizațiilor mari, teritorial, național sau internațional. 1. Identificați sistemul informațional din școala voastră. Identificați sistemul informatic. Ce activități ar mai putea fi informatizate? Propu- Jr \ neți soluții de realizare. 2. Vizitați o organizație economică. Identificați sistemul informațional și w sistemul informatic. Ce activități ar mai putea fi informatizate? Propu- neți soluții de realizare. 10 Utilizarea informației 1.1.4. Fluxul informațional între compartimentele oricărui sistem informațiile se produc aleator sau determinist. Locul de emitere a informației se mai numește și sursa informației, iar locul de destinație a informației se numește receptorul informației. între emițător și receptor informația circulă printr-un canal de comunicație. Conținutul informației este determinat de sistemul condus, iar forma ei - de sistemul conducător. Fluxul informațional dintre emițător și receptor este necesar desfășurării unei activități sau executării unei operații. Circuitul informațional se formează din toate fluxurile informaționale care circulă în cadrul organizației între puncte de lucru și compartimente sau între organizații și conexiunile dintre aceste fluxuri. Caracteristicile unui flux informațional depind de sistem. De exemplu, fluxul informațional dintr-o mare bibliotecă este caracterizat de vechimea informației, durata de viață, carac- terul informației, domeniul și subiectul de interes, originea informației, suportul fizic pentru transmiterea ei. Cerințele unui flux informațional sunt: - > informația trebuie să fie transmisă nedistorsionat; - > transmisia trebuie să se efectueze indiferent de gradul de ocupare a canalului de comunicație; - > trebuie asigurată securitatea transmisiei informației; - > informația trebuie să se transmită în timp optim; - > costurile de exploatare a canalului de transmisie să fie mici. Clasificarea fluxurilor informaționale: 1. în funcție de direcție: -> orizontale - între compartimente de pe același nivel ierarhic; -> verticale - între compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite. 2. în funcție de sens: -> ascendente - de la un compartiment aflat pe nivel ierarhic inferior la un compar- timent aflat pe nivel ierarhic superior; se transmit informații. -» descendente - de la un compartiment aflat pe nivel ierarhic superior la un com- partiment aflat pe nivel ierarhic inferior; se transmit decizii. 3. în funcție de frecvență: -> periodice; -> ocazionale. Tehnologia informației și a comunicațiilor 11 4. în funcție de locația sursei: -> interne - sursa se găsește în interiorul organizației; -> externe - sursa se găsește în exteriorul organizației. 5. în funcție de compartimentele în care se transmite: marketing, cercetare și dezvoltare, producție, financiar-contabil, comercial, resurse umane. Canalul de comunicație este caracterizat de: - > metoda de comunicație; - > conținutul mediului de comunicație: text, imagini grafice, secvențe sonore, secvențe video; - > volumul și calitatea informației. Fluxurile informaționale la nivelul unui secretariat managerial a) Canalul informațional rezultat din relația directă cu conducerea: — conducere -> secretariat - flux informațional vertical descendent. Se transmit dispoziții verbale personale, solicitări pentru legături telefonice, scrisori, note scrise pentru efectuarea de lucrări, rezolu- ții pe acte. — secretariat -> conducere - flux informațional vertical ascendent Se transmit comunicări verbale personale, comunicări prin micro- fon pentru stabilirea legăturii telefonice, prezentarea corespon- denței și a documentelor, anunțarea și prezentarea vizitatorilor la conducere. b) Secretariatul este conexiunea între fluxurile dintre sistemul con- ducător și sistemul condus: — compartimente -> conducere - flux informațional vertical ascen- dent. Se transmit informații. 12 Utilizarea informației — conducere -> compartimente - flux informațional vertical des- cendent. Se transmit către sistemul condus deciziile de organizare, coordonare și execuție emise de sistemul conducător (ordine, dispoziții, circulare etc.) redactate și transmise prin secretariat. — compartimente -> conducere - în cursul execuției deciziilor - flux informațional vertical ascendent. Se transmit informații de control prin care conducătorul se asigură că deciziile au fost corect executate (diverse situații sintetice: rapoarte, dări de seamă, pontaje etc.). c) Secretariatul este conexiunea între fluxurile externe și interne - pentru informațiile care intră din mediul extern către toate nivelurile organizației și pentru toate fluxurile interne care ies din organizație. Mediul extern este format din organele financiare, organele bancare, organizații superioare ierarhic sau subordonate (filiale, sucursale, agenții), organizații parteneri de afaceri etc. Se transmit scrisori, faxuri, comunicări verbale etc. d) Canalul informațional între diferite compartimente de secretariat (dacă există mai multe în organizație) - flux informațional pe orizontală. Procesul informațional la nivelul secretariatului constă în tratarea informa- ției scrise prin: 1. organizarea informației: sortare, clasare, grupare, îndosariere. 2. prelucrarea informației: redactare de texte, traduceri, ștampilare. 3. prezentarea informației: tipărirea documentelor, multiplicarea lor, afișarea informațiilor etc. Pentru susținerea fluxului informațional într-o organizație trebuie creată o infrastructură informatică (de exemplu, o rețea de calculatoare). 1. Identificați fluxurile și circuitele informaționale din clasa voastră. 2. Identificați fluxurile și circuitele informaționale din școala voastră. 3. Identificați fluxurile și circuitele informaționale din familia voastră. j 4. între organizație și exteriorul ei, există o strânsă legătură prin interme- diul fluxului activităților operaționale (fluxul tehnologic) care este alcătuit dintr-o succesiune în timp de activități. Astfel, organizația primește din exterior materii prime, materiale, servicii, energie, bani, informații (intrări) prin intermediul fluxului de intrare. Intrările sunt prelucrate printr-o succesiune de operații prin intermediul fluxului intern obținându-se produse, servicii, bani, informații (ieșiri) care sunt livrate în afara organizației prin fluxul de ieșire. Fluxul de intrare și fluxul de ieșire formează fluxul extern. Fluxul tehnologic este supus perturbațiilor (întârzierea livrărilor, greve, întârzieri de plată ale clienților, avarii la echipamente etc.) intrări Prelucrări fluxul de intrare ieșiri -------► fluxul de ieșire fluxul intern Tehnologia informației și a comunicațiilor 13 Alegeți unul dintre fluxurile tehnologice prezentate în tabel și identificați fluxurile și circuitele informaționale. Tip activitate Intrări Flux intern Ieșiri Confecții țesături, ață, nasturi, creație; croire; confecționare; finisare; confecții textile furnituri, accesorii, călcare; ambalare; livrare etc. Confecții tablă, cornier, șa- croire; asamblare; șamotare; sudare; sobe metalice metalice motă, cărămizi, polizare; vopsire; ambalare; livrare vopsea, electrozi de sudură etc. Bancă cereri de credite, primire cereri; analiză cereri și situație credite bani, informații solicitanți; creditare Comerț cu mărfuri achiziționate recepție; dezambalare; porționare; mărfuri vândute amănuntul cântărire; sortare; verificare; etichetare; expunere Curățătorie îmbrăcăminte, recepție; sortare; curățare; călcare; îmbrăcăminte, chimică așternuturi, pături, livrare așternuturi, pături, covoare murdare covoare curate 14 Utilizarea informației 1.1.5. Procesul informațional Procesul informațional cuprinde sistemul conducător și sistemul condus. în cadrul său se petrec transformările care duc la apariția informației. Procesul informațional este condus și influențat prin decizii proprii care asigură funcționarea sa la parametrii prestabiliți. Aceste decizii mai au și rolul de a adapta și a perfecționa continuu procesul informațional astfel încât să corespundă modificărilor din organizația pe care o deservește. Baza informațională reprezintă totalitatea informațiilor care deservesc întreaga organi- zație, fiecare compartiment al ei și fiecare participant și activitatea lui. Aceste informații se găsesc în diferite documente: fișe tehnologice, liste de materiale etc. în cadrul sistemului informatic, procesul informațional este format din: - » introducerea datelor; - > prelucrarea datelor - > extragerea informațiilor - > arhivarea (stocarea) datelor în general, procesul informațional dintr-o organizație rămâne același. El implică și un proces informațional în care informațiile vor putea fi prelucrate cu ajutorul calculatorului. 1. Introducerea datelor Este procesul prin care datele sunt preluate de calculator și convertite într-un format pe care-l poate prelucra. în această etapă utilizatorul: - > colectează datele, fie din documente, fie verbal; - > execută operațiile prin care îi cere calculatorului să înceapă activitatea de preluare a datelor; - > introduce datele prin intermediul unui dispozitiv de intrare (tastatură, mouse, scanner etc.) care le preia și le convertește într-un format acceptat de calculator; - > supraveghează colectarea datelor și procesul de introducere. Rezultatul prelucrărilor depinde de corectitudinea datelor introduse. De aceea, în această etapă atât utilizatorul cât și calculatorul au un scop comun: să asigure date de intrare corecte. Utilizatorul realizează acest lucru prin diferite proceduri manuale, stabilite în funcție de fluxul de date de intrare și de importanța lor. Cea mai simplă formă este cea de verificare vizuală prin parcurgerea întregului lot de date introduse în calculator. în funcție de importanța datelor, în acest proces pot fi implicate două persoane: una care introduce datele și alta care verifică dacă sunt corecte (corespund cu sursa de date care de obicei este un document). O altă metodă de verificare este cea de numerotare a documentelor folosite pentru introducerea datelor pentru a se evita omiterea unui document și implicit a unui set de date de intrare. Calculatorul, la rândul său, prin software-ul pe care îl folosește trebuie să asigure următoarele proceduri automate: Tehnologia informației și a comunicațiilor 15 să coordoneze procesul de introducere a datelor; - > să verifice dacă datele sunt valide (dacă ele corespund tipului de date precizat sau dacă aparțin unui domeniu de valori din tipul de date precizat); - > să convertească datele valide într-un format pe care-l poate prelucra; - > să furnizeze utilizatorului diferite rapoarte care să-l ajute să controleze corectitudinea datelor introduse (de exemplu, câte seturi de date a introdus). Introducerea datelor în calculator se poate face: - > Pe loturi (batch). Datele de intrare sunt colectate în documente și după ce se strânge tot ansamblul de date este introdus în calculator în vederea prelucrării. - > Direct (pn-line). Datele de intrare sunt introduse în calculator în momentul în care se produc și de la locul unde s-au produs. Scopul folosirii unui sistem de calcul este de a furniza informația într-un timp cât mai scurt, dacă se poate imediat după ce s-au produs datele care o generează. Aceasta înseamnă că sistemul trebuie să funcționeze în timp real. Pentru a asigura acest tip de răspuns al sistemului, introducerea datelor trebuie să se facă on-line. Componentele hard ale calculatorului cele mai folosite în această etapă sunt dispozitivele de intrare (tastatură, mouse etc. - în funcție de dispozitivele alese pentru introducerea datelor), discul hard, monitorul și eventual imprimanta dacă se tipăresc rapoarte cu datele introduse. 2. Prelucrarea Este procesul prin care datele sunt prelucrate de calculator pentru a furniza informații. Cele mai obișnuite operații de prelucrare sunt cele de clasificare pe categorii a datelor, de ordonare, de calcule statistice și de totaluri și de extragere a unor date din colecția de date în funcție de anumite criterii exprimate prin condiții logice. în această etapă utilizatorul: -> răspunde la întrebările afișate de programul de aplicație prin intermediul interfeței prin care i se cere să comunice datele necesare desfășurării procesului de pelucrare; -> monitorizează procesul de prelucrare. Componentele hard ale calculatorului cele mai folosite în această etapă sunt procesorul și memoriile (interne sau externe). 3. Extragerea informațiilor Este procesul prin care calculatorul furnizează utilizatorului informațiile necesare desfășu- rării activităților sale zilnice, planificării operațiilor curente sau pe o perioadă de timp mai mare. Informațiile obținute pot fi furnizate imediat utilizatorului sau pot fi stocate pe un mediu extern de memorare pentru a fi folosite ulterior (fie ca date de intrare pentru alte procese de prelucrare a datelor, fie pentru a fi afișate mai târziu). Rezultatele obținute în urma prelucrărilor pot fi furnizate în două tipuri de formate: hardcopy, adică informații la care utilizatorul poate avea acces ulterior (de exemplu, sunt tipărite pe hârtie sau înregistrate pe un microfilm sau pe un alt suport care poate fi vizualizat ulterior) sau softcopy, adică utilizatorul le poate vizualiza atât timp cât durează prezentarea lor (de exemplu, sunt afișate pe monitor). Prima categorie de formate se recomandă în cazul rapoartelor. A doua categorie se recomandă în cazul informațiilor care trebuie obținute în anumite momente sau în anumite situații. în general, rezultatele prelucrărilor pot să prevadă ambele tipuri de formate. Rezultatele pot fi prezentate sub 16 Utilizarea informației formă de texte, imagini sau sunete și pot genera comenzi cum ar fi formarea unui număr de telefon către care vor fi transmise într-un anumit format. în această etapă utilizatorul: - > pregătește rezultatele pentru distribuirea lor; - > distribuie aceste rezultate persoanelor care au nevoie de ele; - > vizualizează rezultatele obținute, le analizează, scrie rapoarte referitoare la aceste rezultate și, în unele cazuri, în funcție de poziția ocupată în cadrul organizației, ia decizii pe baza acestor rezultate. Modul în care se face distribuirea acestor rezultate către alți membri ai organizației este stabilit și controlat prin proceduri manuale decise la nivelul organizației sau prin proceduri automate, dacă se folosește o rețea de calculatoare. Componentele hard ale calculatorului cele mai folosite în această etapă sunt dispozitivele de ieșire utilizate pentru prezentarea rezultatelor. 4. Arhivarea în această etapă informațiile sub formă de date sunt înregistrate pe un suport de memorare pentru a fi folosite ulterior. în această fază rolul principal îl are calculatorul care asigură transferul datelor din memoria internă pe suportul pe care va fi înregistrat rezultatul. Rolul utilizatorului se reduce la: -> monitorizarea procesului de stocare; -> păstrarea evidenței colecțiilor de date în care au fost stocate rezultatele; luarea deciziei în ceea ce privește păstrarea sau ștergerea de pe suport a colecției de date. Aceste proceduri manuale sunt decise de organizație. Termenul de păstrare a rezulta- telor pe un suport de memorare va fi decis fie în funcție de legislația în vigoare (durata de păstrare în arhivă a diferitelor tipuri de documente), fie în funcție de regulamentul intern al organizației. Componentele hard ale calculatorului cele mai folosite în această etapă sunt memoria internă și memoriile externe. Studiu de caz Studiul etapelor de prelucrare a datelor. Prelucrarea unei comenzi în cadrul unei companii furnizoare de dife- rite produse: 1. Introducerea datelor. O persoană din cadrul companiei preia prin telefon, prin poșta electronică, prin serviciul obișnuit de poștă, prin fax sau prin alte mijloace de comunicare comanda pentru un produs sau pentru o listă de produse furnizate de ea și declanșează procesul de introducere a datelor. Prin acest proces se introduce comanda de produse care conține mai multe date de intrare, de diferite tipuri, care urmează să fie prelucrate: clientul, numărul comenzii, data la care va fi livrată, împreună cu lista de produse comandate care cuprinde denumirea, prețul și cantitatea comandată. în funcție de nivelul de dezvoltare a sistemului informatic al companiei, datele de intrare Tehnologia informației și a comunicațiilor 17 primite sunt introduse direct în calculator de persoana care a primit comanda (on-line) sau sunt înregistrate într-un formular (tipizat la nivelul companiei) care va fi transmis persoanei care introduce datele în calculator (batch). în cazul în care comenzile se primesc prin poștă (fie poșta tradițională, fie poșta electronică) ele trebuie colectate și la un anumit interval de timp datele din aceste comenzi trebuie introduse în vederea prelucrării (batch). în cazul în care comenzile se primesc prin telefon sau verbal datele din ele pot fi introduse imediat pentru a fi prelucrate (on-line). Avantajele folosirii metodei on-line sunt: comanda clientului este înregistrată imediat, stocul de produse este actualizat imediat, factura este emisă imediat, iar situația încasărilor companiei este și ea actualizată în același moment. 2. Prelucrarea datelor. Mai întâi se verifică dacă fiecare dintre articolele comandate există în stoc în cantitatea comandată. Aceasta presupune o operație de comparare pentru fiecare articol comandat. Compararea se face între cantitatea comandată și cantitatea totală înregistrată pentru acel produs într-o colecție de date (de obicei, fișier sau tabel al bazei de date) în care este înregistrat stocul de articole. în funcție de rezultatele acestei căutări în stocul de articole, vor fi calculate datele necesare pentru a putea emite factura către client, care trebuie să conțină lista de produse care vor putea fi furnizate (pentru fiecare produs trebuind precizate cantitatea, prețul unitar de vânzare, prețul total pe articol) și prețul total pe comandă. în cazul în care firma oferă un discount pentru o anumită cantitate de articole sau pentru o anumită valoare a comenzii, va fi calculat și discountul practicat de firmă. Va fi calculată și taxa pentru valoarea adăugată, atât la nivel de articol, cât și la nivel de factură. Tot în cadrul acestui proces sunt diminuate cantitățile din stoc pentru articolele vândute, corespunzător cantităților vândute. 3. Extragerea informațiilor. Datele obținute în urma prelucrărilor vor putea fi prezentate sub forma unor documente tipărite:, factura către client și, periodic, diferite tipuri de rapoarte (raportul vânzărilor, raportul stocurilor etc.) care pot prezenta informația organizată pe grupuri de articole sau la nivel de personal din sectorul Vânzări și pot prezenta diferite totaluri sau subtotaluri pe categoriile de grupuri de articole. Raportul cu articolele din stoc poate fi prezentat periodic pentru a face comparație între datele înregistrate în calculator și situația reală a stocului de articole. Se mai poate prezenta periodic către departamen- tul Aprovizionare un raport cu articolele comandate și vândute pentru a se putea reface stocul de produse. 4. Arhivarea informațiilor. Datele obținute pot fi stocate pentru a fi prelu- crate ulterior. Astfel, comenzile înregistrate pot fi păstrate într-un fișier sau într-un tabel. Aceste date sunt necesare atât pentru a păstra evi- dența comenzilor emise de un client, cât și pentru a reface stocul de articole în cazul în care clientul nu își ridică articolele comandate. în plus, se vor păstra datele într-un tabel sau fișier cu datoriile clientului (suma datorată pentru articolele comandate) pentru a putea verifica în 18 Utilizarea informației orice moment starea tranzacțiilor financiare, și - într-un fișier sau într-un tabel - articolele care trebuie comandate pentru a reface stocul. Considerați că școala voastră este o organizație formată din mai multe compartimente. Analizați procesul informațional. Identificați componentele procesului informațional în cadrul școlii. Laborator Identificarea componentelor procesului informațional Enunțul problemei. Să se construiască un tabel pentru calcularea mediei semestriale la disciplina „Tehnologia informației". Tabelul va avea următoarele coloane: numele și prenumele elevului, cinci coloane pentru note (presupunând că un elev poate primi maximum cinci note pe un semestru) și o coloană pentru medie. La sfârșitul tabelului se afișează media semestrială pe clasă. ■ Se lansează în execuție aplicația Excel - pentru gestiunea foilor de calcul. ■ Se construiește o foaie cu structura cerută de problemă. în coloanele A și B se înregistrează numele și prenumele elevilor. în coloanele C, D, E, F și G se înregistrează notele elevilor. Pe primul rând se scrie antetul tabelului. Primul elev se înregistrează în rândul 2. în coloana H se vor afișa mediile elevilor. ■ Se introduc datele în tabel. ■ Se inserează în celula din coloana H și linia 2 formula: if(D2=0,C2,if(E2=0,(C2+D2)/2,if(F2=0, (C2+D2+E2)/3,if(G2=0, (C2+D2+E2+F2)/4, (C2+D2+E2+F2+G2)/5) ■ Se copiază apoi formula în toate celulele din coloana H care corespund elevilor din clasă. ■ Se adaugă la sfârșitul tabelului un rând pentru media generală. în coloana pentru numele și prenumele elevului se scrie textul Media generală și în coloana corespunzătoare mediei se inserează formula de calcul corespunzătoare calculării mediei generale. ■ Tipăriți foaia de calcul care conține rezultatele obținute. ■ Identificați în acest exemplu componentele procesului informațional. Tehnologia informației și a comunicațiilor 19 1.1.6. Resursele umane implicate în sistemul informatic Tehnologia informației nu înseamnă numai componentele hardware și software, datele și procedurile de lucru, ci și oamenii care lucrează cu ele. Calculatorul a pătruns în toate domeniile de activitate și a creat o dependență de el. Domeniile în care este folosit calculatorul (automatizarea controlului proceselor, birotică, gestiune economică etc.) se dezvoltă foarte rapid. Dacă automatizarea proceselor indus- triale prin folosirea calculatorului a avut ca efect negativ creșterea ratei șomajului, avan- tajul a fost creșterea productivității și scăderea prețului produselor. Acesta este însă un fenomen normal în industrie: orice nouă tehnologie introdusă a dus la creșterea ratei șo- majului. în compensație, s-au dezvoltat domenii în care diferite activități nu pot fi conce- pute fără ajutorul unui calculator: călătoriile în spațiu, unele echipamente medicale utile în punerea unui diagnostic corect (cum este, de exemplu, tomograful), băncile de date, pre- viziunile meteorologice etc. Calculatorul a creat în schimb noi locuri de muncă, în industria de hardware și software, care este o industrie în plină dezvoltare, și noi profesii: analiști, analiști ajutor, programatori, programatori ajutor, ingineri de sistem, operatori introducere și validare date, operatori calculator, și continuă să creeze noi profesii: administratori de rețea, operatori calculator electronic și rețele, operatori prelucrare texte, proiectanți sisteme informatice, informaticieni designeri etc. Numărul persoanelor care lucrează cu calculatoarele crește mereu în întreaga lume. Dacă până acum 20 de ani prelucrarea informațiilor se făcea centralizat pe un calculator, iar persoanele implicate în exploatarea aplicațiilor erau specialiștii în domeniul tehnologiei informației (analiști, programatori, ingineri de sistem, operatori), prin apariția calculatoarelor personale, tehnica de calcul a ajuns pe fiecare birou, devenind un instrument de lucru obișnuit. în plus, faptul că la ea au putut să aibă acces ușor foarte multe persoane nespecializate în domeniul informaticii (datorită prețului scăzut și a ușurinței în operare) a făcut să se dezvolte o gamă din ce în ce mai mare de aplicații care acoperă o arie de preocupări foarte mare: de la economiști, ingineri, funcționari, secretare până la artiști sau scriitori. Aproape în fiecare meserie este nevoie de cunoștințe pentru manipularea unui calculator. Calculatorul a devenit un instrument de muncă folosit pentru obținerea într-un timp scurt a informațiilor necesare desfășurării activităților zilnice. Atunci când utilizatorul este numai un beneficiar al procesului de obținere a informației, procesul de transformare nu este dependent de el, adică se desfășoară independent de acțiunile sale. Dacă ați format un număr de telefon greșit veți primi răspunsul fără să apăsați pe un buton al telefonului. în schimb, dacă utilizatorul este un producător de informație, el trebuie să cunoască modul în care folosește produsul software care îi furnizează aceste informații și trebuie să intervină în procesul de transformare a datelor în informații. Indiferent de natura procesului de prelucrare, pentru a putea obține informații din date, utilizatorul trebuie să parcurgă etapele: introducere date, prelucrare date, extragere informații și arhivare date. 20 Utilizarea informației 1.2. Surse care furnizează informația 1. Fișiere Fișierele sunt colecții de date în care se memorează un volum mic de informații care au o legătură de conținut. Manipularea informațiilor dintr-un fișier se face cu un software specializat, în funcție de tipul datelor memorate. Există următoarele tipuri de fișiere: De exemplu, foile de calcul create cu aplicația Excel sunt fișiere de date, documentele create cu aplicația Word sunt fișiere document, fișierele create cu aplicația Notepad sunt fișiere text, iar fișierele create cu aplicația Paint sunt fișiere cu imagini. Tehnologia informației și a comunicațiilor 21 2. Baze de date Bazele de date sunt colecții de date memorate într-unul sau mai multe fișiere între care există o legătură logică de conținut. Manipularea informațiilor dintr-o bază de date se face cu un software specializat, numit sistem de gestiune a bazelor de date, care asigură regăsirea rapidă a informațiilor. Bazele de date pot fi mici sau mari, cu limitări în ceea ce privește accesul sau cu acces nelimitat. Există următoarele tipuri de baze de date. Baze de date individuale. Se mai numesc și baze de date pentru microcalculatoare. Sunt colecții de fișiere de date integrate folosite de o singură persoană. Datele și programele pentru sistemul de gestiune a bazelor de date se găsesc sub directul control al utilizatorului. Ele sunt păstrate pe hard-discul utilizatorului sau pe serverul de fișiere al unei rețele locale. De exemplu, dacă lucrați în domeniul vânzărilor, acest tip de baze de date poate fi folosit pentru a păstra evidența propriilor clienți, iar dacă sunteți managerul de vânzări puteți folosi baza de date pentru a păstra evidența personalului de vânzări și a performanțelor lor. Dacă lucrați în domeniul publicității, puteți folosi baza de date pentru a păstra evidența despre natura lucrărilor și numărul de ore afectate fiecărui client. Puteți să vă creați diverse baze de date domestice care să integreze agenda de telefon, agenda de adrese, cărțile din bibliotecă, CD-urile audio și video. Puteți folosi această bază de date pentru a obține rapid informații despre numărul de telefon sau adresa prietenilor. Dacă aveți obiceiul să împrumutați cărți sau suporturi audio sau video, puteți folosi baza de date ca să țineți evidența obiectelor împrumutate. Baze de date partajate. Companiile creează baze de date pentru uzul propriu. Ele pot fi stocate pe un calculator mare și administrate de un specialist în informatică numit admi- nistrator de bază de date. Angajații companiei pot avea acces la baza de date folosind microcalculatoare legate la calculatorul pe care se găsește baza de date, prin intermediul unei rețele locale sau globale. Există două tipuri de astfel de baze de date: -> Baze de date pentru personalul operativ - conțin detalii despre operațiile companiei (de exemplu, informații despre vânzări sau producție). -> Baze de date pentru personalul de decizie - conțin informații selectate atât din baza de date operativă, cât și din baze de date private din exteriorul companiei. Aceste baze de date sunt folosite de obicei de directorii companiei pentru a lua decizii. Baze de date distribuite. în cazul companiilor care au o distribuție teritorială a birourilor, a filialelor și/sau a reprezentanțelor este foarte probabil ca datele să nu fie stocate într-un singur loc, ci în mai multe locuri. Ele devin accesibile angajaților prin diferite rețele de comunicații. Aceste baze de date sunt baze de date distribuite, adică pot fi localizate în alt loc sau în alte locuri decât cel în care se găsește utilizatorul. De obicei, serverele de baze de date ale rețelelor furnizează legătura între utilizatori și baza de date aflată la distanță. Astfel, unele dintre informații pot fi stocate într-un birou regional al companiei, altele la un birou din străinătate, iar altele chiar la sediul companiei. De exemplu, o companie este formată dintr-un lanț de magazine, iar datele despre vânzări pot fi loca- 22 Utilizarea informației lizate în diferite magazine. Persoanele de execuție de la sediul companiei trebuie să aibă acces la toate aceste date. Bazele de date reprezintă fundamentul sistemelor informatice pentru conducere. De exemplu, departamentul de vânzări al unui magazin poate păstra toate datele despre tranzacțiile de vânzări într-o bază de date. Directorul de vânzări poate folosi aceste infor- mații pentru a vedea ce angajat din departamentul său a vândut cele mai multe produse. Directorul va putea stabili astfel la sfârșitul anului premierile pe care le va da personalului din departamentul său. Directorul departamentului de aprovizionare poate vedea din prefe- rințele cumpărătorilor ce produse se vând mai bine și ce produse nu se vând și folosind aceste informații poate să corecteze aprovizionarea cu produse. Directorul principal poate combina toate aceste informații despre tendințele vânzărilor din magazin cu informații din baze de date externe magazinului, referitoare la tendințele populației și ale consumului. Aceste informații pot fi folosite pentru a stabili strategia de vânzare a magazinului. 3. Bănci de date Banca de date fiind o colecție de baze de date are implementată o tehnologie specială pentru regăsirea datelor în bazele de date care o compun. Băncile de date pot f¹ cu limitări în ceea ce privește accesul sau cu acces nelimitat. Există următoarele tipur de bănci de date: Bănci de date particulare. O bancă de date particulară este în general o colecție enor- mă de date pe care o organizație o dezvoltă ca să acopere un anumit subiect. Organi- zația poate oferi acces la banca sa de date tuturor persoanelor sau numai anumitor per- soane, contra unei taxe. Uneori băncile de date particulare mai sunt numite și servicii de informare. Cele mai importante bănci de date particulare sunt: CompuServe care oferă servicii pentru domeniul afacerilor, inclusiv serviciul de poștă electronică, Prodigy care oferă știri și informații din domeniul afacerilor și economic, ca de exemplu servicii pentru organizarea timpului liber, Dialog Information Services care oferă servicii de informare tehnico-științifică și Dow Jones New Retrieval care furnizează știri din lume și informații din domeniul afacerilor, al investițiilor și al bursei. Bănci de date publice. Cea mai mare bancă de date publică este cea stocată pe serve- rele rețelei Internet. Funcția de documentare și informare a rețelei Internet este asigurată prin: - > grupurile de știri (similare unor publicații periodice - ziare și reviste - orientate pe o anumită gamă de subiecte); - > serviciul World Wide Web (WWW) - similar unei biblioteci digitale. Dezvoltarea rețelei publice Internet a dus la apariția și dezvoltarea unor noi tehnici de prelucrare a datelor: - > Intranet. Rețelele Intranet sunt rețele private, construite în cadrul unei companii sau organizații, care folosesc același protocol ca și rețeaua Internet (TCP/IP) și care asigură integrarea prezentării informațiilor într-o formă accesibilă și unitară pentru Tehnologia informației și a comunicațiilor 23 toți utilizatorii. Prin intermediul ei se distribuie documente, se asigură accesul la ba- zele de date, se asigură instruirea personalului și comunicarea între angajați și se distribuie software. Toate aceste servicii sunt realizate prin intermediul unor aplicații specifice rețelei Internet. Față de rețeaua Internet, o rețea Intranet asigură aceste servicii numai pentru personalul care activează în cadrul companiei sau al organiza- ției și trebuie să aibă implementat un sistem de parole prin care să asigure confi- dențialitatea datelor. Extranet. Este o extensie a rețelei Intranet care folosește tehnologia World Wide Web și care asigură legătura între rețeaua publică Internet și rețelele private Intranet ale unor organizații și companii care doresc să colaboreze între ele. în acest mod, mai multe organizații își pot partaja o resursă importantă: informația. Extranet asigură structurarea informațiilor pe trei niveluri: publice, private și mixte. De exemplu, o companie care dispune de o rețea Intranet poate comunica ușor și rapid, folosind Extranetul, cu furnizorii și clienții cu care are relații comerciale. Aceștia vor avea acces limitat la resursele informaționale ale rețelei Intranet a companiei. Cea mai eficientă metodă de organizare a volumelor mari de date este sub formă de baze de date. -> Partajarea informațiilor. în organizații, informațiile pot fi ușor partajate între diverși membri ai organizației sau între diferite compartimente funcționale ale organizației. - > Reducerea volumului de date. Mai multe departamente au acces la aceeași colecție de date, în loc să-și creeze fiecare independent propria colecție. în acest mod se reduce volumul datelor manipulate și folosirea irațională a memoriei externe prin micșorarea redundanței datelor. Informațiile stocate în mai multe colecții de date de pe hard- discurile locale ale microcalculatoarelor legate la o rețea vor putea fi înlocuite cu informațiile stocate într-o singură colecție de date care va fi păstrată pe serverul rețelei. - > Integritatea datelor. Datele vor fi actualizate o singură dată în baza de date la care au acces toate departamentele, în loc să fie actualizate de mai multe ori, în colecțiile de date ale fiecărui departament. Pentru datele actualizate se pot impune diferite condiții, astfel încât actualizarea să fie completată cu informațiile necesare tuturor departamentelor. De exemplu, dacă este scos la vânzare un nou produs, el va fi adăugat în baza de date. Operația de adăugare se va executa cu impunerea adăugării nu numai a codului și a numelui produsului, dar și a unității de vânzare, a prețului și a altor informații utile diferitelor departamente. - > Securitatea informațiilor. Se poate asigura mai bine securitatea datelor decât în ca- zul sistemelor care folosesc mai multe colecții de date independente, deoarece con- trolul se poate executa centralizat, la nivelul bazei de date, prin atribuirea de parole utilizatorilor, care să le permită accesul numai la informațiile necesare în activitatea lor. Utilizarea informației -> Controlul centralizat al datelor. Organizațiile mari pot folosi un administrator de bază de date care are rolul de a determina structura bazei de date și de a evalua performanțele ei. în cazul bazelor de date partajate, mai are și rolul de a stabili drepturile de prelucrare a informațiilor din baza de date (ce persoane au acces și la ce tip de date). El trebuie să asigure securitatea și utilizarea etică a bazei de date. Bazele de date oferă diverselor activități o mare oportunitate pentru productivitate. Astfel, în biblioteci, bazele de date electronice sunt considerate foarte valoroase deoarece asigură un acces rapid la orice informație din cărți și ziare. Bazele de date ajută la păstrarea unor volume mari de date și la găsirea rapidă a oricărei informații necesare pentru luarea deciziilor. întreținerea bazelor de date necesită însă un efort continuu pentru a împiedica falsificarea datelor sau utilizarea incorectă a lor. Deoarece bazele de date sunt foarte valoroase, securitatea lor este vitală. Legat de modul în care sunt folosite datele din baza de date, apar două probleme: folosirea etică a datelor și asigurarea integrității lor. Aceasta înseamnă că informațiile personale sau private despre diferite persoane, păstrate în bazele de date, pot fi folosite într-un scop incorect, imoral (de exemplu, înregistrările medicale sau informațiile despre contul bancar al unei persoane pot fi folosite la luarea unor decizii de angajare sau promovare). O altă problemă constă în a preveni cazurile în care utilizatorii neautorizați au acces la baza de date (de exemplu, persoane răuvoitoare care au acces la baza de date prin intermediul rețelei de calculatoare pot distruge intenționat unele informații sau pot introduce viruși în baza de date). La nivelul organizației, securitatea datelor se poate asigura atribuind utilizatorilor parole de acces. Prin sistemul de parole li se poate permite accesul numai la anumite informații, de care au nevoie. De exemplu, departamentul pentru plata salariilor va avea acces la informațiile despre ratele angajaților, dar celelalte departamente nu vor putea avea acces la aceste informații. Securitatea este foarte importantă și în modul în care se organizează lucrul într-o rețea de calculatoare globală, deoarece violarea datelor se poate produce din afara zonei securizate a organizației. 1. Trebuie să realizați un referat la limba română despre metode de comunicare. Ce surse de informație veți folosi? 2. Trebuie să vă faceți un program pentru petrecerea timpului liber la sfârșitul săptămânii. Ce surse de informație veți folosi? 3. Doriți să cumpărați un calculator. Ce surse de informație veți folosi? Tehnologia informației și a comunicațiilor 25 1.3. Căutarea și regăsirea informației în fișierele de date localizarea se face folosind instrumente puse la dispoziție de pro- gramul de aplicație cu care a fost creat fișierul. De obicei, aceste instrumente sunt puse la dispoziția utilizatorului printr-un sistem de meniuri. De exemplu, în foile de calcul create cu aplicația Excel, se poate localiza informația construind un filtru cu ajutorul controalelor din caseta de dialog Custom AutoFilter care se deschide cu opțiunea de meniu AutoFilter... eFiltere Data. în fișierele text create cu editorul de texte Notepad, localizarea unui șir de caractere se face prin intermediul controalelor din caseta de dialog Find care se deschide cu opțiunea de meniu Find...e Edit, iar în documentele create cu aplicația Word, localizarea diferitelor tipuri de entități din text se face prin intermediul controalelor din caseta de dialog Find and Replace care se deschide cu opțiunea de meniu Find...e Edit. Sistemele de gestiune a bazelor de date furnizează două mecanisme importante pentru localizarea informațiilor în baza de date: -> interogarea - pe baza unui criteriu de căutare furnizat de utilizator caută și găsește toate înregistrările care corespund criteriului de căutare specificat; -> filtrul - pe baza unui criteriu de filtrare precizat de utilizator extrage din baza de date numai înregistrările care corespund criteriului precizat. 1. Folosind autodocumentarea (Helpul) pus la dispoziție de aplicațiile studiate, căutați și găsiți următoarele informații: a. entitățile din text localizate cu editorul de texte Notepad; b. entitățile din document localizate cu procesorul de texte Word; c. entitățile din foaia de calcul localizate cu aplicația Excel. 2. Identificați tehnicile folosite de Help pentru căutarea și regăsirea informației. 26 Utilizarea informației 1.4. Tehnici de căutare a informației pe Internet 1. Serviciul de navigare Browserul, programul client al serviciului de navigare, permite găsirea informațiilor prin două metode: - > după adresa URL a paginii de Web în care se găsește informația, - > prin urmărirea hiperlegăturilor din documente care conțin referințe ascunse către alte documente. în plus, utilizatorul mai este ajutat de următoarele mecanisme: - > Mecanismul „semnelor de carte“ sau al „favoritelor¹¹. îi permite utilizatorului să întrețină o listă cu identificatorii URL favoriți. De exemplu, să presupunem că un angajat al unei firme de consultanță are nevoie mai des să obțină accesul la paginile Web ale altor trei companii (de exemplu, trei companii client). El poate stabili trei adrese favorite, câte una pentru fiecare dintre cele trei companii. De îndată ce a fost construită o listă a favoritelor, un utilizator poate selecta oricare dintre adresele favorite alegând o opțiune de meniu. Un alt avantaj este acela că favoritele sunt permanente, deoarece lista este păstrată într-un fișier pe discul calculatorului utilizatorului. Actualizarea listei se face foarte simplu. Când utilizatorul găsește un identificator URL interesant, el îi cere browserului să-l adauge la lista favoritelor, făcând posibilă revenirea rapidă la acea pagină. - > Mecanismul „istoricului". Browserul întreține o listă cu paginile q‘a Web vizitate recent, în sesiunea de lucru curentă sau în sesiunile de lucru anter )are. Folosind adresele URL înregistrate în această listă, utilizatorul poate reveni oricând la un document pe care l-a mai vizitat. El mai poate stabili dimensiunea listei sau o poate goli. în plus, prin acest mecanism se păstrează urma navigării prin hiperlegături. Astfel, la revenirea într-o pagină, legăturile care au fost vizitate sunt evidențiate diferit de cele care nu au fost citite. Dezavantajul folosirii numai a acestei metode este acela că utilizatorul trebuie să cu- noască adresa URL la care se găsește documentul. De exemplu, să presupunem că un utilizator vrea să găsească informații despre automobile. în cazul navigării, utilizatorul trebuie să cunoască numele câtorva companii care construiesc mașini și identificatorul URL corect al paginii Web al fiecărei companii. Tehnologia informației și a comunicațiilor 2. Serviciul de căutare automată 27 Pentru a ține pasul cu dezvoltarea rețelei Internet, este nevoie de o căutare automată. Aceasta înseamnă că este nevoie de un program de calculator care să poată contacta automat un alt calculator de pe Internet, să caute informația specificată și să prezinte informațiile. Un astfel de program este numit motor de căutare, iar serviciul care furni- zează astfel de programe este numit serviciu de căutare automată. Serviciul de căutare automată conține un server care navighează singur pe Internet și capturează titluri de pagini, cuvinte cheie și conținuturi de pagini din situri. Toate paginile găsite sunt înregistrate într-o bază de date. Pentru regăsirea informației în baza de date, fiecare motor de căutare folosește propriul mecanism de indexare a informației, adică o clasificare a informației după un anumit criteriu. Când utilizatorul scrie cuvântul care des- crie subiectul ce îl interesează (cheie de căutare), motorul de căutare folosește meca- nismul de indexare, găsește în baza de date lista cu legături către documente Web care conțin cuvântul căutat și o oferă utilizatorului. Rezultatele unei căutări automate pot fi folosite imediat sau pot fi păstrate într-un fișier pe disc pentru a fi folosite mai târziu. Pentru ca recuperarea informației să se facă rapid și avantajos, rezultatele căutării sunt returnate sub forma unei pagini Web care are câte o legătură cu fiecare document care a fost găsit. în acest mod, rezultatele pot fi folosite ușor cu un browser standard. Accesul la serviciile de căutare automată se face direct din Web deoarece fiecare serviciu de căutare automată are un sit Web. Utilizatorul care vrea să folosească serviciul de căutare automată îi va furniza browserului identificatorul URL al serviciului. Pagina de început a sitului unui motor de căutare conține de obicei patru categorii de informații: - > identificarea companiei care oferă serviciul, - > descrierea serviciului pe care îl oferă, - » instrucțiuni care arată modul în care trebuie folosit serviciul, - > metoda prin care utilizatorul poate să comunice un subiect pentru căutare. în general, în pagina Web de început a serviciului de căutare există o casetă de text pentru introducerea textului de la tastatură și un buton Search pentru declanșarea operației de căutare. Bi toanele dintr-un astfel de formular sunt de fapt legături către alte pagini (de exemplu butonul Advanced Search este o legătură către o pagină cu un formular format din controalele cu ajutorul cărora se contruiește criteriul avansat de căutare). După ce servit‘ul de căutare automată găsește paginile care se potrivesc unei cereri a utilizatorului, el furnizează rezultatul sub forma unei liste, ordonată implicit după un criteriu de prioritate. Pentru a stabili ordinea de afișare, serviciul atribuie fiecărei pagini găsite un punctaj. Criteriul folosit pentru stabilirea punctajului diferă de la un motor de căutare la altul. în general, în atribuirea punctajului se ține cont de: - > de câte ori apare cuvântul în pagină, existând însă motoare de căutare care pena- lizează dacă acel cuvânt apare de foarte multe ori, - > poziția ocupată în pagină de cuvânt (dacă apare la începutul paginii, punctajul este mai mare), - > câte cuvinte are pagina, - > dacă apare cuvântul în titlu, - > popularitatea sitului (care este dată de numărul de situri care au legături cu acea pagină) etc. 28 Utilizarea informației Serviciul creează o pagină Web care conține câte o legătură pentru fiecare element din listă și returnează pagina Web către browserul utilizatorului care afișează rezultatele. Deoarece fiecare motor de căutare folosește propriul său criteriu de prioritate și întreține propria sa bază de date folosind propriul său mecanism de indexare (după situri, după pagini etc.), lista cu rezultate afișată pentru aceeași cerere de căutare de informații va diferi de la un motor de căutare la altul, atât din punct de vedere al numărului de rezultate obținute, cât și din punct de vedere al ordinii de afișare a rezultatelor în listă. De asemenea, formatul listei cu rezultate afișate pe ecranul utilizatorului și numărul de articole afișate într-o pagină diferă de la un motor de căutare la altul. în general, în listă pot fi afișate: - > legătura cu pagina de informație, - > titlul paginii care conține informația, - > dimensiunea paginii, - > mai multe citate din pagină care arată cum apar termenii căutării în context, - > adresa URL a paginii etc. Mecanismul de căutare după cheie folosește potrivirea de caractere atunci când selec- tează paginile Web. Aceasta înseamnă că serviciul caută o potrivire exactă între șirul de caractere prin care utilizatorul a precizat subiectul și șirurile de caractere care apar în paginile Web. Principalul dezavantaj al acestei metode de căutare apare din lipsa seman- ticii. Un program care folosește această metodă nu înțelege sensul cuvintelor și al expre- siilor și nu este capabil să-și dea seama ce reprezintă acestea pentru utilizator. Deoarece nu are inteligență, un motor de căutare nu poate recunoaște expresiile obișnuite. în consecință utilizatorul trebuie să aibă în vedere faptul că, dacă nu se specifică altfel, fiecare cuvânt va fi tratat ca un termen independent după care se va realiza căutarea. Dacă se folosesc numai cheile de căutare, lista cu rezultatul căutării poate conține foarte multe rezultate (uneori chiar și milioane de rezultate), majoritatea lor neprezentând interes pentru subiectul căutat. Din această cauză, este bine ca utilizatorul să restrângă aria de căutare prin rafinarea căutării prin intermediul căutării avansate: Tehnologia informației și a comunicațiilor 29 De exemplu, se pot folosi mai multe cuvinte legate cu operatorii logici (or, and, not și xor) sau cu operatorii + (include cuvântul precedat de operator) și - (exclude cuvântul precedat de operator). între operator și cuvânt trebuie lăsat obligatoriu un spațiu. Se poate folosi căutarea după expresii. Precizarea că se caută o expresie și nu cuvinte independente se face prin delimitarea expresiei cu ghilimele . Prin intermediul căutării avansate se poate preciza unde se caută în pagină cuvintele cheie: în toată pagina, numai în titlu sau numai în corpul paginii. Se poate restricționa căutarea în anumite pagini ᵣ , < sau într-un anumit dome- Jî'tGooqte - MKmoft Internet Explorer File Țock ttelp cw-Xl 0 v; Se*ch Web » 5ear? PublK il-ili? CamiS rcziiltato. cu toate CGvinlele cu fraza exactă 19 rezultai* <2GOOO fost actualizate ultima dată într-o anumită perioadă de timp (de exemplu, în ulti- mele trei luni, în ultimele șase luni sau în ultimul an). Liinb.î Tip de fișbii [Mt.t Apariții Domeniu motor de cu cel puțin unul dintre cuvintele : fără cijwilele găsește fșieie de un anumit tip tornânâ .fișează rezultate in care cuvintele căutate apa; : in ccrpui paginii HWJtaj v Generează rezultate din site-ui sau domeniul Cautare Specifica Paginii 40 internei: Metoda cea mai simplă de a avea acces la un motor de căutare este folosirea unui portal, lată câteva dintre portalurile disponibile în Internet: Portalul Caracteristicile motorului de căutare Google Creat în septembrie 1998 este considerat la acest moment cel mai bun http://www.google.com motor de căutare. Este unul dintre cele mai rapide motoare de căutare, care întreține cea mai mare bază de date. Oferă și interfață în limba română. Ordinea de afișare în listă este în funcție de popularitatea paginii. întreține un catalog de categorii de subiecte permițând redefinirea unei arii particulare de căutare prin restrângerea căutării la un domeniu și în cadrul domeniului la o anumită categorie. Folosește o publicitate restrânsă care apare discret pe ecranul calculatorului sub forma unor legături și nu bannere, pe care le afișează numai dacă sunt în legătură cu subiectul căutat. Permite limitarea căutării la paginile scrise în limba română. Singurele dezavantaje pe care le are sunt: nu caută după familii de cuvinte, nu face diferență între literele mari și mici și nu este sensibil la diacritice. 30 Utilizarea informației Portalul Caracteristicile motorului de căutare MSN Prezintă în lista cu rezultate o scurtă descriere a fiecărei pagini găsite. http://www. msn. corn Oferă posibilitatea de a schimba ordinea de afișare în listă: în ordine invers cronologică a datei ultimei actualizări sau în ordinea alfabetică a titlurilor. în lista cu limbile la care poate fi restricționată căutarea nu apare limba română (nu puteți căuta numai paginile scrise în limba română). Yahoo! A fost creat în 1994 și întreține o bază de date în care siturile sunt http://www.yahoo. corn organizate pe categorii, pentru fiecare sit existând și descrierea lui. Permite limitarea căutării la paginile scrise în limba română. Căutarea se poate face oriunde în pagină, numai în titlul paginii sau numai în adresa URL a paginii. AltaVista Este un motor de căutare foarte rapid. întreține o bază de date în care http://www. altavista. corn sunt organizate paginile, și nu siturile, și indexează textul integral al documentului. întreține un catalog pe categorii de subiecte, permițând căutarea după domenii. în construirea criteriului de căutare pot fi folosiți operatorii logici. Permite limitarea căutării la paginile scrise în limba română. Deoarece a început să piardă teren în fața portalului Google, și-a dezvoltat noi servicii, cum este de exemplu AltaVistaPrima care prezintă liste cu 12 subgrupe de rezultate. Lycos Este unul dintre cele mai vechi motoare de căutare (a apărut în 1994). h ttp://www. lycos. corn în baza de date pe care o întreține sunt organizate paginile, și nu siturile. întreține un index mai mic și din această cauză rezultatul căutării este mult mai redus. Atribuie punctajul în ordinea relevanței. în construirea criteriului de căutare pot fi folosiți operatorii logici. InfoSeek Permite căutarea după cuvinte cheie sau după conținut. întreține un http:/Avww. infoseek. corn index mai mic și din această cauză rezultatul căutării este mult mai redus. Permite rafinarea căutării prin includerea sau excluderea unor termeni. Punctajul se atribuie în ordinea relevanței. Afișează numai o listă cu primele 100 de pagini găsite. în listă, pentru fiecare pagină afișează titlul, adresa URL, un sumar al documentului, dimensiunea paginii, data ultimei actualizări și punctajul atribuit. HotBot Este un motor de căutare foarte rapid. Permite rafinarea căutării prin http://www.hotbot. corn folosirea operatorilor logici și a altor criterii. 1. Folosiți motorul de căutare al portalului Google pentru a găsi porta- lurile românești care au motoare de căutare. 2. Adăugați la lista favoritelor a browserului Internet Explorer portalurile care au motoare de căutare, grupate în trei dosare diferite: portaluri românești, portaluri străine care permit căutarea documentelor scrise în limba română și portaluri străine care nu permit căutarea docu- mentelor scrise în limba română. 3. Vizualizați istoricul navigării prin Internet. Reluați din acest istoric legătura cu portalul Google. Fiecare dintre cei trei membri ai echipei va folosi două motoare de căutare pentru a găsi subiectele litoralul Mării Negre din România și turismul rural în Munții Apuseni. Se compară rezultatele obținute pentru fiecare subiect. Se identifică motorul de căutare care a furni- zat cele mai bune rezultate. Tehnologia informației și a comunicațiilor 31 1.5. Prezentarea informației In funcție de conținut și de țintă, există mai multe tipuri de documente: - > raportul - comunicare făcută de o persoană către o autoritate, prin care informează despre activitatea sa sau a unei colectivități; - > studiul - lucrare de specialitate, operă științifică; - > scrisoarea - document transmis unei persoane sau unei autorități; - » adresa - comunicare oficială făcută de o organizație; - > cererea - solicitare adresată unei autorități pentru valorificarea, recunoașterea sau apărarea unui drept sau pentru obținerea unor informații; - > oferta - exprimare a dorințelor și posibilităților de vânzare din partea poducătorilor și a comercianților. 32 Utilizarea informației Circulara are o dublă accepțiune. Este documentul prin care un organ ierarhic superior transmite către nivelurile inferioare ale organizației anumite sarcini, dispoziții, reguli de comportament, sau comunică instrucțiuni de aplicare a legislației. Circulara mai este și oferta tipizată folosită în activitățile promoționale. Ea este o scrisoare care se adresează mai multor persoane interesate și are același conținut pentru toți. Există circulare care informează clientul și care au ca scop să facă cunoscut produsul și să determine cumpărarea lui (avizul simplu, circulara documentară). Există circulare care motivează clientul, care se adresează unor potențiali cumpărători ai produsului pe care dorește să-l introducă pe piață, ca de exemplu: circulara personalizată (scrisoarea de publicitate cu detalii de informații, adesea tehnice) și circulara urmată de relansări. Corespondența comercială:are următoarele caracteristici: - > Formatul cel mai utilizat în corespondența comercială este formatul A4 (210x297 mm), cu excepția adreselor care au formatul memo (210x135 mm). - > Trebuie respectat echilibrul așezării în pagină. - > Marginea din stânga trebuie să fie întotdeauna mai mare (minimum 2-3 cm). - > între paragrafe se lasă un rând liber. Dacă scrisoarea este lungă și complicată, paragrafele se numerotează sau li se dau titluri. O scrisoare comercială este formată din următoarele componente: - > Antetul. Se scrie în partea de sus a documentului și cuprinde; numele și adresa firmei, forma juridică de organizare și capitalul social, codul unic de înregistrare, nu- mărul de ordine în registrul comerțului, contul în bancă, numerele de telefon și fax. - > Localitatea expeditorului și data. Se scrie în partea din dreapta sus a scrisorii. Data este formată din ziua (în cifre), luna (în litere) și cele patru cifre ale anului. - > Numele și adresa destinatarului. Se scrie mai jos decât data și aliniată cu ea. Codul poștal se scrie după numele localității. - » Referințe. Este numărul de înregistrare dat scrisorii la care se răspunde, sau un număr de îndosariere. - > Obiectul scrisorii. Se scrie ca prim alineat al scrisorii și este precedat de cuvintele „Referitor" sau „Ref". Este un rezumat în câteva cuvinte al scrisorii. - > Corpul scrisorii. - > Semnătura. Trebuie să i se rezerve un spațiu mare. - > Anexe. Au ca scop să semnaleze • persoanei care citește scrisoarea documentele care însoțesc scrisoarea. Sunt menționate întotdeauna în partea de jos a primei pagini. Tehnologia informației și a comunicațiilor Pentru a crește productivitatea muncii se pot folosi următoarele instrumente: 1.5.1.1. Schița documentului Schița documentului are avantajul că permite construirea structurii de bază a docu- mentului (titlurile și subtitlurile) urmând să se completeze ulterior detaliile documentului. Acest mod are propria sa bară de instrumente (Outlining) cu ajutorul căreia se poate controla modul de lucru. Documentul este considerat un ansamblu de obiecte de tip titlu-text. Unele titluri pot să aibă titluri subordonate. Titlurile pot fi organizate pe 9 niveluri ierarhice prin atribuirea unuia din cele 9 stiluri de formatare a unui titlu. Stilul formatare (indentarea, fontul, stilul și corpul caracterelor etc.). Nivelurile titlului se identifică prin numere de ordine și pot fi puse în evidență prin indentări diferite. Structura documentului poate fi afișată comprimat (numai titlurile și subtitlurile) sau dezvoltat (sunt afișate și detaliile documentului). Afișând structura comprimată, este mai ușor să se urmărească ordinea în care apar unui titlu este un 12 3 4 Outlining ansamblu de comenzi de 1 2 3 4 5 6 7 A| 9 10 11 12 titlurile într-o lucrare și să se modifice această structură mutând numai titlurile în sus sau în jos. Se poate promova (promote) un titlu la nivelul ierarhic superior indentându-l spre stânga sau se poate retrograda (demote) la nivelul ierarhic inferior, indentându-l spre dreapta. De asemenea, se pot muta ușor paragrafele glisând dreptunghiul din dreptul paragrafului în noua poziție. 5 6 ♦ 7 8 Acest mod de lucru se recomandă în prima fază, când se construiește scheletul documentului și când trebuie să se organizeze ideile care stau la baza documentului. Denumire Semnificație 1 Promote Promovează un titlu la nivelul ierarhic superior. 2 Demote Retrogradează un titlu la nivelul ierarhic inferior. 3 Demote to Body Retrogradează textul care nu este formatat ca titlu. Text 4 Move Up Deplasează un obiect în sus cu o locație. Scurtătură Alt+Shift+<- Alt+Shift+-> Alt+Shift+T 34 Utilizarea informației Denumire Semnificație Scurtătură 5 Move Down Deplasează un obiect în jos cu o locație. Alt+Shift+4r 6 Expand Restrânge un obiect (ascunde textul și subtitlurile Alt++ subordonate). 7 Collapse Dezvoltă un obiect (afișează textul și subtitlurile Alt+_ subordonate). 8 Show Heading Arată toate titlurile de la nivelul 1 până la nivelul Alt+Shift+ 1/2/.../7 precizat. 1/2/.../7 9 Show AII Heading Comutator pentru afișarea tuturor obiectele (titluri și text). Alt+Shift+A 10 Show First Line Comutator pentru afișarea primei linii a textului. Alt+Shift+L Only 11 Show Formatting Afișează formatarea obiectelor. Are efect de comutator. 12 Mașter Document Trece în modul de vizualizare document principal. Are View efect de comutator. Să se realizeze un studiu despre Resursele energetice. Fiecare membru al echipei va căuta informații în rețeaua Internet. Pe baza informațiilor găsite, membrii echipei vor crea împreună structura do- cumentului. Fiecare membru al echipei va contribui la dezvoltarea documentului pe baza schiței definite, folosind informațiile găsite. 1.5.1.2. Șablonul documentului Șablonul (template) este un model prefabricat de document ce poate fi folosit la construi- rea propriului document automatizând acest proces. Se pot folosi șabloane predefinite (care sunt înglobate în aplicație) sau se pot crea propriile șabloane - șabloanele utilizator. Șablonul de document afișează o schiță a documentului care conține deja chenare, desene, texte cu anumite fonturi, corpuri de caractere, stiluri și culori. Se completează această schiță cu propriile texte și desene. Există următoarele șabloane predefinite pentru aplicații de birotică: scrisori (Contemporary Letter, Elegant Lefter, Professional Lefter), circulare (Contemporary Memo, Elegant Memo, Professional Memo), faxuri (Contemporary Fax, Elegant Fax, Professional Fax), curriculum vitae (Contemporary Resume, Elegant Resume, Professional Resume), pliant. (Broshure). Șablonul pentru pliant (Broshure) HOWTO CIETCMIZE THE EWZiCHURZ- VW, x»; >x*x*x<> c vwww xx Parametrii pentru configurarea mediului de lucru și a ferestrei de aplicații: ma- crocomenzi, opțiuni de meniu, scurtături de la tastatură definite de utilizator, bare cu instrumente definite de utilizator. Pentru administrarea șabloanelor de document, se pot folosi următoarele operații: crearea unui șablon, modificarea unui șablon, atașarea șabloanelor la un document și copierea valorii parametrilor dintr-un șablon în altul. Crearea unui șablon de document se poate face prin mai multe metode: - > prin preluarea formatărilor dintr-un document, prin modificarea unui șablon de document existent, - > prin definirea parametrilor unui șablon nou. La crearea documentului se atașează acestuia și un șablon de document. De exemplu, dacă s-a creat un document cu șablonul Blank Document, acestuia i se atașează șablo- nul memorat în fișierul normal.dot. Dacă se dorește folosirea într-un document a parametrilor definiți într-un alt șablon decât cel atașat lui, se pot folosi două metode: 1. Se atașează alt șablon la document. Prin această metodă se pot folosi în document formatările din noul șablon atașat, dar nu mai sunt disponibile formatările din vechiul șablon. Prin atașarea noului șablon nu se modifică textul și formatarea documentului - decât dacă se cere explicit acest lucru. 2. Se declară ca șablon global șablonul care se va folosi. în acest caz este permis accesul la toate formatările memorate în șablonul global. Laborator Crearea șablonului de document Enunțul problemei. Se vor crea dotiă șabloane de document (Scrisoare și Studiu) folosind pe rând cele două metode. Unul dintre șabloane va fi creat pentru documentul de tip scrisoare, iar celălalt șablon va fi creat pentru un document de . tip studiu. ■ Se alege metoda de definire: 1. Dacă se preiau formatările dintr-un document sau dintr-un șablon existent, se deschide documentul (tipul Word Documents), respectiv șablonul de document (tipul Document Templates). 2. Dacă se definește un șablon nou, se alege opțiunea de meniu New...eFile și în caseta de dialog se activează butonul radio Țemplate. ■ Se atribuie un nume șablonului cu opțiunea de meniu Save As.,.eFile. în lista Save as țype trebuie ales tipul Document Templates. ■ Se fac modificările dorite în șablon: Se scriu textele și se inserează obiectele care se dorește să se găsească în docu- mentele care folosesc acest șablon. - » Se stabilesc opțiunile pentru formatarea paginii. 36 Utilizarea informației - > Se stabilesc anteturile și subsolurile, precum și conținutul lor. Se pot insera coduri de câmp pentru diferite informații care se dorește să fie adăugate automat la document: data curentă, informații despre utilizator etc. - > Se creează sau se modifică stilurile existente. - > Se creează macrocomenzi. - > Se creează sau se modifică intrări în autotext. - > Se personalizează barele cu instrumente, meniurile și scurtăturile de la tastatură. ■ Se salvează modificările făcute în șablon (ȘaveeFile). ■ Se închide fereastra document a șablonului (CloseeFile). După ce a fost creat un șablon el poate fi modificat astfel: ■ Se deschide șablonul (Open...eFile), ■ Se fac modificările dorite în șablonul de document. ■ Se salvează modificările făcute în șablon (ȘaveeFile). ■ Se închide fereastra document a șablonului (CloseeFile). Laborator Atașarea șabloanelor la document Enunțul problemei. Se va scrie un document de tip scrisoare căruia i se va atașa șablonul Scrisoare. Se deschide documentul. Se deschide caseta de dialog Templates and Add-ins cu opțiunea de meniu Templates and Add-lns...eȚools.: Se alege una dintre cele două metode de lucru: 1. Se atașează șablonul Scrisoare la document. Se folosesc controalele din zona Document templates: ■ Se acționează declanșatorul Attach..., Se deschide caseta de dialog Attach Template prin intermediul căreia se construiește identificatorul fișierului. ■ Dacă se dorește ca stilurile din document să fie actualizate automat cu stilurile șablonului Scrisoare, se activează comutatorul Automatically update document styles; altfel, se păstrează formatările corespunzătoare vechiului șablon. De exemplu, dacă în document este scris un para- graf cu stilul Normal, valorile parame- trilor din acest stil (font, aliniere, spa- țiere, indentare etc.) vor fi înlocuite cu valorile parametrilor din stilul Normal din șablonul Scrisoare, reformatarea paragrafelor și a caracterelor făcân- du-se automat. 2. Se declară șablonul Scrisoare ca șablon global. Se folosesc controalele din zona Global templates and add-ins: ■ în listă sunt afișate șabloanele care pot fi declarate globale. Se pot adăuga și alte șabloane la această listă, executând clic pe butonul Add... și, prin intermediul controale- lor din caseta de dialog Add Templates and Âdd-ins I ? |B Document țemplate |ti Files'țMicrosoft Of f ice\Templates\teora. dut Attach... \ țÂutomaticaiîy update document styles] țjnked rcs Global templates and add-ins Checked items are currently loaded. Scrisoare.dot, 'J Add... i Remove i Fullpath: C:\...\Microsoft\Templates\5crisoare.dot Organizer... | OK | Cancel [ Tehnologia informației și a comunicațiilor 37 Templates, se localizează și se adaugă la listă un nou șablon de document. Șablonul selectat în listă se înlătură aționând declanșatorul Remove. ■ Fiecare șablon din listă are atașat câte un comutator. Pentru a-l declara ca șablon global, se activează comutatorul atașat lui. 1.5.1.3. Procedura asistent Procedura asistent (wizard) este o aplicație care inițiază un dialog cu utilizatorul pentru a i se comunica un set de informații de bază, după care completează singură restul informațiilor și construiește documentul adă- ugând obiecte și formatări pe baza infor- mațiilor furnizate. în aplicația Word există următoarele proceduri asistent pentru biro- tică: scrisori (Letter Wizard), etichete pentru plicuri poștale (Envelope Wizard, Mailing Labei Wizard), circulare (Memo Wizard), faxuri (Fax Wizard), curriculum vitae (Resume Wizard). Agenda Wizard - procedura asistent pentru crearea unui document de tip Agendă. Which style do you want for your agenda? P) j Csncei i < gack Next > Ftniîb în următoarele tipuri de documente se va prezenta informație preluată de pe Internet. 1. Creați un document de tip circulară folosind procedura asistent Memo Wizard. Conținutul circularei se va referi la prezentarea unui produs pe care doriți să-l vindeți. Trimiteți această circulară unui grup de trei posibili clienți, folosind poșta electronică (în locul adreselor de poștă electronică ale clienților virtuali veți folosi adresele de poștă electronică a trei colegi). Trimiterea se va face din aplicația Word. Documentul care conține circulara va fi atașat la mesaj (Mail Recipient (as Attachment)... eSend ToeFile). 2. Creați un document de tip fax folosind procedura asistent Fax Wizard. Conținutul faxului se va referi la o întâlnire organizată pentru prezentarea produselor pe care doriți să le vindeți. Trimiteți acest fax din aplicația Word. (Fax Recipient...eSend ToeFile). 3. Creați un raport folosind șablonul de document. Conținutul raportului se va referi la prezentarea unor date statistice privind nivelul vânzărilor unei companii. Trimiteți acest raport unui coleg, folosind rețeaua Intranet. Trimiterea se va face din aplicația Word. 4. Creați un caiet de sarcini folosind modelul de la paginile 39 și 40. Trimiteți acest caiet de sarcini tipografiei, folosind poșta electronică. Trimiterea se va face din aplicația Word. Documentul care conține caietul de sarcini va fi atașat la mesaj. 5. Creați o cerere de ofertă folosind modelul de la pagina 41. Trimiteți această cerere de ofertă unui grup trei tipografii, folosind poșta electronică (în locul adreselor de poștă electronică ale tipografiilor veți folosi adresele de poștă electronică a trei colegi). Trimiterea se va face din aplicația Word. Documentul care conține caietul de sarcini va fi atașat la mesaj. 6. Creați un plan de operații folosind modelul de la pagina 38. Trimiteți acest document pentru a fi listat către o imprimantă din rețeaua Intranet. întreprinderea Secția Atelierul PLAN DE OPERAȚII Simbol produs Denumirea piesei Piesa nr. PRELUCRĂRI MECANICE Mașina Dispozitivul Nr. bucăților Denumirea operației Nr. oper. Fila nr. prelucrate Total file simultan Schița operației Grupa Tp Tb Td Te Timp adaos Tu Categoria Tt To Data Numele Semnal t Nr. Modificări Data Semnăt. Executat Verificat Aprobat Calc, timp Norm. șef Nr. Denumirea fazelor Scule Verificatoare Regim de lucru Dimensiuni Normă fazei a s V n 1 Ic lp d t Tb Ta Tehnologia informației și a comunicațiilor 39 EDITURA........................... TIPOGRAFIA............ Adresa............................... COMANDA NR......... Tel........................... Data............. Comanda nr.......din..... APROBAT Director, CAIET DE SARCINI Titlul lucrării:............ Nr. plan .../ 2006 Redactor:................ Autor: Grafician:............ Felul legatului:....... TIRAJ PROVIZORIU: Tirajul definitiv vi-l comunicăm înaintea începerii tirajului: ELEMENTE GENERALE Șl FELUL MATERIALELOR Format carte x .... nerotunjit .... x..................cm rotunjit x ...cm Format text....... cm. Felul culegerii ..................... Coli tipar:... Planșe............................................Hărți........................ SPECIFICAȚIE FELUL NR. MATERIALE TIPARULUI CULORI Blocul cărții Coperta ext. Supracopertă Forzațul Planșe ANEXE LA CAIETUL DE SARCINI File de manuscris......................Filme................CD Desene originale interior..............Filme................CD Originale copertă interioară...........Filme................CD Originale copertă......................Filme................CD Originale planșă.......................Filme................CD Alte materiale Semnal Tranșa 1 Livrare Tranșa II Șef birou producție, Redactor șef, 40 Utilizarea informației INDICAȚII PENTRU CULEGERE » Culegerea se execută în: Tipografie...... Editura ........................................... Filme............ ........calcuri..........filme....DA....CD .......montaje INDICAȚII PENTRU IMPRIMARE A ELEMENTELOR EXTERIOARE COPERTA Felul tiparului offset nr. culori.......4...clape............ Pag. a IV-a.....tipărită.....cotorul........tipărit....celofanat mat Ne veți trimite andruk pentru BT însoțit de originale și manuscrisul anexat. Alte indicații B. ELEMENTELE INTERIOARE BLOCUL CĂRȚII Felul tiparului .offset. format nerotunjit ...10,7 x 20,3..cm....format rotunjit 10 x 18 cm Culori.....1+1.....coli la culoare........................................ Se tipărește pe 24 pagini pentru broșat cu termoclei PLANȘE Șl HĂRȚI Planșe . formatul cărții.....culori; tipar..........; format ...... Alte indicații........ INDICAȚII PENTRU LEGĂTORIE Formatul blocului de carte rotunjit 10x18 cm Colile se fălțuiesc în 24 pagini; broșat Coperta exterioară va avea..................biguri; clapa de....................cm; cantul de..................mm. Pentru legat se va întrebuința mucava de............la legătură; cotorul se va lucra drept/rotund Forzaț hârtie...offset.......netipărit..........mediaprint...........format......... Capitalband...................; semn de carte.................schnitt.............. Pânza la cotor va fi de culoare.....................simbol.......................... Cotorul se imprimă................culoare................sau în folio............... Pânza scoarțelor va fi de culoare...................simbol.......................... Odată cu predarea corecturii în pagini, se vor trimite editurii și andrukuri pentru toate anexele (copertă, supracopertă, planșe, hărți etc), iar corecturile să fie însoțite de anexele predate. După terminarea tiparului ne veți trimite exemplarele de semnal, iar după BD exemplarele cerute de editură. După expirarea termenului legal, tipografia se obligă să predea editurii, fără altă cerere “Bunul de tipar” al manualului, manuscrisul, sau montajele manualului și ORIGINALELE DE REPRODUS ÎN ORDINEA NUMEROTĂRII ÎN CARTE Tehnologia informației și a comunicațiilor 41 EDITURA................................ ^§4 BUCUREȘTI, sector........ Adresa........ CUI: ............. Reg. com. J............ Tel: ............. Tel: .............(comercial) Fax: ..........sau............ E-mail:................. Către, TIPOGRAFIA..................... Editura...............vă solicită o ofertă de preț la următoarele lucrări: 1 ........................................................ - format:.....I......x......... - pagini:..... - interior: offset.... +..culori;......; hârtie offset.... x.../........g/mp; - coperta: offset... + ... culori;.....; carton..............g/mp, celofanat lucios; - mod de legare:....................; - tiraj: -....+...........ex. 2......................................... - format:.....I......x......... - pagini:..... - interior: offset.... +.culori;......; hârtie offset.... x..../........g/mp; - coperta: offset... + ... culori;....; carton...........g/mp, celofanat lucios; - mod de legare:....................; - tiraj: -....+..........ex. Data Șef birou producție, 42 Utilizarea informației 1.6. Prezentarea informației numerice Prezentarea informației numerice Tabele Diagrame (grafice) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1.6.1. Tabelul Se folosește pentru a prezenta informația numerică organizată pe rânduri și coloane. Tabelele — număr de rânduri — număr de coloane — formatare (tabel, rând, coloană, celulă) — formule de calcul Pentru crearea unui tabel trebuie să definiți două elemente: -> structura tabelului (dimensiunea tabelului dată de numărul de linii și de coloane) - Insert Table...e Table); -> conținutul celulelor tabelului - se introduc valorile în celulele tabelului. într-un tabel se pot folosi următoarele funcții care se aplică numai pe valori numerice: Funcția Valoarea returnată Exemplu 1 AVERAGEO Media aritmetică a ar- AVERAGE(a1 ;b2;c3) - media aritmetică a valorilor gumentelor din listă. numerice din celulele a1, b2 și c3. 2 COUNT() Numărul de obiecte COUNT(a:a) din listă. Numărul de celule din prima coloană . 3 MAX() / Argumentul din listă MAX(2:2) - Maximul dintre valorile numerice din 4 MIN() cu valoarea cea mai celulele din rândul al doilea. mare, respectiv cea MIN(c:c,d:d) - Minimul dintre valorile numerice din mai mică. celulele din coloana a treia și a patra. 5 PRODUCTO Produsul PRODUCT(BELOW) argumentelor din Produsul valorilor numerice din celulele din coloana listă. curentă, începând cu celula de sub poziția cursorului și până la ultima celulă din coloană. 6 SUM() Suma argumentelor SUM(a1:c2) din listă. Suma valorilor numerice din celulele A1 ,B1 ,C1 ,A2,B2,C2. Informațiile numerice sunt mai ușor de înțeles și analizat dacă sunt prezentate sub formă de grafice sau diagrame, decât sub formă de rânduri și coloane. Procesorul de texte Word are încorporat un program de grafică analitică ce vă permite crearea graficelor pe baza datelor dintr-un tabel. Tehnologia informației și a comunicațiilor 1.6.2. Graficele 43 Graficele — entitățile graficului — tipuri de grafice — formatarea graficelor — integrarea graficelor în document Se pot prezenta într-un document informațiile numerice dintr-un tabel, sub formă de grafice sau diagrame. Pentru crearea graficelor (diagramelor) se folosește aplicația Microsoft Graph integrată în setul Microsoft Office. Pentru construirea diagramei se pot folosi următoarele entități: - > Zona diagramei este zona din cadru care cuprinde întreaga diagramă, inclusiv obiectele care completează reprezentarea datelor: legenda și titlul. Poate fi selectată pentru a fi formatată și redimensionată. - > Zona graficului este zona de diagramă în care sunt reprezentate valorile numerice din tabel, prin puncte, linii, arce de cerc, bare sau coloane. Ea este mărginită de axe și cuprinde marcajele datelor, caroiajul, etichetele datelor etc. Poate fi selectată pentru a fi formatată și redimensionată. - > Axele x și y sunt luate ca puncte de referință pentru reprezentarea diagramei sau a graficului. Ele corespund axelor de coordonate pentru abscisă Ox și pentru ordonată Oy. Dacă diagrama este tridimensională, va exista și axa z corespunzătoare axei Oz. în acest caz, axa z este reprezentată în planul vertical, iar axele x și y reprezintă cele două dimensiuni ale bazei (lățimea și, respectiv, adâncimea). Axele sunt formatate conform valorilor din serii, dar utilizatorul poate stabili și singur valorile de minim și de maxim de pe axe și intervalul dintre marcaje. în general, pe axa Ox se reprezintă categoriile de date, iar pe axa Oy valorile datelor. Excepție fac diagramele de tip circular, care nu au axe, diagramele de tip bare, care inversează axele, și diagramele de tip puncte, care folosesc ambele axe pentru reprezentarea valorilor. Etichetele axelor (Axis title) sunt nume care se atașează axelor. Ele se folosesc pentru a identifica seriile de valori ce se reprezintă pe o axă. - > Marcajele de pe axă (Thick-mark) sunt linii mici care intersectează axa ca diviziunile unei rigle și care sunt folosite pentru a pune în evidență intervalele în care este împărțită axa. - > Etichete de marcaje de pe axă (Thick-mark labels) sunt nume sau valori atașate marcajelor de pe axă pentru a arăta corespondența dintre reprezentare și datele din seriile de date corespunzătoare axei. Marcaje de date (Data marker) sunt reprezentările în diagramă ale datelor din seria de date (puncte, linii, dreptunghiuri, arce de cerc). - > Seria de valori este un grup de valori care vor fi folosite pentru reprezentarea după o axă. O serie de valori poate fi luată dintr-un rând sau dintr-o coloană a unui tabel. în unele diagrame se pot face comparații între mai multe serii de valori. în funcție de tipul diagramei, pentru reprezentarea valorilor dintr-o serie se pot folosi dreptunghiuri, arce de cerc, puncte etc. - > Etichetele datei (Data Labels) sunt valori care se atașează elementelor cu care este construită diagrama (bare, felii, puncte) pentru a ști exact ce valoare reprezintă. 44 Utilizarea informației - > Legenda este plasată în afara zonei graficului și este folosită pentru identificarea părților diagramei, explicând ce reprezintă marcajele de date. Ea arată corespondența dintre culoarea sau modelul de umplere și numele datei, ajutându-l pe cel care citește diagrama să identifice informația. - > Titlul (Chart title) este afișat de obicei în partea superioară a diagramei și este numele care se dă diagramei. El poate fi formatat și încadrat de chenare. - > Caroiajul (Gridline) este o rețea de linii, trasate pe verticală și/sau pe orizontală, care împarte suprafața de reprezentare a graficului în mai multe zone, pentru a-l ajuta pe cel care citește diagrama să identifice mai ușor plaja de valori căreia îi aparține o reprezentare (bară, coloană, punct) din diagramă. - > Linia de tendințe (Trendline) este o reprezentare grafică a tendinței de evoluție a datelor. Ea este o linie care este desenată peste obiectele folosite ca reprezentări în grafic și calculează, după un algoritm ales de utilizator, fluctuația datelor. Nu poate fi folosită la diagramele tridimensionale și nici în diagramele de tip circular. Nu este obligatoriu să se includă într-o diagramă toate aceste entități, ci numai acelea care sunt strict necesare pentru interpretarea informației. Dacă se inserează multe entități, diagrama va fi greu de citit și de interpretat. în funcție de modul în care sunt preluate datele din tabel, puteți construi diagrama în două moduri: 1. Seriile de valori sunt preluate din rânduri (implicit). în acest caz, etichetele de marcaje pe axa Ox vor fi textele din celulele din primul rând al tabelului, iar legenda va fi formată din textele din celulele din prima coloană. 2. Seriile de valori sunt preluate din coloane. în acest caz, etichetele de marcaje pe axa Ox vor fi textele din celulele din prima coloană, iar legenda va fi formată din textele din celulele din primul rând. Textele dintr-o diagramă pot fi: Legate de tabel. Textele sunt preluate din celule (legendele, etichetele de marcaje de pe axă, etichetele datelor). Pot fi formatate și mutate dar nu pot fi modificate decât dacă rupeți legătura cu tabelul din care diagrama și-a preluat datele. -> Nelegate de tabel. Textele sunt introduse de la tastatură (etichetele axelor, titlul diagra- mei, casetele de text, eticheta liniei de tendință). Pot fi formatate, mutate și modificate. Aveți la dispoziție mai multe tipuri de diagrame bidimensionale sau tridimensionale (3D), ca de exemplu următoarele tipuri, construite în plan: Tipul Bare/Coloane (Bar/Column). Datele sunt reprezentate sub forma unor dreptunghiuri sau paralelipipede dreptunghice, pe verticală (coloane) sau pe orizontală (bare). Acest tip vă permite compararea datelor din mai multe serii de valori, datele dintr-o serie fiind reprezentate cu o anumită cu- loare sau cu un anumit model de umplere. Tipul Circular (Pie). Graficul este o suprafață circulară în care valorile sunt reprezentate sub formă de sectoare de cerc (felii). Vă permite reprezen- tarea unei singure serii de valori și vă arată relația dintre părți și întreg. Tipul Cercuri concentrice (Doughnut). Graficul este format din mai multe cercuri concentrice, fiecare coroană circulară fiind folosită pentru reprezen- tarea unei serii de valori. în cadrul unei serii, valorile sunt reprezentate prin sectoare de coroană circulară, arătând corespondența dintre părți și întreg. Tehnologia informației și a comunicațiilor 45 Tipul Linie (Line). Graficul este o linie frântă construită cu datele dintr-o serie. îl puteți folosi pentru reprezentarea unei evoluții în timp a datelor. în acest caz, seriile de valori se reprezintă pe o axă (Oy), iar pe cealaltă axă (Ox) se reprezintă timpul. Tipul Radar (Radar). Fiecare serie de date se reprezintă pe o rețea de drepte care pornesc dintr-un punct și formează între ele unghiuri egale. Numărul de drepte este egal cu numărul de valori din serie (numărul de coloane din tabel). Fiecare punct dintr-o serie (fiecare valoare dintr-o linie a tabelului) va fi reprezentat pe linia corespunzătoare coloanei din care face parte. Distanța de la punct la centrul liniilor este proporțională cu valoarea numerică asociată. Punctele adiacente dintr-o serie sunt unite cu o linie. -> Tipul Suprafață (Area). Graficul este o suprafață plană. Se poate folosi pentru reprezentarea valorilor cumulative, deoarece fiecare valoare dintr-o serie se adaugă la valoarea corespondentă dintr-o altă serie. Ea eviden- țiază cantitatea schimbării diferitelor valori în timp. -> Tipul Puncte (XY sau Scatter). Graficul este format din puncte împrăștiate între axe. Poate fi folosit pentru a arăta legătura dintre mai multe serii de valori. O serie de valori este folosită pentru a determina pozițiile pe axa Ox, iar celelalte serii determină pozițiile pe axa Oy (de exemplu, repre- zentarea a două funcții care au același domeniu de definiție). Unele dintre aceste tipuri bidimensionale au și variante tridimensionale: 3D-Bar, 3D- Column, 3D-Area, 3D-Line și 3D-Pie. Toate aceste tipuri, la rândul lor, au mai multe subtipuri, astfel încât există peste 30 de modele de reprezentare a diagramelor. Pentru a crea o diagramă pornind de la un tabel Word, se selectează în tabel valorile care trebuie reprezentate și se deschide caseta de dialog Object, cu opțiunea Object... elnsert. Din lista Object Type se alege tipul de obiect Microsoft Graph. Indiferent de locul în care este inserată în document diagrama, ea va fi legată de datele pe care le reprezintă. Dacă sunt modificate aceste date, diagrama va fi actualizată automat. După ce s-a construit diagrama, ea poate fi mutată, redimensionată, modificată sau reformatată. De exemplu, în tabelul următor sunt prezentate comparativ mediile pe cele două semes- tre, la disciplina „TIC", la cele șase clase a Xl-a din liceu. Medii A B C D E F Semestrul 1 8,24 7,93 7,47 7,02 8,87 8,15 Semestrul 2 7,32 8,33 8,83 7,22 6,76 7,45 □ Semestrul 1 ■ Semestrul 2 Aceasta este o diagramă de tip 3-D Column pentru prezentarea comparată a mediilor din cele două semestre, în care seriile de valori au fost preluate din rândurile tabelului. Etichetele de marcaje pe axa Ox sunt textele din celulele din primul rând al tabelului (A, B, C, D, E, F), iar legenda este formată din textele din celulele din prima coloană a tabelului 46 Utilizarea informației Aceasta este o diagramă de tip 3-D Pie pentru prezentarea comparată a mediilor din același semestru, în care seriile de valori au fost preluate din rândul corespunzător semestrului 1. Legenda este formată din textele din celulele din primul rând al tabelului (A, B, C, D, E, F). Laborator Construirea unei diagrame Enunțul problemei. Trei clase organizează o excursie. Să se creeze o diagramă care > să ilustreze contribuția fiecărei clase la sumele încasate pentru excursie. Diagrama va ' fi formatată astfel: tipul diagramei - Columna titlul diagramei - Excursie: titlul axei Ox - Clasa, titlul axei Oz - Suma: se afișează caroiajul pe fiecare tip de axă: se afișează legenda în dreapta diagramei: nu se afișează etichetele dalelor. 1. Crearea diagramei ■ Se creează un tabel care conține coloanele Clasa și Suma, se completează tabelul cu date și se selectează coloanele tabelului. Tabelul cu sursa de date Foaia de calcul cu datele sursă Clasa Suma A 1.400 B 1.000 c 1.500 r®cap1c-doc - Datasheet 4.000 3.000 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 Clasa 5 1 oO!A 2 ^IB 3.oajc. 4 dOlTotal □ A ^B □ C □ Total Suma A B Suma ia 1.000 1.500 3,900 Diagrama Tehnologia informației și a comunicațiilor 47 ■ Se deschide caseta de dialog Object, cu opțiunea Object... ețnsert. Din lista Object Type se alege tipul de obiect Microsoft Graph. ■ Este afișată diagrama configurată implicit. Se execută clic în exteriorul diagramei. Diagrama este inserată în document. 2. Mutarea diagramei în poziția dorită din document ■ Se selectează diagrama executând clic pe ea. Se vor activa cele opt puncte de manipulare (mici dreptunghiuri afișate în colțurile și în mijlocul laturilor dreptun- ghiului care delimitează diagrama). ■ Se glisează cu mouse-ul diagrama în poziția dorită. Pentru a anula selectarea diagramei, se execută clic în exteriorul ei sau se apasă tasta Esc. 3. Redimensionarea diagramei pentru a se încadra corespunzător în document ■ Se selectează diagrama executând clic pe ea. ■ Se glisează cu mouse-ul unul dintre punctele de manipulare, în sensul corespunzător modului în care se dorește redimensionarea diagramei (mărire sau micșorare). 4. Reformatarea diagramei pentru a avea aspectul dorit ■ Se activează diagrama executând dublu clic pe ea. ■ Se folosesc fie butoanele de pe bara de formatare, fie opțiunile meniului Chart: Opțiunile meniului Chart: -> Chart Type.... Deschide caseta de dialog Chart Type, care conține controale pentru schimbarea tipului de diagramă. -> Chart Options.... Deschide caseta de dialog Chart Options, care conține mai multe secțiuni. Cu ajutorul controalelor din secțiuni se pot schimba caracteristicile diferitelor entități din diagramă. Butoanele de pe bara de formatare: Chart Area ea BULUI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Chart Object Listă ascunsă din care se alege obiectul din diagramă ce trebuie selectat în vederea modificării (eticheta, titlul etc.). 2 Format Object Deschide caseta de dialog Format object care conține controale specifice formatării obiectului selectat. 3 View Datasheet Buton comutator care controlează afișarea foii de calcul cu datele sursă. 4, By Row / Grup de butoane radio prin care se stabilește cum se construiește seria de 5 By Column date: din rânduri sau din coloane. 6 Data Table Buton comutator care controlează afișarea tabelului cu date sub diagramă. 7 Chart Type Lista ascunsă din care se poate alege tipul de diagramă și buton scurtătură pentru opțiunea de meniu Chart Type...e Chart). 8 Category Axis Buton comutator care controlează afișarea marcajelor pentru intervale, Gridlines pentru axa Ox. 9 Values Axis Buton comutator care controlează afișarea marcajelor pentru intervale, Gridlines pentru axa Oz. 10 Legend Buton comutator care controlează afișarea legendei. 48 Utilizarea informației 1. Se alege tipul de diagramă. Chart Type 7 Alegerea tipului de diagramă Standard Types | Cuî Chart type: ||j pdumn g Bar... tom Type; Chart sub-type: 9 Pie XY (Scatter) Area $ Doughnut ț^r Radar Surface •• Bubble stock Options rasa Clustered column with a 3-0 Visual effect. Opțiunea de meniu Chart Type...e Chart sau butonul Chart Type 2. Se alege subtipul de diagramă. I Default formatting Press and Hold to View Sample 3. Se vizualizează tipul de diagramă ales. Set as default chart | OK Cancel 1. Se stabilește cota. 3-D View & Auto scaling P Right anale Botaticn: 100 Apply Default 2. Se modifică unghiul și sensul de rotație. Șevation: Clase Modificarea poziției în spațiu a diagramei Opțiunea de meniu 3-D View....e Chart Tehnologia informației și a comunicațiilor 49 1, în secțiunea Titles se stabilesc textul pentru titlul diagramei și textele pentru titlurile axelor. - caseta de text Chart țitle: titlul diagramei; - caseta de text Categories (x) axis: titlul axei Ox; - caseta de text Value (z) axis titlul axei Oz. Formatarea tipului de diagramă ales Opțiunea de meniu Chart Options...e Chart Chart Options Titles | Axes \ Gridlines Chart țitle; (Excursie " Category (X) axis: Value (Z) »3X pentru modificarea poziției obiectul se gli- sează în poziția dorită; -> pentru redimensionare se glisează cu mouse-ul unul dintre punctele de manipu- lare, în sensul corespunzător modului în care se dorește redimensionarea. Redimensionarea și mutarea obiectului se- lectat se pot face și prin intermediul casetei de dialog Format (secțiunile Size și Posi- tion). Caseta de dialog se deschide alegând din meniul Format opțiunea: Autoshape - pentru organigramă, Object - pentru diagra- mă, Table - pentru tabel, Picture - pentru imagine, Placeholder - pentru caseta de text. i Format AutoShape v - - .......... i ; Color $ and Lines ; j Size j Position > Fiii Color: | No Fiii \ Text Box \ Web | Candel { Inserarea unui obiect în diapozitiv se poate face în două moduri: -> se alege numele obiectului din meniul Insert: Diagram F⁻ (organigramă), Chart (diagramă), Table (tabel), Picture i (imagine) sau Text Box (casetă cu text), sau se alege șablonul de diapozitiv care conține obiectul și ; o a ăi y o Click icon to add content se execută clic pe pictograma obiectului. 54 Utilizarea informației Laborator Construirea unei prezentări Enunțul problemei. Intr-o secție a unei fabrici sunt trei ateliere. Să se realizeze o pre- zentare în care să se analizeze productivitatea muncii în secție. Structura prezentării este: : a. diapozitivul cu titlul prezentării: b. organigrama secției - diapozitivul 1; c. tabelul analitic al productivității în fiecare atelier —diapozitivul 2: cL graficul care prezintă comparativ productivitatea în cele trei ateliere - diapo- zitivul 3; e. concluzia rezultată din datele analizate - diapozitivul 4. 1. Se creează diapozitivul titlu ■ Se creează o prezentare vidă - Blank Presentation. E în fereastra de aplicație este afișat șablonul de diapozitiv titlu. 2. Se creează diapozitivul 1 - se inserează și se formatează un obiect de tip organi- gramă B Se adaugă un diapozitiv nou la prezentare cu opțiunea de meniu New Slide...e Insert. B Se inserează un obiect de tip organigramă cu opțiunea de meniu Diagram...G Insert. Se deschide caseta de dialog Diagram Gallery din care se alege tipul de Tehnologia informației și a comunicațiilor 55 ■ în diapozitiv este inserat șablonul pentru tipul de organigramă ales. Se comple- tează, cu textul corespunzător, fiecare element al organigramei. Se completea- ză cu text titlul diapozitivului. Este acti- vată bara cu instrumente Diagram, care conține butoane pentru formatarea orga- nigramei: alegerea tipului de organigra- mă (Change to), a stilului de formatare (Autoformat) și a numărului de ele- mente ale organigramei (Insert Shape). Structura organizatorică a Secției A ^Atelierul l] ! Secția A: iAtelien.il 2! Atelierul 3; Diiagram / ' ‘ ’ _ ■ < * x Insert Shape *4 La'/out’ Change to’ ■ După ce s-a formatat organigrama, se execută clic în exteriorul ei, pentru a o dezactiva. Dacă se dorește modificarea textului din organigramă sau reformatarea ei, trebuie activată din nou executând clic pe ea. 3. Se creează diapozitivul 2 - se inserează și se formatează un obiect de tip tabel ■ Se adaugă un diapozitiv nou la prezentare. ■ Se inserează un obiect de tip tabel cu opțiunea de meniu Table...e Insert. Se deschide caseta de dialog Insert Table în care se comunică numărul de rânduri și de coloane ale tabelului. ■ în diapozitiv este inserat un tabel cu dimensiunile precizate. Se completează celulele tabelulvi cu date. Se completează cu text caseta de titlu a diapozitivului. Se redimensionează corespunzător rândurile și coloanele tabelului glisând linile care formează caroiajul tabelului. Insert Table :? [ Nurnber of colurnns: OK I H vj " Number of rows: Cancel > addtitle Atelier Număr de Obiecte Productivitatea muncitori realizate muncii 1 4 10 2.5 2 5 12 2.4 3 4 11 2.85 ■ Se selectează textul din interiorul tabelului și se formatează. Se aleg fontul și dimensiunea caracterelor din caseta Font, care se deschide cu opțiunea de meniu Font...e Format și stilul îngroșat - executând clic pe butonul Bold din bara de formatare. ■ Este activată bara cu instrumente Tables and Borders care conține butoane pentru formatarea tabelului: a modului de aliniere pe verticală a textului în celulele 56 Utilizarea informației selectate, a stilului liniei care formează caro- O Insert Table... [ iajul tabelului, a stilului de umplere a fun- datului celulelor selectate etc. Insert Columns ta the Left ■ După ce s-a formatat tabelul se execută clic Insert Columns te the Right în exteriorul lui pentru a-l dezactiva. Dacă se Insert Rows Above dorește modificarea informațiilor din celulele Insert Rows Below tabelului sau reformatarea lui, trebuie activat din nou executând clic pe el. V Delete Columns Delete Rows IZF ' 7 .....। ( ••• ..... f ® SpJitCell Table’ . ■ O0D 3 ml Borders and Fiii... ■ î 1 1 Select Table 1 F Select Column Fiii Color - alegerea stilului de umplere a fundalului Select Row | ■ Dacă se dorește modificarea poziției tabe- lului în cadrul diapozitivului, se activează obiectul tabel executând clic pe el și se glisează în poziția dorită. ■ Dacă se dorește redimensionarea obiec- tului tabel, se activează și se glisează cu mouse-ul unul dintre punctele de manipula- re, în sensul corespunzător modului în care se dorește redimensionarea tabelului (mări- re sau micșorare). 4. Se creează diapozitivul 3 - se inserează și se formatează un obiect de tip grafic. ■ Se adaugă un diapozitiv nou la prezentare. ■ Se inserează un obiect de tip gra- fic (diagramă) cu opțiunea de me- niu Chart...e Insert. Se deschide o casetă de dialog prin intermediul căreia se inserează în celulele unei foi de calcul datele care stau la baza construirii diagramei. Se Productivitatea muncii Atelier |Numârde Obiecte < Productivitatea muncitori realizate i muncii 1 | 4 10 2.5 2 I 5 12 2.4 3 I 4 11 2.85 I® Presentation! - Datasheet A co o > Atelier Productivi Număr muncitori i 55; 1 2.5 4; .......ei 2 2.4 ......... 5î 3 3 2.85 4; 4 i : V \ \ > forma- tează diagrama și seriile de date prin intermediul opțiunilor din meniurile Data și Chart. Aceste meniuri sunt dependente de context (de tipul obiectului selectat în diapozitiv). Dacă, în cadrul activat, obiectul este de tip diagramă și s-a deschis foaia de calcul pentru introducerea datelor, bara de meniu a Productivitatea rnjrxâi Tehnologia informației și a comunicațiilor 57 aplicației Power-Point este înlocuită de bara de meniu a aplicației Excel, care conține opțiunile de meniu pentru editarea și formatarea datelor din foaia de calcul și pentru formatarea graficului. 5. Se creează diapozitivul 4 - se inserează și se formatează un obiect de tip text ■ Se adaugă un diapozitiv nou la prezentare. ■ Se inserează un diapozitiv cu șablonul Title and Text (titlu și text). Diapozitivul conține două casete de text, corespunzătoare titlului și conținutului diapozitivului. Se completează caseta de text pentru conținut. ■ Se formatează textul la nivel de caractere, astfel: se selectează zona de text care se formatează și se deschide caseta de dialog Font, din care se aleg fontul, corpul caracterelor, culoarea și stilul. ■ Se formatează textul la nivel de paragraf astfel: se selectează grupul de paragrafe și din meniul Format se alege opțiunea Line Șpacing... pentru a stabili dimen- siunea spațiului dintre paragrafe, respectiv opțiunea Alignment ► pentru a stabili modul de aliniere al paragrafelor. ■ Obiectul text poate fi redimensionat la fel ca și celelalte obiecte: se activează caseta de text și se glisează cu mouse-ul unul dintre punctele de manipulare, în sensul corespunzător modului în care se dorește redimensionarea lui. ■ Obiectul text poate fi mutat în cadrul diapozitivului la fel ca și celelalte obiecte: se activează caseta de text și se glisează cu mouse-ul în poziția dorită. 6. Se salvează prezentarea ■ Se alege opțiunea de meniu Save As...e Edit și se dă un nume prezentării. 7. Se derulează prezentarea ■ Se alege opțiunea de meniu View Show...e Slide Show. I Laborator Construirea unei prezentări cu imagini Enunțul problemei. O colecție de fotografii se va organiza sub forma unei prezentări. Fiecare fotografie este memorată într-unfișier de tip jpeg. 1. Se creează diapozitivul titlu ■ Se creează o prezentare vidă - Blank Presentation. ■ în fereastra de aplicație este afișat șablonul de diapozitiv titlu. Se completează titlul. 58 Utilizarea informației 2. Se adaugă un diapozitiv cu o fotografie ■ Se adaugă un diapozitiv la prezentare. ■ Se inserează fotografia, cu opțiunea de meniu From File...ePicturee Insert. Se deschide caseta de dialog Insert Picture din care se alege numele fișierului care conține fotografia. Se redimensionează fotografia și se mută în poziția dorită, la fel ca și obiectele anterioare. Când obiectul imagine este activat, se activează și bara de instrumente Picture ale cărei butoane pot fi folosite pentru a modifica atributele imaginii (contrast, luminozitate etc). (picture '. j . . . ' ▼ x «ai Oî Ol o. # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 Insert Picture 2 Color 3 . More/ Less 4 Contrast 5 More/ Less 6 Brightness 7 Crop 8 Rotate Left 9 Line Style 10 Compress Pictures 11 Recolor Picture 12 Format Picture 13 Set Transparent Color 14 Reset Picture Deschide caseta de dialog Insert Picture prin intermediul căreia se poate insera o imagine preluată dintr-un fișier. Deschide un submeniu ale cărui opțiuni controlează modul în care este afișată imaginea: Automatic (se folosesc culorile cu care a fost inserată), Grayscale (se folosesc în locul culorilor nuanțe de gri), Black & White (se folosește numai alb și negru), Watermark (estompează culorile cu care a fost inserată, imaginea apărând ca un filigran). Se folosesc pentru a regla contrastul imaginii. Executând clic pe buton crește, respectiv descrește, contrastul cu 3% Se folosesc pentru a regla contrastul luminozității. Executând clic pe buton crește, respectiv descrește, luminozitatea cu 3%. Permite modificarea limitelor obiectului. Butonul are efect de comutator. Execu- tând clic pe buton se activează operația de decupare. Se deplasează apoi cursorul de mouse pe latura dreptunghiului unde trebuie să se decupeze și se glisează până când se obține efectul dorit. După ce s-a terminat operația de decupare din desen, se dezactivează butonul executând clic pe el. Rotește imaginea la stânga. Deschide o listă cu stiluri de linii, din care se poate alege stilul chenarului desenului. Micșorează dimensiunea fișierului care conține imaginea, micșorând și rezoluția imaginii. Deschide o casetă de dialog prin intermediul căreia se pot schimba culorile imaginii. Deschide caseta de dialog Format Picture prin intermediul căreia se pot stabili caracteristicile imaginii selectate. Permite transformarea unei culori opace în culoare transparentă (se poate vedea ce este sub acea culoare). Butonul are efect de comutator. Exe- cutând clic pe buton se activează operația de transformare. Executând apoi clic pe culoarea care se dorește să fie făcută transparentă, butonul se dezactivează. Are efect numai în imagini bitmap. Anulează modificările făcute. Tehnologia informației și a comunicațiilor 59 3. Se adaugă un diapozitiv cu trei fotografii ■ Se adaugă un diapozitiv la prezentare. ■ Se inserează pe rând fiecare fotografie ca în exemplul anterior. Se redimensionează și se poziționează în cadrul diapozitivului fiecare fotografie. 4. Se adaugă un diapozitiv cu două foto- grafii ■ Se adaugă un diapozitiv la prezentare. ■ Se inserează pe rând fiecare fotografie ca Click to add title în exemplele anterioare. Se redimensionează și se poziționează fiecare fotografie în cadrul diapozitivului. ■ Prin intermediul opțiunilor meniului Draw (titlul său se găsește în bara Drawing) se pot grupa și se poate desface un grup de obiecte în elementele componente (opțiunile Group, Ungroup, Regroup), se pot aplica diferite efecte speciale (rotiri și răsturnări cu opțiunile din submeniul Rotate or Flip), se poate stabili ordinea de afișare a obiectelor (cu opțiunile din submeniul Order: Bring To Front, Send to Back etc.). 5. Se adaugă un diapozitiv cu o imagine din galeria de clipuri ■ Se adaugă un diapozitiv la prezentare. ■ Se inserează imaginea cu opțiunea de meniu Clip Art...ePictureelnsert. Se des- chide lista cu imaginile din biblioteca cu imagini ClipArt. Se alege o imagine, se redimensionează, se poziționează în ca- drul diapozitivului. Imaginea se mai poate insera alegând șablonul de diapozitiv Title, din Text and ClipArt. 6. Se salvează și se derulează prezentarea Inserarea unei imagini ♦ Imagine inserată din galeria de clipuri Formatarea prezentării — stabilirea dimensiunii diapozitivului, — stabilirea modului în care va fi manevrat diapozitivul la afișare și Ia tipărire (orientarea diapozitivului), — numerotarea diapozitivelor, — crearea și formatarea subsolurilor de diapozitiv. 60 Utilizarea informației Dimensiunea diapozitivului se alege în funcție de suportul pe care va fi făcută pre- zentarea: prin derulare pe ecranul calculatorului, sub formă de diapozitive de 35 mm, sub formă de folii transparente pentru retroproiector etc. Dimensiuni pentru diapozitive — On-screen Show - pe ecranul calculatorului, — 35mm Slides - fotodiapozitive de 35 mm pentru epi- diascop, — Overhead - folii transparente pentru retroproiector, — Banner-banere, — Letter Paper (8.5x11 inch) - tipărire pe hârtie de format Letter, — A4 Paper (210x297 mm) - tipărire pe hârtie de format A4, — Custom - cu dimensiuni alese de utilizator. într-o prezentare, toate diapozitivele au aceeași orientare: pe pagina așezată vertical (Portrait) sau pe pagina așezată orizontal (Landscape). Implicit, orientarea este pe pagina așezată orizontal. Pentru a stabili orientarea diapozitivelor prezentării și dimensiunea lor se folosesc controalele din caseta de dialog Page Setup. Fiecare prezentare dispune de un diapozitiv de bază care se construiește pe baza șablonului de prezentare folosit și preia din acesta schema de culori, fontul caracterelor din text, modelul pentru fundal etc. Prezentarea poate fi însă personalizată față de șablonul care i s-a aplicat, prin modificarea diapozitivului de bază. Prin el se pot aplica formatări în tot diapozitivul, astfel: - > aceeași formatare pentru textul din titlul diapozitivului, - > aceeași formatare pentru textul din conținutul diapozitivului, - > același text, imagine grafică, textură sau model care apare în fundalul diapozitivului, - > aceeași culoare pentru același tip de element (de exemplu, aceeași culoare pentru text sau aceeași culoare pentru fundal). Tehnologia informației și a comunicațiilor 61 Textul din diapozitivul de bază se numește text de bază și controlează formatarea textu- lui din întreaga prezentare. în plus, pentru diapozitivul de bază se pot stabili: - > specificațiile pentru fundal: o culoare, un gradient de culoare, un model, o textură sau o imagine, un obiect grafic sau un text care să apară în toate diapozitivele (de exemplu, sigla companiei), numărul diapozitivului etc. Orice formatare stabilită în diapozitivul de bază se va reflecta în toate diapozitivele pre- zentării. Operațiile de formatare se execută la fel ca și la diapozitivul obișnuit. Dacă s-a stabilit o formatare uniformă pentru toate diapozitivele prezentării, se poate schimba formatarea numai pentru un anumit diapozitiv, făcând modificările în acel diapozitiv și nu în diapozitivul de bază. Cele mai importante elemente ale diapozitivului de bază sunt: - > Zona de titlu - conține specificațiile pentru formatarea textului din titlu: fontul, dimen- siunea, culoarea și stilul caracterelor, Zona obiect conține specificații pentru formatarea textului din conținutul diapozitivului: fontul, dimensiunea, culoarea și stilul caracterelor, spațierea, indentarea și alinierea paragrafelor, simbolul, dimensiunea și culoarea marcajelor din liste etc. Laborator Formatarea și tipărirea prezentărilor Enunțul problemei. Se formulează unitar prima prezentare, folosind un șablon de pre- zentare. Se formatează unitar a doua prezentare, folosind un diapozitiv de bază. Se tipărește prima pezentare. 1. Se formatează prima prezentare ■ Se deschide prima prezentare. ■ Se alege opțiunea de meniu Șlide Design...eFormat sau se execută clic pe butonul Design din bara de formatare. ■ Se deschide lista cu șabloane de prezentări predefinite. 62 Utilizarea informației ■ Se derulează lista și se execută clic pe șablonul cel mai adecvat pentru prezentare. ■ Se salvează prezentarea astfel formatată sub un alt nume. 2. Se formatează a doua prezentare ■ Se deschide a doua prezentare. ■ Se alege opțiunea de meniu Slide MastereMaster ► eView.. ■ Se stabilesc specificațiile de formatări care schimbă: parametrii pentru caracterele din text, pentru paragraf, pentru fundal sau pentru schema de culori. Se procedează la fel ca și în cazul diapozitivelor din prezentare. în cazul în care se modifică fundalul, în caseta de dialog Background - comutatorul Omit background graphics from mașter trebuie să fie dezactivat. ■ Se inserează obiecte sau casete de text pentru Appiy a design template: obiectele și textele care vor apărea în toate diapozitivele prezentării. ■ Numărul diapozitivului poate fi inserat în subsolul diapozitivului sau într-o altă zonă a diapozitivului. Dacă se dorește afișarea în altă zonă a diapo- zitivului, se va insera în diapozitivul de bază astfel: se inserează în poziția în care va apărea numărul diapozitivului o casetă de text, se selec- tează caseta de text și se alege opțiunea de meniu Slide Numberelnsert. ■ în același mod, se poate insera și data, în altă zo- Appiy țo AII | Appiy| Cancel , J Preview Background : Background Fiii V bmit background graphics frorn maștera nă a diapozitivului, decât în subsol. Deosebirea e că atunci când se selectează case- ta de text se alege opțiunea de meniu Slide Date and Țime...elnsert. Se deschide caseta de dialog Date and Time din care se alege formatul pentru dată și oră. ■ Se salvează prezentarea formatată cu diapozitivul de bază - sub un alt nume. Observație: Orice modificare de formatare făcută în diapozitivul de bază se va reflecta în toate diapozitivele prezentării, iar orice modificare de formatare făcută într-un diapozitiv se va reflecta numai în acel diapozitiv. Singura deosebire apare în cazul casetelor de dialog Background (pentru fundal) și Color Scheme (pentru schema de culori). Atunci când modificarea se face într-un diapozitiv, se pot folosi două butoane: Appiy - modifi- cările se aplică numai în diapozitivul curent și Appiy to AII - modificările se aplică în toate diapozitivele prezentării, inclusiv în diapozitivul de bază. 3. Se tipărește prezentarea După ce s-au stabilit, prin intermediul controalelor din caseta de dialog Page Setup, suportul pe care se face prezentarea și orientarea la tipărire, se procedează astfel: ■ Se alege opțiunea de meniu Prinț..eFile. Se deschide caseta de dialog Prinț. ■ Din lista ascunsă Name din zona Printer a casetei de dialog se alege imprimanta la care se va executa operația de tipărire. Tehnologia informației și a comunicațiilor 63 ■ Dacă se dorește stabilirea valorilor pentru parametrii tipăririi la imprimanta aleasă (calitatea tipăririi, rezoluția etc.), se execută clic pe butonul Properties. Se deschide o casetă de dialog care conține controale specifice driverului de imprimantă ales. ■ Din lista ascunsă Prinț What se alege ce se tipărește din prezentare: diapozitivele (Slides), comunicatele (Handouts), notele pentru vorbitor (Notes Page) sau planul prezentării (Outline). Pentru comunicate, există trei variante, corespunzătoare numărului de diapozitive pe pagină: 2, 3 sau 6. ■ Se folosește grupul de butoane radio Prinț range pentru a stabili ce diapozitive se tipăresc: - > AII - toate diapozitivele prezentării; Current Slide - numai diapozitivul curent; Șelection - diapozitivele selectate (butonul este disponibil numai dacă s-a selectat un grup de diapozitive înainte de operația de tipărire); - > Slides - anumite diapozitive ale prezentării, care se precizează în caseta de text alăturată; în cazul în care ele sunt într-o secvență continuă, se scriu numărul primului diapozitiv și numărul ultimului diapozitiv, separate prin linie, iar dacă nu sunt în secvență continuă, se scriu numerele diapozitivelor, separate prin virgulă (de exemplu, pentru a tipări diapozitivele 2, 5, 6, 7, 8 și 10, se scrie 2, 5-8, 10). ■ Se alege, din lista Color/Grayscale, opțiunea de culoare la tipărire: - > Color - tipărirea se face color; - > Black & white - tipărirea nu se face color (la tipărire se vor folosi numai culorile alb, negru și nuanțe de gri); - > Pure black & white - tipărirea se face numai în culorile alb și negru (fără nuanțe de gri și fără umbre). ■ Se activează comutatorul Scale to fit paper ca PowerPoint să redimensioneze diapozitivele în mod automat, astfel încât să încapă pe hârtia ale cărei dimensiuni au fost alese în caseta de dialog Page Setup. ■ Se activează comutatorul Frame slides ca, în jurul diapozitivelor, al comunicatelor sau al notelor pentru vorbitor, să fie adăugat la tipărire un chenar subțire. Prinț Pi inter . Flame; fLexma»kZ25-Z35 Status: Pfintmg : 4 document s walting Type: Lexmark Z25-Z35 ■ where: U3B00Z Comment: Prinț range • AII < Cufrent sltde r" Slides: ; Enter slide nurnbers and/or slide ranges. For exemple, : 1,3.5-12 Properties Fmd Pi inter,. ; Prinț to file Copies Num^er of copies: Prinț what: Handouts ;Handouts țj Slides pet page: jo ; '.-olw.iQr.ayscale:........ Order: > Hori^ontal » . Color ▼ \ V" Scale to fit paper P Frame slides Include comrnent pagei. Pteview i OKi Cancel 64 Utilizarea informației ■ în zona de controale Copies se alege, din caseta de text cu derulor Number of copies, numărul de copii care vor fi tipărite și, în cazul în care se tipăresc mai multe copii, se folosește comutatorul Collațe pentru a alege modul în care se tipăresc copiile: dacă este activă, se va tipări o copie completă a prezentării, după care se tipărește copia următoare, iar dacă este dezactivat, se tipăresc toate copiile primului diapozitiv, apoi toate copiile celui de al doilea diapozitiv etc. Aplicația PowerPoint pune la dispoziția utilizatorului următoarele instrumente care îl ajută sa crească productivitatea muncii: 1. Șablonul de diapozitiv (slide layout) este modelul pe baza căruia sunt organizate obiectele în cadrul diapo- zitivului. Acest model se stabilește atunci când se creează diapozitivul. Aplicația pune la dispoziția utilizatorului 24 de modele predefinite. Aceste modele reprezintă posibilități de a combina diferite tipuri de obiecte și poziția fiecărui obiect în cadrul diapozitivului. Fiecare obiect este inserat într-un cadru (placeholder) al cărui contur este marcat prin linie punctată. Modelul poate fi modificat după ce a fost creat. 2. Schița prezentării care afișează numai planul pre- zentării (o vedere de ansamblu a conținutului prezen- tării). Se pot face corecturi în text, se poate schimba ordinea paragrafelor și nivelul de indentare în cadrul unui diapozitiv și se poate schimba ordinea diapozi- tivelor în cadrul prezentării Acest mod de afișare este util atunci când se organizează structura de diapozitive Outline ■ Slides i < Secția A Analiza productivității muncii 2 Structura organizatorică a Secției A 3 , Productivitatea muncii 4 - ♦ Perioada analizată - luna rnai 2006 • Atelierul cu cea mai mare productivitate a muncii - Atelierul 2 Schița prezentării Px h*» : III ! 14--- •#» 1 1 ♦ j < ! 123456789 10 a prezentării, deoarece se creează o vedere de ansamblu a conținutului diapozitivelor și se pot observa ușor modificările care trebuie făcute în ordinea de afișare a lor și în nive- lurile titlurilor și subtitlurilor. 1 Promote Promovează paragraful selectat la următorul nivel de titlu. Alt+Shift+<- 2 Demote Retrogradează paragraful selectat la următorul nivel de titlu. Alt+Shift+-> 3 Move Up Mută paragraful selectat înaintea paragrafului precedent. Alt+Shift+Î 4 Move Down Mută paragraful selectat după următorul paragraf. Alt+Shift+4< 5 Collapse Ascunde afișarea paragrafelor pentru diapozitivul selectat (este Alt+Shift+- afișat numai titlul). 6 Expand Afișează titlul și paragrafele din diapozitivul selectat. Alt+Shift++ 7 Collapse AII Afișează numai titlurile diapozitivelor. Alt+Shift+1 8 Expand AII Afișează și titlurile și textele diapozitivelor. Alt+Shift+9 Creează un diapozitiv cuprins al prezentării pe care îl inserează la începutul prezentării. Acest diapozitiv va conține un obiect de tip listă în care articolele sunt titlurile diapozitivelor din prezentare. Buton de tip comutator care, dacă este activat, afișează formatate textul titlurilor și al conținutului diapozitivelor. 9 Summary Slide 10 Show Formatting prefabricate. Tehnologia informației și a comunicațiilor 65 3. Procedura asistent AutoContents Wizard pentru structura de conținut a unei prezentări pune la dispoziție o listă foarte bogată și diversă de structuri de prezentări Creați următoarele prezentări - pentru care veți căuta informația în rețeaua Internet. Pentru realizarea fiecărui miniproiect se va lucra în echipă. Membrii echipei vor stabili schița prezentării. Fiecare membru al echipei va căuta pe Internet o anumită categorie de informații și va realiza setul de diapozitive corespunzătoare acestei informații, alegând obiectele cele mai adecvate pentru prezentarea ei. 1. 2. 3. Prezentare destinată procesului tehnologic de realizare a îmbrăcămintei. Se dezvoltă pornind de la definirea schiței prezentării. Prezentare cu structura aleasă din lista de structuri de prezentări pusă la dispoziție de procedura asistent AutoContents Wizard. Prezentare destinată normelor de protec- ție a muncii - are următoarea structură: a. titlul prezentării. b. definirea obiectului prezentării; stabilirea persoanelor interesate de prezentare; enunțarea unei probleme interesante pentru auditoriu; c. reglementări legale privind protecția muncii; d. tipuri de instructaje pentru protecția muncii; e. norme generale de protecție a muncii; f. principalele măsuri de prevenire a elec- trocutării; AutoContents Wizard - procedura asistent pentru structura de conținut a prezentării. AutaContent Wizard - fGenerfc] Select the type cr presentation youre gong to g^e Start Presentation type Ptesentation style Presentaticn optîcn; J Finis Ș; ' AC ‘ i Genera) j Corporațe j Profet* l âales / Marketing I Carnege Coach ! •Reccrnmeridng a >tiaîegy ■Corrirmjrscâttfig Bad News ’Tiâr-ing ;6r as^tor ming îession ^Certificate jBusriess Plan iFinancial OverView ȘConipany Meeting ÎErnployee Oiientation ȘGroup Home Page jCoinpany Handbook IProject overview AsJd. Remove j Cance) I . yext> g. măsurile luate în cazul în care o persoană s-a accidentat prin electrocutare. 4. Prezentare destinată calității produselor din industria textilă și pielărie - are urmă- toarea structură: a. titlul prezentării; b. definirea obiectului prezentării; stabilirea persoanelor interesate de prezentare; enunțarea unei probleme interesante pentru auditoriu; c. enumerarea factorilor care determină obținerea calității; d. definirea controlului calității produselor; e. indicatori de calitate și mijloacele de măsură și control pentru țesături; f. indicatori de calitate și mijloacele de măsură și control pentru îmbrăcăminte; g. indicatori de calitate și mijloacele de măsură și control pentru încălțăminte. 5. Prezentare destinată procesului tehnologic pentru obținerea zahărului - are următoarea structură: a. titlul prezentării. b. definirea obiectului prezentării; stabilirea persoanelor interesate de prezentare; enunțarea unei probleme interesante pentru auditoriu; c. enumerarea operațiilor pregătitoare; d. operațiile pentru extragerea sucului dulce din sfeclă; e. operațiile pentru purificarea sucului; f. operațiile pentru concentrarea în vid a sucului epurat și cristalizarea zahărului. 2. Organizarea datelor 2.1. Metode de organizare a datelor Data este un model de reprezentare a informației, accesibil calculatorului, cu care se poate opera pentru a obține noi informații. Data are o valoare, corespunzătoare tipului de dată. Datele sunt prelucrate de programe. Ele pot fi clasificate folosind mai multe criterii. criteriul valorii Constante Sunt date a căror valoare nu se modifică în timpul execuției programului. Variabile Sunt date a căror valoare se modifică în timpul execuției programului - când pot avea o valore inițială, mai multe valori intermediare și o valoare finală. criteriul producerii în fluxul informațional Tehnologia informației și a comunicațiilor 67 2.1.1. Tipuri de date 1. Tipul numeric Este folosit pentru reprezentarea informației numerice (valorile numerice reale). Pentru construirea lui se pot folosi numai cifrele de la 0 la 9, virgula, punctul, %, E, e. Litera E se folosește pentru notația științifică a numărului (de exemplu, 120.000=12x10⁴=1,2x10⁵ se poate reprezenta prin 12E4 sau 1.2E5). Prelucrările care se pot face cu acest tip de dată sunt: calculele (prelucrările aritmetice) și comparațiile. 2. Tipul șir de caractere (text) Este folosit pentru reprezentarea informației alfanumerice (a textelor - șiruri de caractere în care se pot găsi cifre, litere și semne speciale). Prelucrările care se pot face cu acest tip de dată sunt: concatenarea șirurilor de caractere (adăugarea unui șir de caractere la alt șir de caractere) și comparațiile. 3. Tipul logic Este folosit pentru reprezentarea datelor care nu pot lua decât două valori: adevărat (true) sau fals (false). Domeniul de valori al acestui tip de dată îl reprezintă mulțimea celor două constante logice. Prelucrările care se pot face cu acest tip de dată sunt prelucrările logice. 4. Tipul dată calendaristică și timp Este folosit pentru a urmări evoluția în timp a colecțiilor de date. Se recomandă pentru me- morarea datei de naștere, a datei angajării etc. 5. Tipul imagine Este folosit pentru a memora imaginile. Organizarea datelor Observatii: -> Fiecare produs software care prelucrează date are implementate diferite tipuri de date și fiecare tip de dată are caracteristici proprii de implementare. -> Pentru a asigura o mai mare flexibilitate în manipularea și stocarea datelor, sunt im- plementate subtipuri de date. Subtipurile de date diferă între ele prin modul de memorare a datelor și prin domeniul de valori. A. Tipuri de date implementate în aplicația Excel Conținutul unei celule este o dată. Nu trebuie să se expliciteze tipul datei, deoarece programul de calcul tabelar îi atribuie automat tipul, în funcție de valoare. B. Tipuri de date implementate în aplicația Access Conținutul unui câmp este o dată și pentru fiecare câmp trebuie să se expliciteze tipul datei. Tehnologia informației și a comunicațiilor 69 2.1.2. Tipuri de structuri de date 2.1.2.1. Fișierul Fișierul este un model de organizare a datelor pentru a fi memorate pe un suport extern de informație. Ele se clasifică în fișiere text și fișiere binare. Fișierul text conține numai caractere. Conținutul lui poate fi vizualizat cu ajutorul unui editor de texte (de exemplu, cu programul Notepad). Fișierele binare sunt acele fișiere al căror conținut nu poate fi vizualizat cu ajutorul unui editor de texte. Conținutul lor nu poate fi vizualizat decât cu ajutorul aplicației care l-a ceat. Fișierele executabile sunt fișiere binare. Fișierele create cu aplicațiile din setul Microsoft Office sunt și ele fișiere binare. Ele nu pot fi vizualizate decât cu aplicația care le-a creat, inclusiv fișierele document create cu aplicația Word. Fișierele document, chiar dacă se folosesc pentru a memora texte (caractere), mai conțin pe lângă acestea și alte informații: coduri pentru formatarea documentai și diverse alte obiecte (imagini, tabele, grafice etc.) 70 Organizarea datelor 2.I.2.2. Foaia de calcul Foaia de calcul este metoda de organizare a datelor sub formă de tabel. Ea este împăr- țită în coloane și rânduri. Intersecța unui rând cu o coloană se numește celulă. Celula păstrează o singură entitate de informație. Aplicația software cu care se creează și se prelucrează o foaie de calcul se numește program de calcul tabelar (de exemplu, Excel). Numărul maxim de rânduri depinde de aplicația de calcul tabelar folosită (de exemplu, în Excel 2000 numărul maxim de rânduri este 65.536). Rândurile se identifică printr-un număr unic. Numerotarea rândurilor începe cu numărul 1. Numărul maxim de coloane este 256. Coloanele se identifică printr-o literă sau o combinație de litere. Ele sunt ordonate alfabetic astfel: prima coloană se numește A, a doua se numește B și se continuă cu literele alfabetului, după care se continuă cu combinații de două litere (AA, AB, AC etc.), până la ultima coloană, care va avea numele IV. Pe rândul de sus al foii de calcul sunt afișate litere pentru antetul coloanelor, iar în partea stângă a foii de calcul sunt afișate numere pentru antetul rândurilor. Poziția unei celule în cadrul foii de calcul se identifică prin adresa celulei care este dată de numele coloanei și numărul rândului. De exemplu, cheltuielile familiei pe primul trimestru al anului pot fi organizate sub formă de tabel cu ajutorul unei foi de calcul în care, pe fiecare rând, se înregistrează un tip de cheltuială, iar în fiecare coloană - valorile pentru o lună din primul trimestru al anului. Cheltuieli ■i A B C D E F G --- 1 2 : Î3 Cheltuieli pe primul trimestru j4 | Tip cheltuieli Ianuarie Februarie Martie Total ? 5 : 1: telefon 52,60 67,80 53,70r 174,10 jo 2 întreținere ap artam ent 432,67 437,80 412,70 1.283,17 j7 □ a ut ot u ri s m 224,50 215,60 245,00r 685,10: Î8 4 energie electrica 72,60 74,50 71,io*' 218,20 !9 5 alimente 598,90 574,50 612,70^1.786,10 ho i 6 d i ve rt i s rn e nt 111,50 102,50 134,50^ 348,50 in 7 utilități 92,50 87,50 88,90^ 268,90 12 8 alte cheltuieli 72,50 88,50 94,50^ 255,60; 13 : 14 .15 : .16 i Total 1.657,77 1.648,70 1713,10*5.019.57 7: Media lunară a cheltuielilor trimestriale 1673,19 118 Media lunară a cheltuielilor pentru telefon 58,0333 !;19 j20 H < ► H \ Chelt. triml/ registru / telefon / electricii | < | [ ►in Tehnologia informației și a comunicațiilor 71 în exemplul anterior, structura de date este formată din celulele A5:E12. Rezultatele prelucrărilor se memorează astfel: totalul pe fiecare tip de cheltuială - în celulele F5:F12, totalul pe fiecare lună - în celulele C14:E14, totalul cheltuielilor - în celula F14 și media lunară a cheltuielilor - în celula F17. O foaie de calcul poate conține mai multe structuri de date, împreună cu rezultatele prelucrării lor. Datele dintr-o foaie de calcul pot fi prelucrate cu o anumită frecvență (zilnic, săptămânal, lunar etc.). Aceasta înseamnă că pe baza structurii stabilite se pot obține rezultate folosind seturi de date de intrare diferite. De exemplu, dacă s-a construit o foaie de calcul pentru a urmări stocul de materiale, structura foii de calcul va fi formată din șase coloane: denumirea materialului, unitatea de măsură, stocul la începutul perioadei (s1), cantitatea intrată (c1), cantitatea ieșită (c2) și stocul la sfârșitul perioadei (s2). Stocul la sfârșitul perioadei se calculează pe baza unei formule (s2=s1+c1-c2). Dacă se urmărește săptămânal evoluția stocurilor, foaia de calcul se va exploata la sfârșitul fiecărei săptămâni, astfel: pe baza structurii definite se vor introduce datele de intrare, obținându-se noile rezultate. 72 Organizarea datelor Registrul de lucru conține mai multe foi de calcul. De exemplu, dacă într-o evidență a unui profesor se păstrează notele și mediile la disciplina la care predă la mai multe clase, notele și mediile fiecărei clase vor fi înregistrate în foi de calcul separate (câte o foaie de calcul pentru fiecare clasă) care vor forma un registru de lucru, memorat într-un fișier numit catalog. De obicei, o foaie de calcul care conține o singură structură de date este formată din: - > Titlul tabelului. Este un text care definește conținutul structurii de date. - > Antetul tabelului. Este un rând suplimentar, situat deasupra rândurilor cu date. în fiecare celulă a acestui rând se scrie semnificația datelor de pe coloană. - > Coloana numerotată. Conține numerele de ordine ale rândurilor din tabel. Se poate construi cu ajutorul unei serii liniare, care are prima valoare 1. - > Datele introduse. Sunt valorile care se introduc de la tastatură sau se copiază dintr-o altă foaie de calcul sau chiar din alte celule ale aceleiași foi de calcul. - > Datele calculate. în aceste celule se introduc formulele de calcul. - > Informații suplimentare. Se pot adăuga după tabelul cu date. în exemplul anterior, au fost adăugate informații de genul: Media cheltuielilor pe primul trimestru sau Media cheltuielilor lunare la telefon etc. Titlul tabelului 1 Date 2 Date introduse calculate 3 ... > Coloană numerotată Total Informații suplimentare După ce s-a stabilit care va fi structura foii de calcul (titlul, numărul de rânduri și de coloane ale tabelului, conținutul celulelor - celulele pentru datele de intrare, celulele pentru datele de ieșire care se calculează cu ajutorul unei formule de calcul și celulele care vor fi completate automat cu date, folosind serii de date), se construiește foaia de calcul astfel: 1. Se creează titlul foii de calcul 2. Se creează antetul foii de calcul. 3. Dacă este cazul, se redimensionează coloanele astfel încât conținutul celulelor să încapă în coloană; 4. Se introduc datele în celule. 5. Se completează cu serii de date conținutul unor celule. 6. Se introduc formulele în celule pentru a obține datele de ieșire. 7. Dacă este cazul, se modifică conținutul unor celule. Pentru prelucrarea datelor din foaia de calcul, aplicația Excel pune la dispoziția utilizatorului următoarele instrumente: - > localizarea datelor folosind operații de filtrare sau un criteriu de comparare, - > crearea formularelor pentru introducerea datelor, - > sortarea datelor din structura de date pe baza unui criteriu definit, - > realizarea de calcule statistice și subtotaluri cu valorile din structura de date. Tehnologia informației și a comunicațiilor ^Laborator y Crearea unei structuri de date de tip foaie de calcul <; . Enunțul problemei. Se creează structura de date din foaia de calcul cu chel- a < ’ • tuielile unei familii în primul trimestru al anului, prezentată anterior. 1. Se lansează în execuție aplicația Excel. 2. Se scrie titlul foii de calcul pe rândul 1 al foii de calcul: Cheltuieli pe primul trimestru. Titlul va fi scris în coloanele A1:F1. 3, Se creează în rândul 3 antetul tabelului: pentru coloana B - Tip cheltuieli, pentru coloana C - Ianuarie, pentru coloana D - Februarie, pentru coloana E - Martie și pentru coloana F - Total. 4. Se introduc datele în blocul de celule B5:E12. Ele vor fi de tip text în coloana B și de tip numeric în restul celulelor. 5. Se completează automat coloana A cu numărul curent al cheltuielii (o serie liniară de date: 1, 2, ..., 8). 6. Se salvează foaia de calcul sub numele Cheltuieli în registrul Exemple. celulelor de pe Construiți, în registrul Exemple, un tabel cu cheltuielile lunare pentru utilități: apă, gaze și electricitate. Tabelul va avea 15 coloane: una pentru tipul utilității, 12 pentru fiecare lună, una pentru totalul pe an al cheltuielilor pentru o utilitate și una cu media anuală a cheltuielilor pentru o utilitate. Când executați operații de copiere sau de selectare a un rând, pentru a putea lucra cu toate coloanele micșorați scara de vizualizare la 50%. După ce executați operația, reveniți la scara de afișare 100%. Dați foii de calcul numele Cheltuieli anuale. a. Introduceți în celula A1 titlul tabelului: Cheltuieli anuale. b. Introduceți în rândul 2 anteturile pentru coloane. c. Introduceți în coloana A anteturile pentru rânduri. d. Formatați cu stilul bold titlul și anteturile de rânduri și coloane. e. Introduceți date în celulele B3:M5. Corectați datele introduse greșit. f. Selectați blocul de celule B3:M3 și îi atribuiți numele Apa. g. Selectați blocul de celule B4:M4 și îi atribuiți numele Gaze. h. Selectați blocul de celule B5:M5 și îi atribuiți numele Electricitate. 2.1.2.3. Tabelul Tabelul permite gruparea unor date înrudite și este format din linii și coloane. Liniile tabelului se numesc înregistrări fecords), iar coloanele se numesc câmpuri (fields). Fiecare câmp se identifică printr-un nume. Conținutul unui câmp este o dată elementară. Datele se introduc simplu, de la tastatură. Pentru fiecare câmp sunt descrise datele care vor fi memorate în el. Descrierea se face prin tipul datelor, dimensiunea lor și alte proprietăți. Aplicația software cu care se creează și se prelucrează un tabel se numește sistem de gestiune a bazelor de date (de exemplu, Access). 74 Organizarea datelor De exemplu, în tabelul Materiale se păstrează date generale despre materialele din magazie: identificatorul materialului, denumirea lui, unitatea de măsură și valoarea stocului de sigu- ranță. Câmpurile în care se păstrează aceste date se numesc id_mat, den_mat, um și stoc_s. Setul de câmpuri care se referă la același material formează o înregistrare de date. Antetul tabelului definește structura tabelului (ansamblul de câmpuri și descrierea lor) și se mai numește și înregistrare de structură. Datele sunt înregistrate în tabel prin intermediul structurii definite în înregistrarea de structură. La crearea unui tabel trebuie definită mai întâi structura tabelului (antetul tabelului), adică trebuie precizate câmpurile care îl compun, cât și caracteristicile acestora. într-un tabel nu pot exista înregistrări identice, adică două înregistrări care să aibă aceleași valori pentru toate câmpurile din înregistrare. ® Materiale : Table | Antetul = ID Denrnat UM Stocs ---i ► înregistrarea 1 Creioane buc 50 de structură 2 Pixuri buc 25 Rânduri = 3 Coli hârtie buc 200 înregistrări de 4 Mape buc 20 date 5 Clei I 20 6 Scotch buc 10 , ► (AutoNumber) Coloane = Câmpuri Pentru a putea identifica unic o înregistrare de date, se definesc în tabele chei de identificare. Cheia de identificare este formată din numărul minim de câmpuri, alese astfel încât ansamblul lor de valori să fie unic în cadrul unui tabel, pentru a permite identificarea înregistrărilor din tabel. Este posibil ca, într-un tabel, să poată fi evidențiate mai multe grupuri de câmpuri care să permită identificarea în mod unic a înregistrărilor tabelului, deci pot fi definite mai multe chei de identificare. De exemplu, în tabelul Materiale pot fi folosite două chei de identificare: id_mat și den_mat. Cheile de identificare se mai numesc și chei de indexare. în sistemul de gestiune a bazelor de date Access există următoarele subtipuri de date care pot fi folosite pentru câmpurile din tabele: Subtipuri numerice Unele subtipuri au lungime fixă, altele permit modificarea lungimii de către utilizator. în funcție de scopul pentru care au fost implementate, aceste subtipuri se grupează în: Tehnologia informației și a comunicațiilor 75 Subtip_________Scop_________________________________________________________________________ Number A fost implementat pentru memorarea numerelor care vor fi folosite în calcule matematice (de exemplu, pentru câmpul stoc de siguranță). AutoNumber A fost implementat pentru a crea identificatori (de exemplu, pentru identificatorul unui material). în acest câmp este inserată automat o valoare numerică, atunci când se adaugă o înregistrare la tabel. Valoarea atribuită câmpului este unică, astfel încât în tabel să nu existe două câmpuri cu aceeași valoare. Numărul se generează fie aleator, fie secvențial, prin incrementare cu 1. Valoarea din acest câmp nu poate fi ștearsă sau modificată. Currency A fost implementat pentru memorarea valorilor numerice exprimate în unități monetare (de exemplu, dacă într-un tabel există câmpul preț). înaintea numărului se introduce simbolul monetar ($). Poate fi folosit pentru date reale, cu o precizie de maxim 4 cifre zecimale și maxim 15 cifre pentru partea întreagă, cu valori cuprinse aproximativ în domeniul [-9x10¹⁴, 9x10¹⁴]. Este specific domeniului contabil, pentru a se preveni erorile de rotunjire. La rândul său, tipul Number folosește mai multe subtipuri de reprezentări, controlate prin dimensiunea câmpului (field size), fiecare dintre ele având un domeniu implicit de definiție: Subtip_________Domeniu implicit de definiție________________________________________________ Byte reprezentarea numerelor naturale din domeniul [0 ^255] Integer reprezentarea numerelor întregi din domeniul [-32.768 4- 32.768] Long Integer reprezentarea numerelor întregi din domeniul [-2.147.483.648 4- 2.147.483.647] Single reprezentarea cu precizie mărită (până la 7 cifre pentru partea întreagă) a numerelor reale foarte mari (până la ordinul 10³⁸) din domeniul [-3,402823x10³⁸ 4- 3,402823x10³⁸] Double reprezentarea cu precizie mărită (până la 15 cifre pentru partea întreagă) a numerelor reale foarte mari (până la ordinul 10³⁰⁸) din domeniul [-1,79769313486232x10³⁰⁸ 4-1,79769313486232x 10³⁰⁸] Subtipuri speciale Subtip_______Scop__________________________________________________________________________________ Hyperlink A fost implementat pentru stocarea în câmpurile tabelelor a șirurilor de caractere ce pot fi folosite ca o adresă către o pagină de Web (ca o hiperlegătură). Adresa de Web este formată din trei părți: textul care apare în câmp sau în control, adresa URL 76 Organizarea datelor Subtip______Scop________________________________________________________________________ a paginii, și subadresa, care este locația informației în document (de exemplu, numele unui „semn de carte” dintr-un document Word, numărul unui diapozitiv dintr-o prezentare PowerPoint sau adresa unei celule dintr-o foaie de calcul Excel). OLE Object A fost implementat pentru memorarea în câmpurile unui tabel al bazei de date a unor entități de tip document, foaie de calcul sau imagine. Lookup A fost implementat pentru a permite alegerea unei valori dintr-un alt tabel sau Wizard dintr-o listă de valori enumerate. Alegerea se face prin intermediul unui control de tip listă - sau listă combinată cu casetă de text. Observatii: 9 1. Constanta text se specifică prin mulțimea ordonată a caracterelor care compun șirul, delimitată de semnele speciale apostrof sau ghilimele. De exemplu, constanta șir de caractere Caracter se va scrie 'Caracter' sau "Caracter". Dacă se dorește scrierea constantei șir de caractere "Caracter" (care conține deja caracterele ghilimele), pentru a nu apărea confuzie în interpretare, se va scrie fie "'Caracter'" (se folosește ca delimitator apostroful), fie.....Caracter""" (se folosește pentru delimitare un grup de două ghilimele). 2. Pentru constanta de tip Date/Time se folosește ca delimitator diezul (#). între două simboluri # se scrie data calendaristică: #01/25/05# înseamnă 25 ianuarie 2005. 3. Constanta NULL se folosește pentru a indica lipsa unei date într-un câmp. 4. Nu pot fi câmpuri cheie de indexare câmpurile de tip memo, logic și special. Domeniul valorilor unei date înregistrate într-un câmp reprezintă mulțimea valorilor pe care le poate lua acea dată în procesul de prelucrare. Dacă domeniul datelor este inclus în domeniul implicit de definiție al tipului de dată, se pot defini condiții de validare a datelor care să controleze corectitudinea datelor introduse sau modificate. De exemplu, dacă data înregistrată într-un câmp poate lua ca valoare orice număr întreg cuprins între 1.000 și 30.000, se va alege pentru acel câmp tipul întreg, ca domeniu implicit de definiție al datelor, dar se vor preciza condiții de validare suplimentare, care să oblige utilizatorul să introducă în acest câmp numai date întregi pozitive din domeniul 1.000 -r 30.000. Pentru prelucrarea datelor din tabel, aplicația Access pune la dispoziția utilizatorului urmă- toarele instrumente: - > localizarea datelor folosind operații de filtrare și interogările, - » crearea formularelor pentru introducerea datelor și pentru realizarea de calcule, - > sortarea datelor din tabel pe baza unui criteriu definit, - > realizarea de calcule și subtotaluri cu valorile din tabel cu ajutorul rapoartelor. 2.1.2.4. Baza de date Baza de date este formată dintr-unul sau mai multe tabele între care se pot stabili legături numite relații. Tabelele pot fi privite ca niște containere în care se stochează o anumită categorie de informații. Separarea datelor pe categorii de informații ușurează operațiile de: -> vizualizare și actualizare a datelor din tabele cu ajutorul formularelor, -> căutarea și regăsirea informației necesare cu ajutorul interogărilor, -> analizarea și tipărirea datelor cu ajutorul rapoartelor. Pentru gestionarea datelor din baza de date, trebuie să folosiți un software numit Sistem de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD). Tehnologia informației și a comunicațiilor 77 Cheia primară (primary key) este aleasă din mulțimea cheilor de identificare, pe baza anumitor criterii, și este folosită pentru a face legătura între înregistrările mai multor tabele ale bazei de date. Cheia primară va fi folosită de sistemul de gestiune a bazelor de date pentru a identifica unic înregistrările - în procesul de căutare și regăsire a datelor. Se recomandă ca din mulțimea cheilor de identificare să se aleagă, pentru cheia primară, cheia care este formată din cele mai puține câmpuri. Cheia secundară este formată din- tr-unul sau mai multe câmpuri dintr-un tabel, care sunt folosite ca o cheie primară în alt tabel, valorile câmpurilor din cheie fiind identice în ambele tabele. Relația (relationship) este o legătură dintre un câmp (sau o combinație de câmpuri) dintr-un tabel - cheia primară - și câmpurile corespunzătoare dintr-un alt tabel - cheia secun- dară. Legătura dintre tabelele bazei de date se realizează prin mecanismul de propagare a cheilor. în tabelul sursă, tabelul de la care începe propagarea cheii (tabelul conducător), se găsește cheia primară, iar în tabelul destinație, tabelul până la care se propagă cheia (tabel condus), se găsește cheia secundară. Se spune că a avut loc propagarea cheii din tabelul sursă în tabelul destinație. Acest mecanism permite stabilirea legăturii între o înregistrare din tabelul sursă și o înregistrare din tabelul destinație. Studiu de caz Proiectarea unei baze de date. Crearea unei baze de date pentru gestionarea mișcărilor de articole dintr-o magazie Cerințe: - > Fiecare articol din magazie este identificat unic printr-un cod. Articolul mai are următoarele atribute: denumire, unitate de măsură, preț, stoc de siguranță (stocul minim necesar desfășurării procesului de producție). în funcție de tipul articolelor se mai pot adăuga și alte atribute (model, culoare, mărime etc.). - > în magazie are loc o continuă mișcare de articole: unele articole intră în magazie, altele ies din magazie. Fiecare mișcare este caracterizată de data mișcării, cantitate și valoare. în urma unei mișcări, stocul de articole se modifică și poate să ajungă sub stocul de siguranță. - > Trebuie să se cunoască în orice moment situația stocurilor din magazie și graficul mișcărilor de articole. în descrierea structurii de date a tabelelor se vor folosi pentru tipul datelor: I - integer, S - single, C - character, M - memo, D - date, T - DateTime, L - logic. în cazul în care lungimea câmpului nu este determinată de tipul datelor, se va preciza și lungimea câmpului. De exemplu, nume_m,C,30 înseamnă câmpul nume_m este de tip Character și are lungimea 30. Pentru a putea răspunde la toate aceste cerințe, baza de date va fi formată din următoarele tabele: Tabelul Materiale va trebui să conțină următoarele date (sub formă de câmpuri): - > Identificatorul materialului (cod_mat, I). Va fi folosit pentru cheia primară. - » Numele materialului (den_mat, C, 30). Deoarece pot fi cerute liste ordonate după numele materialului, acest câmp va fi cheie de indexare. -> Unitatea de măsură (um, C, 4). 78 Organizarea datelor -> Prețul (preț, S). Reprezintă prețul de cumpărare al articolului. -» Stocul de siguranță (stoc_s, I). Tabelul Mișcări va trebui să conțină următoarele date (sub formă de câmpuri): -> Identificatorul materialului (cod_mat, I). Este un număr care identifică unic articolul și este folosit pentru cheia secundară. Tipul mișcării (tip_m, C, 1). Pot fi doar două tipuri de mișcări: intrarea unui material (I) și ieșirea unui material (E). -> Cantitatea intrată (cantj, I). Reprezintă cantitatea de articole intrate. -> Cantitatea ieșită (cant_e, I). Reprezintă cantitatea de articole ieșite. -> Data mișcării (data_m, D). între tabelul Materiale și tabelul Mișcări se stabilește o relație în care tabelul conducător este tabelul Materiale, tabelul condus este tabelul Mișcări, iar câmpul de legătură este codul materialului. înainte de a începe crearea bazei de date, pentru fiecare tabel, se scriu pe hârtie proprietățile câmpurilor: Tabelul Materiale Proprietate codjnat den_mat um stoc_s preț Field Size 30 4 Integer single Input Mask >L=0 >=0 Validation Text Număr pozitiv Număr pozitiv Required da da da da Allow Zero Length nu --- --- --- Indexed cheie primară cheie de nu nu nu indexare Laborator Crearea unei structuri de date de tip bază de date Enunțul problemei. Să se creeze baza de date Materiale definită anterior. 1. Se lansează în execuție aplicația Access. 2. Se creează baza de date Materiale ■ Se alege opțiunea de meniu New Database...eFile sau se execută clic pe butonul New Database din bara de instrumente sau se apasă tastele Ctrl+N pentru a deschide caseta de dialog New. ■ Se deschide caseta la secțiunea General și se selectează pictograma Blank Database, după care se execută clic pe butonul OK. ■ Se deschide caseta de dialog File New Database. Se alege din lista Save in dosarul în care va fi salvat fișierul bază de date. Se alege din lista ascunsă Save Tehnologia informației și a comunicațiilor 79 as țype articolul Microsoft Access Databases (tipul fișierului care se creează). Se scrie în caseta de text File name numele fișierului - Materiale. ■ Se acționează butonul Create. Se deschide fereastra document a bazei de date create. Ea este un container vid, care nu conține niciun obiect. 3. Se creează tabelul Materiale ■ Se alege opțiunea de meniu Țableelnsert pentru a deschide caseta de dialog New Table. ■ Se alege din listă articolul Design View. Se deschide o fereastră document pentru tabel, în modul de vizualizare proiectare obiect. ■ Se adaugă la tabel câmpurile cod_mat, den_mat, um, stoc_s și preț. Se stabilesc pentru aceste câmpuri tipul datelor și proprietățile precizate în tabel (mai puțin condițiile de validare). Pentru cheile de indexare, pentru ambele câmpuri, cod_mat și den_mat, se alege articolul Yes (No duplicates). ■ Se stabilește cheia primară pentru câmpul cod_mat. Se deschide caseta de dialog Indexes executând clic pe butonul Indexes din bara de instrumente. în zona indecșilor sunt afișate două chei de indexare, cod_mat și den_mat, care folosesc pentru indexare câmpul cod_mat, respectiv den_mat. Se selectează indexul cod_mat și, din zona de proprietăți a indecșilor, se selectează din lista Primary articolul Yes. Se închide caseta de dialog. ■ Se salvează structura tabelului. în caseta de dialog Save As se scrie în caseta de text Table Name numele tabelului: Materiale. 4. Se adaugă înregistrări cu date în tabelul Materiale ■ Se trece în modul de vizualizare foaie de date. (Datasheet View). Este afișat tabelul fără înregistrări. ■ Se introduc valorile în câmpuri pentru fiecare înregistrare care se adaugă la tabel. ■ Se salvează tabelul. o Proiectați și construiți tabelul Mișcări. Câmpul cod_mat fiind cheie se- I [ISii cundară, acceptă aceeași valoare pentru mai multe înregistrări - Yes (Duplicates OK). [ww] 5. Se stabilește legătura între cele două tabele Toate operațiile cu relațiile dintre tabele se execută în fereastra document a relațiilor (Relationships), care se deschide cu opțiunea de meniu Relationships...eTools sau executând clic pe butonul Relationships din bara de instrumente. în această fereastră do- cument se pot vedea toate tabelele din baza de date și relațiile dintre ele - sau numai anu- mite tabele, cu relațiile dintre ele. în bara de instrumente sunt afișate | | ; butoanele specifice operațiilor din această fereastră document: - 2 j 4 1 Show Table Deschide o casetă de dialog prin intermediul căreia puteți alege tabelele pe care vreți să le vizualizați în fereastra document. 2 Show Direct Afișează numai tabelele legate de tabelul selectat. 3 Show AII Afișează toate tabelele din baza de date și relațiile dintre ele. 4 Clear Layout Anulează afișarea tabelelor și a relațiilor (ele însă nu vor fi șterse din baza de date) 80 Organizarea datelor ■ Se deschide fereastra relațiilor cu opțiunea de meniu Relationships...e Țools sau executând clic pe butonul Relationships din bara de instru- mente. Inițial, în această fereastră nu este afișat niciun tabel și se deschide caseta de dialog Show Table pentru a adăuga tabele în fereastră. Se selectează pe rând din listă fiecare tabel și se acționează butonul Add. După ce s-au adăugat tabelele în fereastră se închide caseta de dialog executând clic pe butonul Close. ■ Fiecare tabel este afișat sub for- ma unei casete care conține o bară de titlu care afișează nume- le tabelului și o listă cu câmpurile din tabel (dacă în listă nu sunt afișate toate câmpurile, se poate folosi bara de derulare pentru a derula conținutul listei). Câmpul folosit pentru cheia primară este scris cu caractere mai îngroșate. ■ Se pot rearanja tabelele afișate Relationships Den jnat UM StOC_5 Preț codjnat tipjn cantj cant.e dâtcfJTl < în fereastră astfel încât să se vadă bine relațiile dintre ele, astfel: se indică bara de titlu a tabelului și se glisează caseta în noua poziție. Se poate redimensiona fiecare casetă, astfel: se indică una dintre marginile casetei și se glisează această margine în sensul dorit (se mărește sau se micșorează dimensiunea casetei). Edit Relationships 19 ■ Se creează relația între tabele, astfel: în tabelul conducător (Materiale) se execută clic pe cheia primară, se glisează cu mouse-ul cheia primară până la cheia secundară din tabelul con- dus (Mișcări) și se eliberează butonul mouse-ului. ■ Se deschide caseta de dialog Relationships, prin intermediul căreia se stabilesc proprietățile relației. în caseta de dialog este afișată o listă cu cu câmpurile din tabelul conducător și tabelul con- dus - din care se pot alege câmpurile prin intermediul cărora se stabilește relația dintre tabele (în exemplu, relația s-a stabilit între tabelul conducător Materiale și tabelul condus Mișcări, prin intermediul câmpurilor cod_mat, care în tabelul Materiale este cheie primară, iar în tabelul Mișcări este cheie secundară. în partea inferioară a casetei de dialog este afișat tipul relației (Relationship Type). în exemplu, relația este Relationship Type; i One-To-Many Tehnologia informației și a comunicațiilor 81 de tipul una-la-mai-multe (One-to-Many), adică o înregistrare din tabelul conducător este legată de mai multe înregistrări din tabelul condus. ■ Pentru ca Access să asigure integritatea referențială, se activează comutatorul Enforce Referențial Integrity. Pentru a stabili metoda folosită pentru asigurarea integrității referențiale, șe folosesc comutatoarele Cascade Update Related Fields (pentru modificarea valorii câmpurilor cheie) și Cascade Delete Related Records (pentru ștergerea înregistrărilor). Dacă se activează aceste comutatoare, metoda folosită va fi de actualizare, respectiv, de ștergere în cascadă (adică, executarea aceleiași operații și asupra înregistrărilor din tabelul condus care au valoarea cheii secundare egală cu valoarea cheii primare); altfel, metoda va fi de actualizare, res- pectiv de ștergere restricționată (adică, nu se execută operația dacă în tabelul con- dus există cel puțin o cheie secundară care are valoarea egală cu cea a cheii primare). ■ Dacă s-au introdus date în cele două tabele, înainte de a stabili legătura dintre ele, este posibil ca mulțimea valorilor cheii secun- dare să nu fie inclusă în mulțimea valorilor cheii primare. în acest caz, se execută clic pe butonul Join Type.... Se deschide caseta de dialog Join Properties, care conține un grup de butoane radio, pentru a stabili ce înregistrări se păstrează din cele două tabele, astfel încât să poată fi asigurată integritatea referențială: 1 - numai înregistrările din cele două tabele pentru care mulțimea valorilor cheii primare este egală cu mulțimea valorilor cheii secundare, 2 - toate înregistrările din tabelul conducător, iar în tabelul condus numai înregistrările pentru care mulțimea valorilor cheii secundare este inclusă în mulțimea valorilor cheii primare, 3 - toate înregis- trările din tabelul condus, iar în tabelul conducător numai înregistrările pentru care mulțimea valorilor cheii primare este inclusă în mulțimea valorilor cheii secundare. Proiectați și construiți o bază de date Catalog pentru evidența notelor și a mediilor elevilor dintr-o clasă - la disciplina Tehnologia informației și a comunicațiilor. Cerințele sunt: -> Fiecare elev este identificat unic prin numărul de la catalog. Elevul mai are următoarele atribute: nume și prenume, număr matricol, data nașterii, locul nașterii, adresa și numărul de telefon. - > în timpul anului elevul primește cel puțin trei note într-un semestru. - > Trebuie să se cunoască la terminarea unui semestru mediile elevilor, iar la terminarea anului școlar - media anuală. Pentru realizarea miniproiectului se va lucra în echipă. Miniproiectul trebuie să conțină: - > prezentarea noțiunilor teoretice folosite; structura fiecărui tabel din baza de date și proprietățile fiecărui câmp din tabele; - > relația dintre tabele (cu justificarea modului în care s-a stabilit relația); - > realizarea practică a bazei de date, care va conține informații despre 10 elevi, fiecare elev având cel puțin trei note. 82 Organizarea datelor 2.1.2.5. Lista Lista este o colecție de rânduri dintr-o foaie de calcul care conține date elementare legate între ele și care este tratată ca un tabel dintr-o bază de date și un set de date dintr-o foaie de calcul. - > Coloanele din listă sunt considerate câmpurile tabelului din baza de date. - > Etichetele coloanelor din listă sunt considerate numele câmpurilor din tabelul bazei de date (acest rând poate fi comparat cu înregistrarea de structură din tabelul bazei de date). - > Fiecare rând din listă este considerat o înregistrare din tabelul bazei de date. De exemplu, o colecție de nume de persoane de contact și numerele lor de telefon poate fi organizată ca o listă. Asupra elementelor listei pot fi folosite operații caracteristice pentru administrarea și ana- lizarea datelor din bazele de date relaționale, cum sunt: - > sortarea înregistrărilor din listă, - > filtrarea înregistrărilor din listă, - » localizarea înregistrărilor folosind operații de filtrare sau un criteriu de căutare, - > calculele statistice și subtotaluri cu valorile câmpurilor din listă, - > folosirea unor formulare pentru macheta datelor de intrare. Pentru ca Excel să trateze lista ca pe un tabel dintr-o bază de date relațională și nu ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul, trebuie respectate următoarele reguli: 1. Nu se construiește într-o foaie de calcul decât o singură listă, deoarece unele facili- tăți pentru administrarea listelor (cum este, de exemplu, operația de filtrare) nu pot folosi la un moment dat decât o singură listă. 2. Dacă în foaia de calcul mai există și alte date, trebuie să se lase liber cel puțin un rând între listă și aceste date, pentru ca Excel să poată detecta și selecta ușor lista atunci când se execută operații de sortare, filtrare și inserare de formule pentru calcule statistice sau de subtotaluri. 3. Nu se inserează rânduri și coloane libere în interiorul listei, deoarece Excel folosește acest mecanism pentru a delimita lista de restul foii de calcul. 4. Etichetele coloanelor se scriu în primul rând al listei, astfel încât Excel să le poată recunoaște ca nume de câmpuri pe care să le folosească apoi la operațiile de căutare și organizare a datelor și la crearea rapoartelor. 5. Celulele dintr-o coloană trebuie să conțină informații de același tip, la fel ca și câmpurile dintr-un tabel al bazei de date. De exemplu, dacă există o coloană cu numele Data nașterii, toate celulele din acea coloană a listei trebuie să conțină o dată de tip dată calendaristică în care să se păstreze data nașterii. Pentru a avea o flexibilitate cât mai mare în exploatare (în special, în operațiile de căutare și de filtrare), este bine să se descompună datele cât mai mult. De exemplu, dacă trebuie să se înregistreze în listă numele și prenumele unor persoane, se creează un câmp pentru nume și unul pentru prenume. Dacă va trebui să se caute în lista respectivă o persoană după diferite ele- mente ale adresei (de exemplu, numele străzii și numărul blocului), este bine să se des- compună și adresa în mai multe câmpuri: stradă, număr, bloc, scară, etaj, apartament. Tehnologia informației și a comunicațiilor 83 6. Se folosește o formatare diferită pentru etichetele coloanelor (font, dimensiune și stil pentru caractere, bordură și model sau umbră pentru fundal) față de cea folosită pentru datele din listă. 7. Pentru a separa etichetele coloanelor de date, se folosesc borduri pentru celule - și nu rânduri libere sau linii punctate. 8. Nu se inserează spații la începutul celulei, deoarece ele vor afecta operația de sortare. 9. Nu se pun datele importante la dreapta sau la stânga listei, deoarece este posibil ca ele să fie ascunse atunci când este filtrată lista. 10. Este bine să se folosească o coloană pentru numerotarea înregistrărilor din listă. Această coloană va fi similară cu câmpul în care se păstrează numărul înregistrării dintr-un tabel al bazei de date, folosit în exploatarea tabelului la localizarea înregistră- rilor și care, în cazul unui sistem de gestiune a bazelor de date, este adăugat automat de acesta. Acest câmp este foarte util în listă, atunci când în urma unei operații de sortare nu s-a obținut rezultatul dorit. Se va folosi câmpul cu numărul înregistrării pentru a reface aranjarea inițială a înregistrărilor în listă. 11. Se plasează câmpul cel mai folosit din listă în prima coloană. Excel tratează lista ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul obișnuită, până când se selectează una dintre opțiunile meniului Data. Prin opțiunile acestui meniu el va trata lista ca pe un tabel dintr-o bază de date relațională. Se poate simula lucrul cu o bază de date folosind produsul de calcul tabelar Excel, astfel: 1. Se definesc tabelele sub formă de liste în mai multe foi de calcul din același registru sau din registre diferite. 2. Se stabilește legătura între aceste liste, folosind referirea tridimensională. Prin referirea tridimensională, datele dintr-o listă aflată într-o altă foaie de calcul se identifică precedând adresa celulelor cu numele foii de calcul. Separarea celor două elemente de adresare se face cu semnul !. De exemplu, AgendalNume se referă la coloana Nume din foaia de calcul Agenda. Laborator Crearea unei structuri de date de tip listă Enunțul problemei. Se creează o listă ce conține dale despre prieteni: număr curent (N,2,0), nume (C,15), prenume (C\15), număr telefon (C,13), data nașterii (D), localitate (C,15), cod județ (C,2), cod țară (C,2), adresă (C,30). Lista se creează în foaia de calcul cu numele Agenda, în registrul de calcul Personal. 1. Se lansează în execuție aplicația Excel. Se atribuie foii de calcul curente numele Agenda și se salvează registrul de calcul cu numele Personal. 2. Se definește structura de câmpuri a listei ■ Se scriu, pe rând, etichetele coloanelor, care vor fi tratate ca nume de câmpuri, astfel: se lasă primul rând din foaia de calcul liber și se scriu pe al doilea rând, în celulele A2, B2, C2, D2, E2, F2, G2, H2 și I2, în ordine, numele câmpurilor: Număr, Nume, Prenume, Număr telefon, Data nașterii, Localitate, Cod județ, Cod tara și Adresa. ■ Se formatează numele de câmpuri astfel: font Arial, corp de 12, stil îngroșat, fond gri 30%. 84 Organizarea datelor 3. Se adaugă la listă înregistrările cu date ■ înregistrările de date încep imediat din rândul 3, fără să se lase un rând liber care să delimiteze înregistrarea de structură de înregistrările de date. Se pot introduce datele din înregistrări direct în celulele foii de calcul sau, pentru a ușura munca, se poate folosi formularul de introducere a datelor. Rândul 2 al foii de calcul conține etichetele coloanelor (numele câmpurilor). TF 5 r T Nume Prenume Număr telefon Data nasterii Localitate Mitul» 01 ~IZMăS București M.'ilia rșj | uș.'șșoi CU'X-âS C'.'iiștunta Cod județ Cod tara Ad resa n. înregistrările cu date din listă. Agenda Număr: Str. n>. Formularul pentru date conține casete de text pentru intro- ducerea datelor. Etichetele lor sunt numele câmpurilor. Nu&e: Prenume: |lonescu [Mărie Nurn§r telefon: 1 676901 Data nașterii: Localitate: Cod județ: p/yisss |cori$tanta Numele foii de calcul în care se găsește lista. 8 Se folosesc declanșatoarele formularului pentru a administra datele din listă. Cod tara: [str . Mang^ Adresa: După ce s-a introdus prima înregistrare de date se pot stabili diferite condiții de validare pentru datele din câmpuri. De exemplu, pentru data din câmpul Număr se poate alege condiția ca să fie un număr întreg cuprins între 1 și 99, pentru datele din câmpurile Nume, Prenume și Localitate să fie șiruri de caractere cu lungimea de maxim 15 caractere, iar pentru datele din câmpurile Cod județ și Cod tara să fie șiruri de caractere cu lungimea de maxim 2 caractere, pentru datele din câmpul Număr telefon să fie șir de caractere cu lungimea de maxim 13 caractere, iar pentru data din câmpul Data nașterii să fie de tip dată calendaristică. 4. Se stabilesc condiții de validare a datelor. J ■ Se selectează câmpul pentru care se dorește să se stabilească condițiile de validare. Se alege opțiunea de meniu Validation...eData cu care se deschide caseta de dia- log Data Validation. Se deschide secțiunea Settings și se stabilesc condițiile de validare. ■ Se deschide secțiunea input Message și se stabilește dacă va fi afișat un mesaj de informare despre datele din câmp atunci când se selectează celula. în caseta de text Țitle se scrie titlul mesajului (de exemplu, Atentie!), iar în caseta de text jnput message se scrie mesajul propriu-zis (de exemplu, Scrieți un număr intreg). Șirul de caractere nu trebuie să aibă mai mult de 255 de caractere. Se activează comutatorul Show input message when cell is selected, dacă se dorește să fie afișat mesajul când este selectată celula. Tehnologia informației și a comunicațiilor 85 ■ Se deschide secțiunea Error Alert pentru a stabili cum se va face avertizarea când nu se introduc date valide. Mesajul de avertizare va fi afișat într-o casetă de dialog cu declanșatoare. în caseta de text Title se scrie titlul casetei de avertizare (de exemplu, Eroare), iar în caseta de text Error message, se scrie mesajul care va fi afișat în casetă (de exemplu, Nu ati scris un număr intreg). Șirul de caractere nu trebuie să aibă mai mult de 255 de caractere. Din lista ascunsă Style se alege modul în care se va face avertizarea: Stop (nu se acceptă datele introduse - caseta de dialog are două declanșatoare: Retry, pentru a relua introducerea datelor, și Cancel), Warning (se atenționează numai - caseta de dialog afișează mesajul Continue? și trei declanșatoare Yes pentru acceptarea datelor introduse, No pentru neacceptarea lor și Cancel), Information (numai se informează - caseta de dialog conține două declanșatoare: OK, pentru acceptarea datelor introduse, și Cancel). Data Validat ion ° Settings | Input Message ) Error Alert | Validata criteria f" Appiy these changes to all other cete with the same settings Clear AII j Secțiunea Settings conține controale prin care se stabilesc condițiile de validare a datei. Din lista ascunsă Allow se alege tipul datei. De exemplu, se alege pentru tipul numeric întreg articolul Whole number. Din lista ascunsă Data se alege criteriul de validare. De exemplu, pentru data numerică se alege articolul between deoarece va avea valori între o valoa- re minimă și. o.valoare maximă, adică valoarea ei va fi mai mare decât valoarea scrisă în case- ta de editare Minimum (>=1) și mai mică decât valoarea scrisă în caseta de editare Maximum (<=99). Se activează comutatorul Appiy these changes to all cells with the same settings,' dacă se dorește ca validarea să acționeze asupra tuturor datelor din același câmp. ■ După ce s-au stabilit condițiile de validare pentru datele dintr-o celulă a câmpului, se selectează mai multe celule din coloana câmpului în care urmează să se introducă date și se alege opțiunea Validation...eData. Caseta de dialog care se deschide informează că celelalte celule ale câmpului nu au definite condițiile de validare. Se acționează declanșatorul Yes. Se deschide caseta de dialog Data Validation care conține condițiile de validare definite. Se confirmă că se dorește extinderea lor și asupra celorlalte celule din câmp - prin acționarea declanșatorului OK. 5. Se folosește formularul de date pentru a întreține lista. Există formular pentru introducerea datelor în înregistrările unei liste, care ajută la deplasarea la datele care trebuie modificate. Formularul poate afișa la un moment dat maxim 32 de câmpuri din listă. înainte de a deschide formularul de date este obligatoriu să se definească înregis- trarea de structură care conține numele câmpurilor (etichetele coloanelor) deoarece nu- mele de câmpuri vor fi folosite ca etichete pentru casetele de introducere date din formular. Pentru a deschide formularul de date se selectează o celulă din listă și se alege opțiunea de meniu Form...eData. Titlul formularului va fi numele foii de calcul în care se găsește lista (în exemplu, Agenda). Operațiile de întreținere a listei se execută astfel: Se adaugă înregistrări de date la listă: ■ Se execută clic pe butonul New. 86 Organizarea datelor ■ Se introduc datele în zonele de editare. Pentru deplasare la următoarea casetă de introducere date se apasă tasta Tab, iar pentru a reveni la caseta precedentă se apasă tastele Shift+Tab. Dacă se adaugă o înregistrare care conține o formulă de calcul, rezultatul formulei se va vedea după ce a fost adăugată înregistrarea la listă și nu după ce s-a completat câmpul. ■ După ce s-au completat toate câmpurile de date, se apasă tasta Enter pentru a adăuga o nouă înregistrare sau se acționează declanșatorul Close pentru a închide formularul. Se caută o înregistrare de date folosind elementele de control ale formularului: Pe marginea dreaptă a casetelor pentru introducerea datelor există o bară de derulare care permite deplasarea printre înregistrări. Dacă se execută clic pe săgețile de la capătul barei, deplasarea se face la înregistrarea precedentă în cazul săgeții în sus (echivalent cu acționarea declanșatorului Find Prev din formular sau cu apăsarea tastei î) și la înregistrarea următoare în cazul săgeții în jos (echivalent cu acționarea declanșatorului Find Next din formular sau cu apăsarea tastei >k). Dacă se execută clic pe bară între cursor și săgeată deplasarea se va face cu 10 înregistrări în sensul săgeții (echivalent cu apăsarea tastei PageUp, respectiv PageDown). Se modifică înregistrări de date din listă: ■ Se caută înregistrarea în listă folosind una dintre metodele prezentate anterior. ■ Dacă un câmp conține o formulă de calcul el va fi afișat ca o etichetă și nu ca o casetă de text. Se deplasează cursorul în câmpul care trebuie modificat, folosind tasta 7«.b, respectiv tastele Shift+Tab. ■ Se scrie noua valoare. Dacă se dorește refacerea vechii valori a câmpului se acționează declanșatorul Restore. Se șterg înregistrări de date din listă: ■ Se caută înregistrarea în listă folosind una dintre metodele prezentate anterior. ■ Se verifică dacă aceasta este înregistrarea care trebuie ștearsă, deoarece dacă se șterge o înregistrare nu se mai poate reface. ■ Se acționează declanșatorul Delete. 6. Se inserează înregistrări în listă. Folosind formularul pentru introducerea datelor nu pot fi adăugate înregistrări noi decât la sfârșitul listei. Dacă se dorește inserarea înregistrării în interiorul listei se procedează astfel: ■ Se poziționează selectorul pe rândul în care trebuie inserată noua înregistrare. ■ Se inserează o înregistrare vidă cu opțiunea de meniu Rowselnsert. ■ Se completează cu date câmpurile (celulele) noii înregistrări. 6. Se salvează foaia de calcul. 1. Adăugați la lista Agenda un câmp pentru adresa de poștă electronică. Completați cu valori acest câmp. 2. Stabiliți structura de câmpuri a unei liste în care se păstrează date despre personalul din departamentul vânzări al unei firme. Personalul este răspândit în mai multe localități din țară. Lista trebuie să conțină următoarele date: identificatorul persoanei, numele, prenumele, numărul de telefon, adresa, localitatea, cantitatea valorică a vânzărilor în luna în curs. Creați lista. Intro- duceți 10 înregistrări în listă. Dați acestei liste numele Vanzari. 3. Prelucrarea datelor 3.1. Resurse pentru prelucrarea datelor Toate aceste resurse se folosesc cu scopul de a produce informații într-un sistem infor- matic, prin prelucrarea datelor păstrate în colecțiile de date. Operatorii și funcțiile se folosesc pentru prelucrări mai simple ale datelor, iar instrumentele și tehnicile software sunt necesare pentru prelucrări mai complexe. Fiecare aplicație din setul Microsoft Offfice are implementate propriile sale resurse pentru prelucrarea datelor. De exemplu, aplicația Word are facilitatea de a organiza informațiile sub formă de tabele. Pentru prelucrarea datelor numerice organizate în tabele, ea are implementate urmă- toarele resurse: - » operatori (se pot face calcule numerice cu aceste date), - > funcții (se pot aduna datele numerice dintr-o coloană, adică se poate folosi funcția sum() pentru a prelucra datele) și - » instrumente software (sortarea datelor dintr-o coloană, după un criteriu de ordonare precizat, sau prezentarea informației numerice cu ajutorul graficelor, pentru analiza comparativă a unor seturi de date). 88 Prelucrarea datelor 3.2. Operatori Operatori Sunt simboluri sau cuvinte cheie prin care se reprezintă operațiile care se execută cu operanzii dintr-o expresie. V Aritmetici Relaționali Text Logici Se aplică pe date numerice și produc rezultate numerice. Se aplică pe date numerice și șiruri de caractere și produc rezultate logice. Se aplică pe șiruri de carac- tere și produc rezultate de tip șir de caractere. Se aplică pe date logice și produc rezultate logice. Fiecare aplicație care permite prelucrarea datelor dispune de propriul set de operatori. Unul dintre avantajele foilor de calcul îl reprezintă manipularea datelor prin intermediul formulelor. Formula este o combinație de operanzi, operatori matematici, relaționali sau logici și funcții. Formula este precedată de semnul =. Operanzii pot fi constante și/sau datele din anumite celule, identificate prin adresele lor (referiri la celule). De exemplu, dacă în celula C8 este inserată formula = C6+C7, înseamnă că la valoarea din celula C6 se adaugă valoarea din celula C7, iar rezultatul expresiei este afișat în celula C8. Tehnologia informației și a comunicațiilor 89 Laborator Folosirea operatorilor pentru prelucrarea datelor Enunțul problemei. Să se calculeze rentabilitatea activităților de producție a trei agenți economici. Se vor folosi datele de intrare din tabelul de mai jos. 4 |...................A........... j ........b.........j C.................j ..............D.............J ....................E............................ I Agent Preț de Cost de Profit Rentabilitate 2 economic vânzare producție 3 A i 75.000 65.000 i : 10.000 15,38 I 4 B i 65.000 58.000. î ; 7.000 12,07 T 5 C j 90.000 75 000 i : 15.000 20,00 j 6 ..............<.....■■ - - > ......... -............................ Date de intrare Date de ieșire 1. Se lansează în execuție aplicația Excel. Se atribuie foii de calcul curente numele Rentabilitate și se salvează registrul de calcul cu numele Analize economice. 2. Se definește structura foii de calcul (antetul coloanelor și al rândurilor și formatarea celulelor). 3. Se introduc datele de intrare în celulele B3:C5. 4. Se introduce în celula D3 formula de calcul =B3-C3. Se copiază formula de calcul în celulele D4:D5. 5. Se introduce în celula E3 formula de calcul =(D3/C3)*100. Se copiază formula de calcul în celulele D4:D5. Construiți un registru pentru încasări și plăți care va conține următoarele coloane: Nr. crt., Dată, Tip document, Număr document, Descriere operație, Plată, încasare și Sold. Scrieți titlul pe primul rând, antetul pe rândul 2 și datele începând cu rândul 4. Formatați antetul tabelului astfel încât denumirile de coloană să fie scrise, acolo unde este cazul, pe două rânduri, pentru a fi vizibile. Aplicați stilul îngroșat titlului și antetului de tabel. Completați automat coloana Nr. crt. cu o serie liniară de date. în celula H3 (coloana soldului) intro- duceți valoarea 0. Scrieți în celula H4 formula pentru calculul soldului: H3+G4-F4. Copiați această formulă în toate celulele din coloana soldului. Aplicați o formatare condiționată celulelor pentru care soldul este negativ (stilul îngroșat și culoarea roșu pentru caractere). Indicație. Pentru aplicarea formatării condiționate se procedează astfel: ■ Se selectează celulele pentru care se aplică formatarea condiționată (blocul de celule din coloana H, începând cu celula H4). ■ Se alege opțiunea de meniu Condiționai Formatting...e Format. Se deschide caseta de dialog Condițional Formatting. Prin intermediul controalelor din această casetă de dialog se construiește criteriul pe care trebuie să-l îndeplinească datele pentru a fi formatate. ■ Se folosesc controalele din zona Condition 1 pentru a construi condiția. Se alege din lista ascunsă modul în care este construită condiția - pe baza valorilor din celule (Cell Value Is), se alege din a doua listă ascunsă operatorul relațional less than (<) și se scrie în caseta de text valoarea 0. 90 Prelucrarea datelor Se acționează declanșatorul Format... și, prin intermediul controalelor din caseta de dialog Format Cells, se stabilește formatarea: stilul bold și culoarea roșu. Condițional Formatting , Condition 1 : |tess than Preview of format to use when condition is true: AaBbCcYyZz ■ Se închide caseta de dialog executând clic pe butonul OK. Un alt avantaj al folosirii operatorilor îl reprezintă localizarea unei înregistrări din listă folosind un criteriu de căutare. Criteriul de căutare se construiește cu unul sau mai multe câmpuri și se bazează pe operația de comparare a valorii câmpului din înregistrare cu o valoare precizată. Criteriul de căutare poate folosi texte, numere, date calendaristice sau date logice. Impli- cit, se consideră operația de egalitate (=). Dacă se folosește în criteriu un singur câmp, condiția logică pe care trebuie să o îndeplinească înregistrarea căutată este câmp = valoare, unde câmp reprezintă valoarea câmpului identificat prin antetul coloanei. Dacă în criteriu se folosesc mai multe câmpuri (de exemplu, trei câmpuri), condiția logică pe care trebuie să o îndeplinească înregistrarea căutată este: câmpl = valoarel and câmp2 = valoare2 and câmp3 = valoare3 în procesul de căutare, programul nu face deosebirea între literele mari și literele mici. La construirea criteriului trebuie respectate următoarele reguli: -> Atunci când valoarea câmpului este de tip șir de caractere, programul va căuta toate înregistrările în care câmpul începe cu acel șir de caractere. De exemplu, dacă se folosește criteriul de căutare Nume="lon", vor fi căutate toate înregistrările în care câmpul Nume începe cu șirul de caractere Ion: Ion, loncea, loneacu etc. Dacă se dorește să fie localizate numai persoanele care au numele Ion, criteriu de căutare va fi Nume="-lon", iar în general se folosește criteriul: Nume_câmp="=șir, e caractere". -> Atunci când valoarea câmpului este de tip șir de caractere, se pot folos, i caractere de înlocuire, care înlocuiesc un caracter (caracterul ?) sau un grup de caractere (caracterul *) în poziția în care a fost scris. Dacă într-un șir de caractere se dorește folosirea acestor caractere speciale fără să li se atribuie sensul de caractere de înlocuire, se scrie înaintea lor caracterul tilda (~). De exemplu, prin criteriul de căutare Prenume=Mari* se vor căuta toate înregistrările în care prenumele începe cu șirul de caractere Mari (Maria, Marina, Marilena, Marian, Mariana etc.), iar prin criteriul de căutare Prenume^Mari?, se vor căuta toate înregistrările în care prenumele are cinci caractere și primele patru sunt Mari (Maria, Marin). -> Atunci când valoarea câmpului este de tip numeric, se poate folosi în criteriu o plajă de valori determinată cu ajutorul operatorilor de decidere (=, <>, <, >, <=, >=). De exemplu, dacă se caută o înregistrare care are numărul mai mare de 10, se va folosi criteriul Număr >10. Se pot folosi operatorii relaționali și pentru date de tip șir de Tehnologia informației și a comunicațiilor 91 caractere (de exemplu, dacă se folosește criteriul de căutare Prenume<>"Maria", vor fi localizate persoanele care nu au prenumele Maria) sau pentru date calendaristice (de exemplu, dacă se folosește criteriul data nașterii >= 01/01/89, vor fi localizate persoa- nele care s-au născut după 1 ianuarie 1989). Dacă se dorește costruirea unei condiții multiple pentru un câmp, adică o condiție care să conțină mai mult de două condiții simple (de exemplu, se caută în agendă numai persoanele care locuiesc în trei localități precizate) se va folosi un criteriu de filtrare avansat. El se folosește în următoarele cazuri: - > Este necesar să se aplice o condiție multiplă unei coloane. - > Sunt necesare mai multe condiții multiple care trebuie aplicate mai multor coloane. - > Sunt necesare condiții descrise cu formule de calcul. Pentru a putea folosi acest mecanism, sunt necesare cel puțin trei rânduri libere înainte de prima înregistrare a listei. Aceste rânduri vor fi folosite pentru construirea criteriului de filtrare și formează împreună zona criteriilor de filtrare. Când se stabilește numărul de rânduri care se atribuie acestei zone, se ține cont că este nevoie de un rând pentru înregistrarea de structură (antetul listei) și de câte un rând pentru fiecare condiție simplă care se impune unui câmp. De exemplu, dacă se știe că la un moment dat se caută persoanele din trei localități, criteriul de filtrare pentru acest câmp va fi compus din trei condiții simple (trei operații de comparare de tipul câmp localitate = nume localitate), deci sunt necesare 4 rânduri. Pentru definirea criteriului trebuie să se țină cont că datele scrise pe o coloană sunt legate de operatorul logic or, iar cele scrise pe același rând sunt legate de operatorul logic and. De exemplu: 1. Dacă în zona criteriului se scriu în coloana câmpului Localitate trei nume de localități, criteriul de filtrare va fi descris prin condiția: localitate = "lași" or localitate = "Cluj" or localitate = "Constanta" Semnificația criteriului este: vor fi afișate înregistrările care conțin șirul de caractere lași sau Cluj sau Constanta în coloana Localitate (adică sunt afișate toate persoanele care locuiesc în orașele lași, Cluj și Constanta). Localitate lași______ Cluj Constanta 2. Dacă în zona criteriului se scriu pe același rând câte un șir de caractere în coloanele câmpurilor Ni.me, Prenume și Localitate, criteriul de fi’trare va fi descris prin condiția: Nume Prenume Localitate Andronescu Ana lași nume = "Andronescu" and prenume = "Ana" and localitate = "lași" Semnificația criteriului este: vor fi afișate înregistrările care conțin șirul de caractere Andronescu în coloana Nume și șirul de caractere Ana în coloana Prenume și șirul de caractere lași în coloana Localitate (adică este afișată persoana Andronescu Ana care locuiește în lași). 3. Dacă în zona criteriului se scriu pe rânduri diferite câte un șir de caractere în coloa- nele câmpurilor Nume, Prenume și Locali- tate, criteriul de filtrare va fi descris prin con- diția: Nume Prenume Localitate Andronescu Ana lași nume = "Andronescu" or prenume = "Ana" or localitate = "lași" Prelucrarea datelor Semnificația criteriului este: vor fi afișate înregistrările care conțin șirul de caractere Andronescu în coloana Nume sau șirul de caractere Ana în coloana Prenume sau șirul de caractere lași în coloana Localitate (adică sunt afișate persoanele cu numele Andronescu și persoanele cu prenumele Ana și persoanele care locuiesc în lași). 4. Dacă în zona criteriului se scrie, pe rânduri diferite, câte un șir de caractere în fiecare coloană a câmpurilor Nume și Localitate, criteriul de filtrare va fi descris prin condiția: (nume = "Andronescu" and localitate = "lași") or (nume = "Popescu" and localitate = "Cluj") Semnificația criteriului este: vor fi afișate înregistrările care conțin șirul de caractere Andronescu în coloana Nume și șirul de caractere lași în coloana Localitate sau șirul de caractere Popescu în coloana Nume și șirul de caractere Cluj în coloana Localitate (adică sunt afișate persoanele cu numele Andronescu din lași și cele cu numele Popescu din Cluj). Nume Localitate Andronescu lași Popescu Cluj Laborator Folosirea operatorilor logici și relaționali pentru prelucrarea datelor Enunțul problemei. Să se construiască criterii de căutare pentru a găsi în lista •. , Agenda anumite înregistrări. 1. Se lansează în execuție aplicația Excel. Se deschide lista Agenda. .2. Se construiește un criteriu simplu de filtrare Se caută persoanele născute în anul 1983. Trebuie precizată condiția de filtrare: data nașterii >= 01/01/83 and data nașterii < 01/01/84 ■ Se selectează toate înregistrările din listă, inclusiv înregistrarea de structură, sau se selectează o celulă cu date din listă. ■ Se alege opțiunea de meniu AutoFiltereFilter ► eData Această opțiune are efect de comutator. Dacă este marcată, are valoarea adevărat și este activă funcția de filtrare, iar dacă nu este marcată, are valoarea fals și nu este activă această funcție. ■ în fiecare etichetă este afișată câte o listă ascunsă care conține diferite criterii de filtrare care se pot folosi pentru acel câmp. Se execută clic pe butonul săgeată al câmpului Data nașterii și se deschide lista. Se alege din listă opțiunea Custom. o E C H 0 A : B 2 R JPrenumeîv[Numărtefefonfy]Data nasteujLocalitate^Cod Cod ian J Adresa \r 3 I Andrei Mihai 021 1230S5 Bocurcnti B Ro Str. 1 Mai nr. 5 ^tor I 4 2 Maria 0241'6/8901 04 0655 Contanta Ct Ro Str. Mangaliei ne. ț 5 ' 3 Marin Ion 0241 5545^ ^l 'OI-SS Mangalia Ct Ro Str. Constantei nr.8 Se deschide caseta de dialog Custom AutoFilter. Prin intermediul obiectelor din casetă se construiește o condiție compusă din două condiții simple (determinate de un operator relațional). Prima condiție simplă se stabilește prin S-a deschis lista cu condițiile de filtrare pentru câmpul Data nașterii. (Top 10,,,) (Custom..,) 01/01/83 04/06/85 12/30/85 (Blanks) (NonBlanks) intermediul listelor 1 și 2, iar a doua condiție simplă se stabilește prin intermediul Tehnologia informației și a comunicațiilor 93 listelor 3 și 4. Cele două condiții pot fi legate prin intermediul operatorului logic And sau Or, care se alege din grupul de butoane radio. Listele 1 și 3 sunt liste ascunse și conțin operatorii relaționali: equals (=), does not equal (<>), îs greater than (>), is greater than or equal to (>=), is less than (<), is less than or equal to (<=), begins with (începe cu șirul de caractere), does not begin with (nu începe cu șirul de caractere), ends with (se termină cu șirul de caractere), does not end with (nu se termină cu șirul de caractere). Listele 2 și 4 sunt liste combinate (listă ascunsă cu casetă de editare) care permit să se aleagă sau să se scrie valorile cu care se compară câmpul. ■ Se alege din lista ascunsă 1 operatorul is greater than or equal to și se scrie, în lista combinată 2, data 01/01/83. Apoi se activează butonul radio And, după care se alege, din lista ascunsă 3, operatorul is less than și se scrie, în lista combinată 4, data 01/01/84. Observație. Se poate completa criteriul de filtrare și cu alte condiții care să se refere la alte câmpuri. Pentru fiecare câmp folosit în criteriul de filtrare se va deschide lista și se va construi criteriul. Grupul de înregistrări selectate prin criteriul de filtrare pot fi copiate într-o altă listă (obținându-se o listă cu aceeași structură) sau pot fi tipărite. Pentru dezactivarea criteriului de filtrare se alege opțiunea de meniu AutoFiltere Filter ► eData, iar pentru anularea criteriului de filtrare se alege opțiunea Show Alle Filter ► eData. 3. Se construiește un criteriu avansat de filtrare Se caută persoanele care au prenumele Maria și locuiesc în Constanța. Trebuie precizată condiția de filtrare: prenume='Maria' and localitate='Constanta' Condițiile simple fiind legate cu operatorul logic and vor fi scrise pe un singur rând, iar pentru zona criteriilor de filtrare sunt necesare două rânduri. ■ Se dimensionează corect zona criteriilor de filtrare. Se copiază pe primul rând al acestei zone înregistrarea de structură a listei. Se scriu, în rândurile zonei criteriilor, criteriile simple care compun criteriul de filtrare avansat. ■ Se execută clic în una dintre celulele listei sau se selectează lista, inclusiv înregistrarea de structură, fără înregistrările din zona de criterii. ■ Se alege opțiunea Advanced Filter... eFilter ► eData. Se deschide caseta de dialog Advanced Filter. ■ Din grupul de butoane radio Action se alege modul în care se va face filtrarea: dacă se activează butonul Filter the list, in-place, se va filtra lista prin ascunderea înregis- 94 Prelucrarea datelor trărilor care nu corespund criteriului de filtrare, iar dacă se activează butonul Copy to another location, înregistrările care au trecut de filtru vor putea fi copiate într-o altă zonă a foii de calcul, zonă care se va indica astfel: se execută clic în caseta Copy to; după care se execută clic în celula care va corespunde colțului din stânga sus al zone în care se copiază. ■ Se verifică dacă în caseta List range este definit corect blocul de celule în care se găsește lista, inclusiv înregistrarea de structură. Zona criteriului de filtrare i A 8 D E 1 1/ . F L G li I . i 1 Număr Nume Prenume Număr telefon Data nașteri^ 'Localitate Cod județ Cod tara Adresa Mari a Con Urnita i 4 Număr Nume Prenume Număr telefon Data nașterii Localitate Cod județ Cod tara Adresa hi i Andivi Mihai 12'3065 Emux di B Re. Str. 1 Mai nr. 5 1 Marin 0'1 0065 CDnd.;mțn Ct Rn Ui k\uK dk, in LzJ...........3 Mat in Ivii 0241 1 CKliij Ot Ro Stt. Cvi rdjiik i nr. o Advanced Filter ■ Se scriu în caseta Criteria range adresele prin care se definește blocul de celule în care se găsește criteriul de filtrare, inclusiv numele câm- purilor pentru care s-a con- struit criteriul. Action........ ... j Filter the list, in-place I <• Copy to another location List range i |$A$4:$I$7 Criteria range: Copy to: |sheet3!$A$21| ii F" Unique records only Cancel Din lista Vanzari se afișează următoarele informații: a. Toate persoanele care au avut un volum de vânzări mai marej decât o valoare precizată. b. Toate persoanele dintr-o localitate precizată. c. Toate persoanele din două localități precizate. d. Toate persoanele care au avut volumul vânzărilor cuprins între două valori precizate. e. Toate persoanele cu un anumit prenume și care locuiesc într-una din două localități precizate. f. Toate persoanele dintr-o anumită localitate care au avut un volum de vânzări mai mare decât o valoare precizată. g. Afișați cu culoarea roșie numele și prenumele persoanelor care locuiesc în București. h. Afișați cu culoarea verde numele și prenumele persoanelor care au avut volumul vânzărilor sub o valoare precizată. i. Afișați cu culoarea albastru numele și prenumele persoanelor care au avut volumul vânzărilor peste o valoare precizată. Echipa este formată din trei membri. Fiecare membru al echipei va construi un criteriu simplu de filtrare, un criteriu avansat de filtrare și o formatare condiționată. Fiecare membru al echipei va explica celorlalți membri cum a realizat aceste operații, justificând condițiile folosite pentru criteriile de filtrare și pentru formatarea condiționată. Tehnologia informației și a comunicațiilor 95 Operanzii pot fi: constante, nume de câmpuri, nume de variabile de memorie, funcții sau nume de obiecte (tabele, formulare, interogări, rapoarte). Referirile la nume de câmpuri sau nume de obiecte trebuie închise între paranteze drepte: []. De exemplu, dacă într-o expresie trebuie să apară referirea la câmpul cod_mat din tabelul Materiale, se scrie în expresie [cod_mat]. Expresia se poate folosi: în condițiile de validare a datelor din tabelele bazei de date, în interogări în câmpurile calculate sau în criterii, în rapoarte și în formulare în câmpurile calculate, în condițiile din macrocomenzi etc. Access recalculează o expresie de fiecare dată când se schimbă valoarea operanzilor. Dacă expresia este folosită într-un câmp calculat dintr-un formular sau dintr-un raport, ea va fi evaluată de fiecare dată când se schimbă înregistrarea afișată în formular sau în raport. Dacă expresia este folosită într-un criteriu al unei interogări, ea este evaluată de fiecare dată când se execută interogarea respectivă Operatorii aritmetici Operatorii aritmetici care apar în plus în Access, față de aplicația Excel, sunt: Operator Semnificație Exemple MOD (modulo) Calculează restul împărțirii primului operand la al doilea operand. 19MOD4-^3 \ (împărțire Calculează câtul împărțirii primului operand la al doilea 19\4 ---> 4 întreagă) operand. Dacă operanzii nu sunt numere întregi, ei sunt 11,7\6,2 ---> 2 rotunjiți înainte de executarea operației de împărțire. Operatorii relaționali Operatorii >, >=, <, <=, =, <> pot fi aplicați pe date de tip numeric sau alfanumeric. în cazul în care cel puțin unul dintre operanzi are valoarea NULL, furnizează rezultatul NULL. De exemplu: 5=NULL -4- NULL sau 5<>NULL -4- NULL sau NULL<=7 -> NULL. Compararea a două caractere este posibilă prin compararea numerică a codurilor lor ASCII. Compararea a două șiruri de caractere se face prin compararea codului ASCII al 96 Prelucrarea datelor caracterelor din aceeași poziție a fiecărui șir. Operația de comparare începe cu prima pozi- ție din șir și continuă cu următoarele poziții, numai dacă pozițiile anterioare sunt identice în ambele șiruri. De exemplu, "ldee">"IDei" produce rezultatul True. Operatorul Like se poate aplica numai pe șiruri de caractere și compară dacă un șir de caractere corespunde unui șablon: <șir de caractere> Like <șablon> Dacă șirul de caractere corespunde șablonului, rezultatul furnizat esteTrue. Dacă șirul de caractere este constanta NULL, rezultatul furnizat este NULL. Șablonul se construiește cu ajutorul caracterelor de înlocuire: Caracter Semnificație Exemple ? Este permis orice caracter în poziția "alfa" Like "al?a" -> True respectivă. "alfa" Like "a?a" -> False ★ Este permis orice grup de caractere în "alfa" Like "a*a" -> True poziția respectivă, chiar și nici un caracter. "alfa" Like "a*f" -> False [] respectivă. "alfa" Like "al[a-d]a" -> False [! True caractere>] listă în poziția respectivă. "alfa" Like "al[!a-m]a" -> False # Este permisă orice cifră în poziția "a12a" Like "a##a" -> True respectivă. "alfa" Like " a##a " -> False [] Este permis un șir de lungime zero. "" Like [ ] -» True "alfa" Like [ ] -> False Exemple - Pentru construirea șablonului se pot combina caracterele de înlocuire: "alfal" Like "a[k-r]?[!b-f]#" -> True "alfa*" Like "alfa[*]" -> True "#123alfa" Like "[#]*alfa" -> True "#123alfa" Like "[#]###alfa" True Operatorul Is se poate aplica pentru a testa dacă valoarea unui câmp este NULL: Is NULL Se folosește în general în interogări, pentru a fi afișate și înregistrările care, pentru câm- pul respectiv, au valoarea NULL, sau în formulare, pentru a atenționa utilizatorul printr-un mesaj că trebuie să introducă o valoare în acel câmp. Operatorii de concatenare Operator Semnificație Exemple + Reunește două șiruri de caractere într-un singur șir "Bună "+"ziua" -> (de concatenare de caractere. Ambii operanzi trebuie să fie de tip șir "Bună ziua" simplu) de caractere. "alfa"+123 -> mesaj de eroare (Type mismatch) & Reunește două șiruri de caractere într-un singur șir "alfa"&"bet" -> "alfabet" (de concatenare de caractere. Dacă unul dintre operanzi nu este de "alfa"&123&"beta" special) tip șir de caractere, va fi convertit în șir de caractere. "alfal 23beta" Operatorii logici Operatorii logici And, Or, Xor, Not, Eqv, Imp se folosesc în general în construirea criterii- lor din interogări sau pentru validarea datelor introduse în câmpurile tabelelor. Tehnologia informației și a comunicațiilor 97 Operator Semnificație Exemple And Dacă ambii operanzi au valoarea True, (9>8) And (8>7) -> True rezultatul este True. Dacă unul dintre (8>9) And (8>7) -> False operanzi este False, rezultatul este False. (9>8) And (8>Null) -> Nuli Or Dacă cel puțin unul dintre operanzi are (9>8) Or (8>7) -> True („sau inclusiv") valoarea True, rezultatul este True. (8>9) Or (8>7) -> True (9>8) Or (8> Nuli) -> True (8>9) Or (9> Nuli) -» Nuli Xor Dacă cel puțin unul dintre operanzi are (9>8) Xor (8>7) -> False („sau exclusiv") valoarea Nuli, rezultatul este Nuli. Dacă (8>9) Xor (8>7) -> True numai unul dintre operanzi are valoarea (8>9) Xor (7>8) -> False True, rezultatul este True. (9>8) Xor (8> Nuli) -> Nuli Eqv Dacă cel puțin unul dintre operanzi are (9>8) Eqv (8>7) -» True („echivalența") valoarea Nuli, rezultatul este Nuli. Dacă (8>9) Eqv (8>7) -> False numai unul dintre operanzi are valoarea (8>9) Eqv (7> 8) -> True False, rezultatul este False. (9>8) Eqv (8> Nuli) -> Nuli Imp (9>8) Imp (8>7) -> True („implicația") (8>9) Imp (8>7) -> True (9>8) Imp (7>8) -> False (8>9) Imp (7>8) -> True (9>8) Imp (8> Nuli) -> Nuli a b a And b a Or b a Xor b a Eqv b a Imp b True True True True False True True True False False True True False False True Nuli Nuli True Nuli Nuli Nuli False True False True True False True False False False False False True True False Nuli False Nuli Nuli Nuli True Nuli True Nuli True Nuli Nuli True Nuli False False Nuli Nuli Nuli Nuli Nuli Nuli Nuli Nuli Nuli Nuli Nuli Operator Semnificație a Not a Exemplu Not Schimbă valoarea unui operand cu comple- True False Not(9>8) -> False (negare) mentul său: True cu False și False cu True. False True Not(8>9) -> True Dacă operandul are valoarea Nuli, își păs- Nuli Nuli Not(Null>8) -> trează valoarea. Nuli Operatorul between...and se folosește pentru a verifica dacă valoarea unei expresii se găsește într-un interval precizat: between and unde reprezintă expresia a cărei valoare se testează, iar și reprezintă două constante care definesc intervalul [v1,v2]. Constantele și trebuie să fie de același tip ca și rezultatul expresiei . Dacă rezultatul expresiei se găsește în intervalul precizat, atunci rezultatul furnizat de operator va fi True, altfel, va fi False. Dacă una dintre constantele și are valoarea Nuli, rezultatul va fi Nuli. Exemple: [data_m] between #01/1/05# and #01/1/06# 98 Prelucrarea datelor Dacă data mișcării materialului din câmpul data_m este între 01.01.2005 și 01.01.2006, atunci rezultatul va fi True-, altfel, va fi False [stoc] not between 100 and 150 Dacă valoarea din câmpul stoc nu este cuprinsă între 100 și 150, atunci rezultatul va fi True', altfel, va fi False Operatorul in se folosește pentru a testa dacă valoarea unei expresii se găsește într-o listă de valori precizate: in (, , ..., ) unde reprezintă expresia a cărei valoare se testează, iar , , ..., reprezintă lista de valori. Constantele , ..., trebuie să fie de același tip ca și rezultatul expresiei . Dacă rezultatul expresiei este egal cu una dintre valorile din listă, atunci rezultatul furnizat de operator va fi True-, altfel, va fi False. Exemple: [den_mat] in ("Pixuri", "Creioane") Dacă numele materialului memorat în câmpul den_mat este Pixuri sau Creioane, atunci rezultatul va fi True-, altfel, va fi False. [cod_mat] not in (100, 200, 300) Dacă identificatorul codului din câmpul cod_mat nu este 100, 200 sau 300, atunci rezul- tatul va fi True', altfel, va fi False Precedența operatorilor 1. aritmetici și de concatenare 1. ridicarea la putere (A) 2. înmulțirea și împărțirea (* și /) 3. împărțirea întreagă (\) 4. modulo (MOD) 5. adunarea și scăderea (+ și -) 6. concatenarea (&) 2. relaționali | precedență egală I precedența este: not, and, or, xor, eqv, imp. în cazul precedenței egale (cum sunt operatorii relaționali și grupurile de operatori aritmetici), evaluarea se face în ordinea în care apar în expresie, de la stânga la dreapta. Laborator Folosirea operatorilor pentru a stabili condiții de validare a câmpurilor Enunțul problemei. In baza de dale Materiale, să se facă modificări în tabele, prin care să se valideze datele din câmpuri conform criteriilor de validare stabilite la proiectarea bazei de date. Se lansează în execuție aplicația Access. Se deschide baza de date Materiale. Se deschide tabelul Materiale. Se trece în modul de vizualizare Design View. ■ Se selectează câmpul stoc_s și proprietatea Validation Rule se completează cu expresia >=0, iar proprietatea Validation Text cu textul Număr pozitiv. ■ Se selectează câmpul preț și proprietatea Validation Rule se completează cu expresia >=0, iar proprietatea Validation Text cu textul Număr pozitiv. Tehnologia informației și a comunicațiilor 99 ■ Se trece în modul de vizualizare foaie de date. (Datasheet View). Se introduc date în tabel. Deoarece s-a stabilit o regulă de validare la nivel de câmp, nu se poate trece la următorul câmp dacă nu este îndeplinită condiția din regula de validare. Deschideți tabelul Mișcări. Stabiliți următoarele reguli de validare: pentru câmpul tip_m valoarea ”E” sau T, iar pentru câmpurile cant_i și cant_e valori pozitive. Laborator Folosirea operatorilor pentru a stabili condiția de validare a înregistrării y Enunțul problemei. In tabelul Mișcări, să se stabilească regula de validare a . înregistrărilor astfel încât să existe corespondență între tipul de mișcare ales și câmpul cantitate în care s-a introdus o valoare. Dacă se alege tipul de mișcare"!”, trebuie să se introducă date în câmpul cant_i, iar dacă se alege tipul de mișcare ”E”, trebuie să se introducă date în câmpul cant_e: ([tip_m]=T And [cant_i]>0) Or ([tip_m]='E' And [cant_e]>0) Dacă nu va fi respectată regula de validare stabilită, Access nu va permite ca înregistrarea să fie scrisă în tabel. Se deschide tabelul Mișcări. Se trece în modul de vizualizare Design View. ■ Se alege opțiunea de meniu PropertieseView. Se deschide caseta de dialog Table Properties. ■ Se scrie în caseta de text Validation Rule expresia pentru regula de validare. Table Properties Q General j Descriptori Default View . . Datasheet i Validation Rule < • * ([tip jn]~T And [cant J]>0) Or ([tipjrfh'E1 And (cant_e]>0) 1 Validation Text . , Ati introdus greșit cantitatile 1 ■ Se scrie în caseta de text Validation Text textul de avertizare în cazul în care înregistrarea nu respectă regula de validare. Laborator • Folosirea operatorilor pentru a crea o interogare Enunțul problemei. Să se afișeze, din baza de date Materiale, mișcările a două ' ' ' materiale precizate (de exemplu, Pixuri și Creioane). Condiția interogării este: [Den_mat] Like ’Pixuri’ or [Den_mat] Like 'Creioane’ Se lansează în execuție aplicația Access. Se deschide baza de date Materiale. 100 Prelucrarea datelor ■ Se deschide secțiunea Queries și se execută clic pe butonul New. Se deschide fereastra constructorului normal de interogări și caseta Show Table din care se selectează ambele tabele. ■ Interogarea va conține câmpurile Den_mat din tabelul Materiale și câmpurile cant_e, cant_i și data_m din tabelul Mișcări. Se glisează, pe rând, aceste câmpuri din tabele în coloana corespunzătoare din rândul Fields. ■ în rândul Criteria, în coloana corespunzătoare câmpului Den_mat se scrie pe primul rând condiția Like 'Pixuri’, iar pe rândul al doilea condiția Like 'Creioane’ - cele două condiții sunt legate de operatorul or. Materialei : Select Query * : a < 1 * • ; •: . 1 c»aJ Codjnat ■ jcod_mat Den_mat |tip_m UM kantj < i Stoc_s v |cant_e v v Field: Den mat cantj cant„e data_,rn________________|________A : Table: Materiale Mișcări Mișcări Mișcări___________________________ Total: Gr oup By Group By Group By Group By_____________1_______ Sort: Show: 0 0 0 0 1 Criteria: Like 'Pixuri' Or Like 'Grei \ or: ; i V < ț ‘ > ■ Se salvează interogarea cu numele Materialei. Se rulează interogarea. Creați o interogare care să afișeze, din baza de date Materiale, miș- cările de materiale dintr-o perioadă precizată prin data de început și data de sfârșit. Tehnologia informației și a comunicațiilor 101 3.3. Funcții Funcția » informative Fiecare aplicație care permite prelucrarea datelor dispune de propria sa bibliotecă de funcții predefinite. 102 Prelucrarea datelor 3.3.1. Funcțiile aplicației Excel Biblioteca de funcții conține 10 clase de funcții: Clasa Se folosesc pentru Matematice calcule matematice și trigonometrice simple sau complexe Date calendaristice manipularea datelor calendaristice Statistice analize statistice pe serii de date din celule Inginerești calcule cu numere complexe, conversii între sisteme de numerație și între sisteme de măsură Financiare calcule din domeniul financiar-contabil Baze de date analize și sinteze cu datele din liste Texte manipularea textelor (extragere de subșiruri de caractere, căutare și/sau înlocuire de subșiruri de caractere etc.) Căutare căutarea în foaia de calcul a unor valori sau a unor referiri Informare obținerea de informații despre tipul datelor din celule, despre formatarea și conținutul celulelor Logice executarea calculelor și a operațiilor de formatare în funcție de condiții logice Argumentele funcțiilor pot fi numere, adrese de celule, expresii care conțin alte funcții sau identificatorul unei foi de calcul. Separarea argumentelor din listă se face prin virgulă (,) sau punct și virgulă (;). De exemplu, funcția SUM(B2:D2) adună toate valorile din celulele din rândul cu antetul 2, de la coloana B la coloana D. Argumentele sale sunt adrese de celule. A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 1. Funcții matematice: Funcția Valoarea returnată Exemplu 1 Abs() Valoarea absolută Abs(D1-D2) (modulul) unui Modulul numărului obținut prin diferența dintre număr. numărul din celula D1 și numărul din celula D2 = 4. 2 Mod() Restul împărțirii a Mod(C3/B1) două numere Restul împărțirii numărului din celula C3 la numărul (modulo). din celula B1 = 1. 3 lnt() Partea întreagă a lnt(C3/B1) unui număr. Partea întreagă din numărul obținut prin împărțirea numărului din celula C3 la numărul din celula B1 = 5. 4 Sqrtț) Radical dintr-un Sqrt(A3) număr pozitiv Radical de ordinul 2 din numărul din celula A3 = 3. 5 RoundQ Rotunjește o valoare Round(D1/C1,2) numerică Rotunjește numărul obținut prin împărțirea numărului din celula D1 la numărul din celula C1, la două zecimale = 1.33. 2. Funcții statistice: Funcția Valoarea returnată Exemplu 1 AverageQ Media aritmetică a Average(A1;B2;C3) argumentelor din Media aritmetică a valorilor numerice din celulele A1, listă. B2 și C3 = 6. Tehnologia informației și a comunicațiilor 103 Funcția Valoarea returnată Exemplu 2 Count() Numărul de obiecte Count(A:A) din listă. Numărul de celule de pe prima coloană = 3. 3 Max() Argumentul din listă Max(2:2) cu valoarea cea mai Maximul dintre valorile numerice din celulele din linia mare. a doua = 8. 4 Min() Argumentul din listă Min(C:C,D:D) cu valoarea cea mai Minimul dintre valorile numerice din celulele din mică. coloana a treia și a patra = 3. 5 Product() Produsul Product(A1;B2;C3) argumentelor din Produsul dintre valorile numerice din celulele A1, B2 listă. și C3 = 66. 6 Sum() Suma argumentelor Sum(A1:C2) din listă. Suma valorilor numerice din celulele A1 ,B1 ,C1 ,A2,B2,C2 = 24. 3. Funcții logice: Se folosesc pentru construirea și testarea unor condiții logice pentru a se alege o anumită variantă de prelucrare a datelor. Puteți folosi următoarele funcții logice: Funcția Furnizează 1 if(c,e1,e2) Evaluează condiția logică c; returnează valoarea ei dacă este adevărată sau valoarea e2 dacă nu este adevărată. Condiția c este o expresie construită cu ajutorul operanzilor (constante, adrese de celule, funcții și/sau formule) legați cu operatori (aritmetici, relaționali și/sau logici). Expresiile e?și e2 pot fi constante (de tip numeric, logic sau text), funcții sau formule. 2 and(ci,c2,.--) Returnează valoarea true dacă toate argumentele logice Ci,c2)... au valoarea true. 3 or(ci,C2,...) Returnează valoarea true dacă cel puțin unul dintre argumentele logice ci,c2)... are valoarea true. 4 not(c) Returnează valoarea logică inversată a argumentului logic c. 5 true Returnează valoarea logică true. 6 false Returnează valoarea logică false. Exemplu: dacă într-o celulă se înregistrează ca formulă funcția: IF(B2>C2, "Ordine descrescătoare","Ordine crescătoare"), în acea celulă se va înregistra textul "Ordine descrescătoare" dacă valoarea din celula B2 este mai mare decât valoarea din celula C2 sau textul "Ordine crescătoare" dacă valoarea din celula B2 este mai mică sau cel mult egală cu valoarea din celula 02. 4. Funcții pentru șiruri de caractere: Funcția Valoarea returnată Exemplu 1 Code(s) Codul ASCII al primului caracter din CODE("Alfabet") șirul de caractere s. Codul ASCII al primului caracter din șir ("A") =65. 2 Char(n) Caracterul al cărui cod ASCII este CHAR(65) numărul întreg n. Caracterul al cărui cod ASCII este 65 = MA" 3 Value(s) Valoarea numerică a șirului de VALUE("$1,000") caractere s. Numărul=1,000. 104 Prelucrarea datelor Funcția Valoarea returnată Exemplu 4 Len(s) Numărul de caractere din șirul s. LEN("Text") Numărul de caractere=4 5 Left(s;n) Primele n caractere din șirul s. LEFT("untdelemn";3) Șirul de caractere= "unt' 6 Mid(s;n1;n2) n2 caractere din șirul s începând din MID("untdelemn”;4;2) poziția n1. Șirul de caractere="de". 7 Right(s;n) Ultimele n caractere din șirul s. RIGHT("untdelemn";4) Șirul de caractere="lemn". 8 Rept(s;n) Un șir de caractere obținut prin repeta- REPT("x!",5) rea de n ori a șirului de caractere s. Șirul de caractere= ” x! x! x! x! x!". 9 Trim(s) Un șir de caractere obținut prin elimi- TRIM(" Primul și ultimul ") narea tuturor spațiilor, cu excepția Șirul de caractere-'Primul și ultimul". spațiului care desparte cuvintele. 10 Lower(s) Un șir de caractere în care toate litere- LOWER(Bogdan) le mari sunt transformate în litere mici. Șirul de caractere= "bogdan" 11 Upper(s) Un șir de caractere în care toate litere- UPPER(Mihai) le mici sunt transformate în litere mari. Șirul de caractere-'MIHAI" 12 Proper(s) Un șir de caractere în care prima PROPER("oana maria") literă a fiecărui cuvânt este Șirul de caractere= "Oana Maria" transformată în literă mare. 13 Concatenate Șirul de caractere obținut prin CONCATENATEf'Valoare"; (s1,s2,..) reunirea șirurilor de caractere din "totală") argumente. Șirul de caractere-'Valoare totală". 14 Replace Șirul de caractere obținut prin REPLACE("capac",2,1, "o") (s1,n1,n2,s2) înlocuirea în șirul s1 a n2 caractere Șirul de caractere-'copac" începând din poziția n1 cu șirul de caractere s2. 15 Find(s1,s) Furnizează poziția în care găsește FIND("z","astazi") subșirul s1 în șirul s. Poziția=5 16 Search Furnizează poziția în care găsește SEARCH ("a", "abracadabra", 5) (s1,s,n) subșirul s1 în șirul s; căutarea începe Poziția=6 cu poziția n. 17 Substitute înlocuiește într-un șir s un subșir s1 SUBSTITUTE -(s,s1,s2,n) cu un subșir s2 începând din poziția ("2 Mar 2002", "2”, "3",3) n. Șirul de caractere="2 Mar 2003" 18 Clean(s) înlătură caracterele netipăribile CLEAN(CHAR(7)&"text"& CHAR(7)f dintr-un șir de caractere s. Șirul de caractere=7exf" ) Caracterul cu codul ASCII 7 - CHAR(7) - este caracterul netipăribil Bell, adică semnal sonor. 5. Funcții financiare: a) Funcțiile din domeniul bancar. Se folosesc pentru calcularea unor valori (rata lunară, dobânda, numărul de perioade etc.) pentru împrumuturi și depuneri. Aceste funcții au următoarea sintaxă: (, , , , , ) unde: - > reprezintă numele funcției. în general, numele sugerează rezultatul furnizat de funcție. Tehnologia informației și a comunicațiilor 105 - > reprezintă dobânda (rate) exprimată procentual (%). Dacă se cunoaște dobânda anuală d, dobânda lunară se va exprima prin d%/12. - > reprezintă numărul de perioade (number of period - nper), de obicei luni sau ani. Dacă se cunoaște numărul de ani (n), numărul de luni va fi n*12. - > reprezintă suma care se plătește periodic (payment - pmt) la bancă. Deoarece reprezintă o datorie, are valoare negativă. reprezintă valoarea prezentă (present value - pv), adică valoarea inițială. în cazul unui împrumut, reprezintă valoarea creditului contractat, iar în cazul unei depuneri, valoarea inițială a investiției (are valoarea 0, dacă inițial nu s-a depus nimic în cont). - > reprezintă valoarea viitoare (future value - fv), adică valoarea finală. în cazul unui împrumut, reprezintă valoarea creditului la sfârșitul unei perioade de timp (la sfârșitul perioadei de rambursare va fi 0), iar în cazul unei depuneri, valoarea depozitului bancar la sfârșitul unei perioade de timp. Dacă se omite, are implicit valoarea 0. - > caracterizează modul în care se face plata periodic: la începutul perioadei, lună sau an (valoarea 1), sau la sfârșitul perioadei (valoarea 0). Dacă se omite, are implicit valoarea 0. Dobânda și suma depusă periodic se consideră constante, iar perioadele de timp sunt egale. în calcularea ratelor, a dobânzilor, a valorii investiției etc., puteți folosi următoarele funcții bancare: Funcția Furnizează 1 fv(d,n,s,Vi,t) Valoarea finală Vf a unui cont, care are valoarea inițială Vi și în care se depune periodic o sumă s timp de n perioade. Dobânda practicată pe o perioadă este d. 2 pmt(d,n,Vj, Vf,t) Suma s ce trebuie plătită timp de n perioade pentru achitarea unui credit care are valoarea inițială Vj și valoarea finală Vf (la sfârșitul perioadei de rambursare este 0) sau pentru crearea unui depozit care inițial are valoarea Vj (de obicei, valoarea 0, deoarece la constituire contul este gol) și trebuie să ajungă la valoarea finală Vf. Dobânda practicată pe o perioadă este d. 3 ipmt(d,p,n,Vj,Vf,t) Dobânda efectivă ce se plătește într-o perioadă p pentru un credit contractat pe n perioade, care are valoarea inițială Vj și valoarea finală Vf. Dobânda practicată pe o perioadă este d. 4 nper(d,s, Vj,Vf,t) Numărul de perioade n în care trebuie plătită periodic o sumă s, astfel încât un depozit bancar sau un credit să ajungă de la valoarea inițială Vj la valoarea finală Vf. Dobânda practicată este d. 5 pv(d,n,s,Vf,t) Valoarea inițială V, a unui cont, care va avea valoarea finală Vf și în care se depune periodic o sumă s timp de n perioade. Dobânda practicată pe o perioadă este d. 6 rate(n,s,Vi,Vf,t) Valoarea dobânzii d percepută de bancă pentru un credit inițial Vj, care va avea valoarea finală Vf (la lichidare - valoarea 0) pentru care se plătește o sumă s timp de n perioade. b) Funcțiile pentru calculul amortizării. Permit calcularea amortizării unor investiții folosind diferite metode: - > metoda de depreciere liniară, prin care amortizarea este repartizată uniform pe cele n perioade ale duratei de viață, având o valoare constantă; 106 Prelucrarea datelor - > metoda de depreciere cumulativă, prin care amortizarea are valori diferite, începând cu valori mari și terminând cu valori mici, astfel încât la sfârșitul celor n perioade ale duratei de viață echipamentul este amortizat; - > metoda balanței de depreciere regresivă, prin care utilajul este amortizat rapid în primele perioade ale duratei de viață, când cheltuielile cu reparațiile sunt mai mici; poate folosi un factor de regresie fix (fixed declining) sau un factor de regresie variabil (double declining). Prin analiza comparată a amortizării folosind cele trei metode se poate alege cea mai bună metodă în funcție de factorii tehnici și economici. Sintaxa acestor funcții este: (, , , , ) unde: < Funcția> reprezintă numele funcției; < c> reprezintă valoarea de achiziție a echipamentului (valoarea de inventar); < s> reprezintă valoarea recuperată prin casarea echipamentului; < n> reprezintă durata de viață a echipamentului măsurată în perioade de timp (de obicei, în ani); < i> reprezintă perioada pentru care se calculează amortizarea (de exemplu 1 - pentru primul an, 2 - pentru cel de al doilea an etc.);

ia valori de la 1 la ; < f> reprezintă un factor care determină cât de accelerată este amortizarea în primele perioade în cazul metodei regresive cu factor de regresie variabil. Se pot folosi următoarele funcții pentru calculul amortizării (funcțiile calculează amortiza- rea a, pentru perioada /): Funcția Furnizează 1 Sln(c,s,n) Calculează amortizarea folosind metoda liniară: ai = (c-s)/n * 2 Syd(c,s,n,i) Calculează amortizarea folosind metoda cumulativă: ai = ((c-s)*(n-i)*2)/(n*(n+1)). 3 Ddb(c,s,n,i) Calculează amortizarea folosind metoda regresivă cu factor de regresie fix (r), unde r=(1 -(s/c)A(1 /n)), ac = amortizarea cumulată pe perioadele anterioare și a, = (c- ac)*r. 4 Ddb(c,s,n,i,f) Calculează amortizarea folosind metoda regresivă cu factor de regresie variabil (fi: ai = (c- ac)*(f/n); implicit, f are valoarea 2 (dublă regresie). 6. Funcții de căutare: Permit căutarea unei valori în foaia de calcul. Dintre aceste funcții fac parte cele care caută o valoare pe verticală sau pe orizontală într-un tabel din foaia de calcul. Valoarea căutată v poate fi o valoare numerică sau un text. Ea poate fi precizată printr-o constantă sau prin adresa celulei în care se găsește. Celula care conține valoarea se găsește în afara tabelului în care se caută, eventual într-un alt tabel din foaia de calcul. Zona în care se face căutarea este precizată prin domeniul d al tabelului. -> vlookup(). Caută pe verticală, într-o coloană dintr-un tabel, o valoare precizată. Dacă valoarea căutată este găsită, funcția returnează valoarea unei celule din tabel situată pe același rând cu elementul găsit, dar într-o altă coloană. Sintaxa funcției este: vlookup(v,d,n) Tehnologia informației și a comunicațiilor 107 unde n reprezintă numărul coloanei din care se returneză valoarea și care se găsește pe același rând cu elementul găsit. -> hlookup(). Caută pe orizontală, într-un rând dintr-un tabel, o valoare precizată. Dacă valoarea căutată este găsită, funcția returnează valoarea unei celule din tabel situată pe aceeași coloană cu elementul găsit, dar într-un alt rând. Sintaxa funcției este: hlookup(v,d,n) unde n reprezintă numărul rândului din care se returneză valoarea și care se găsește pe aceeași coloană cu elementul găsit. 7. Funcții de informare: Cele mai importante sunt cele care testează tipul datei: isblankț) - testează dacă o celulă este vidă; islogicalț) - testează dacă data este de tip logic; isnumberț) - testează dacă data este un număr; istextț) - testează dacă data este un text. în aplicația Excel se pot construi expresii cu funcții imbricate - adică o funcție în care argumentele sunt alte funcții. De exemplu, if(average(A2:A10)=10;sum(B2:B10);0). Laborator Folosirea funcțiilor statistice pentru a obține informații Enunțul problemei. In foaia de calcul Cheltuieli să se calculeze totalul cheltuielilor pe lună și pe fiecare tip de cheltuială. Să se calculeze media aritmetică lunară a cheltuielilor Se lansează în execuție aplicația Excel. Se deschide registrul Exemple și apoi foaia de calcul Cheltuieli. Se introduc formulele în celule pentru a obține datele de ieșire, astfel: ■ în celula F5 se introduce formula =SUM(C5:E5) și se copiază formula în blocul de celule F6:F8. ■ în celula C14 se introduce formula =SUM(C5:C12) și se copiază formula în blocul de celule D14:F14. ■ în celula B17 se scrie textul Media lunară a cheltuielilor trimestriale. în celula F17 se introduce formula =AVERAGE(C14:E14). 1. Deschideți foaia de calcul care conține registrul de casă. Previzualizați documentul pentru tipărire. Introduceți întreruperi manuale de pagină la sfârșitul unei foi de tipărit. în modul de vizualizare normal, inserați la sfârșitul fiecărei pagini un rând în care scrieți în coloana B Total, iar în coloanele pentru plată și încasare - funcții pentru calcularea totalului pe coloană. Pentru inserarea acestor sume selectați celula, scrieți în bara formulei numele funcției sum0 și, pentru argumente, selectați din tabel numai celulele care conțin sumele pentru plată, respectiv pentru încasări, mai puțin celulele cu totalul de la sfârșitul fiecărei pagini. în coloana pentru sold copiați formula pentru sold din celula de deasupra, folosind însă referirea absolută, pentru a se copia valoarea soldului din acea celulă. Previzualizați documentul. Adăugați antetul și subsolul paginii. în antetul paginii se va tipări textul Registru de încasări și plăți aliniat la stânga și data la care se tipărește, aliniată la dreapta. în subsolul paginii se va tipări centrat numărul de pagină. 2. Deschideți foaia de calcul Cheltuieli anuale din registrul Exemple. a. Introduceți în celula N3 formula de calcul sum(Apa), în celula N4 formula de calcul sum(Gaze), în celula N4 formula de calcul sum(Electricitate). 108 Prelucrarea datelor b. în același mod, introduceți în celulele 03, 04 și 05 formulele de calcul pentru media aritmetică. c. Introduceți în celula B6 formula de calcul pentru calcularea totalului pe coloană: sum(B3:B5). d. Copiați această formulă de calcul în celulele C6:N6. e. Introduceți în celula 06 formula de calcul pentru media aritmetică a cheltuielilor lunare: average(B6:M6). f. Afișați cu stilul îngroșat valorile numerice din celulele N6 și 06. g. Aplicați formatări condiționate pe fiecare rând cu valori numerice din tabel: valoarea maximă trebuie să fie afișată cu stilul îngroșat și cu culoare roșie. Veți proceda, de exemplu pentru rândul 3, astfel: selectați celula B3, deschideți caseta de dialog pentru formatarea condiționată, alegeți formatarea în funcție de formulă și scrieți condiția =max(Apa)=B3. Stabiliți apoi tipul de formatare și închideți caseta de dialog. Copiați formatarea din celula B3 în celulele C3:M3. h. Treceți în modul de vizualizare a întreruperilor de pagină și mutați manual întreruperea de pagină după coloana lunii iunie. i. Stabiliți opțiunile de tipărire: orientarea să fie Landscape, pe fiecare pagină să se repete titlul (rândul 1) și coloana cu anteturile de rânduri (coloana A). j. Previzualizați documentul pentru tipărire. k. Definiți, în modul de vizualizare a întreruperilor de pagină, ca zone de tipărit, coloanele care conțin valorile maxime pentru cheltuieli și coloanele pentru total și medie. Previzualizați documentul pentru tipărire. I. Reveniți la afișarea în modul de vizualizare normal. Selectați aceleași coloane. Alegeți opțiunea de tipărire și, în caseta de dialog, stabiliți să se tipărească numai zona selectată. Previzualizați documentul pentru tipărire. închideți caseta de dialog fără să tipăriți. Anulați selectarea zonelor de celule.' Laborator Folosirea funcțiilor logice pentru a obține informații , Enunțul problemei. Se construiește un tabel pentru stabilirea calificativelor ' angajaților unei firme. In stabilirea calificativelor, se vor folosi cinci criterii de s ' evaluare, aprecierea făcându-se prin note de la 1 la 10 pentru fiecare criteriu. , , , Calificativul se va stabili în funcție de media notelor obținute: dacă media este > peste 9, calificativul Foarte bine, între 7 și 9, calificativul Bine, între 5 și 7, f ' calificativul Satisfăcător, și sub 5, calificativul Nesatisfăcător. Tabelul va avea 10 , , ₍ coloane: Nr. crt:, Nume, Prenume, CI, C2, C3, C4, C5 (notele pentru cele cinci criterii folosite), Media și Calificativul. \ 0 * A B j j D | E | F | 0 H | 1 1 J 1 2 Calificative 3 ' Nr. crt, Nume Prenume 01 a' 04 05 Media Calificativ 4 ' 1 Ion eseu Mircea 10 9 10 9 9 9(4 Foarte bine 2 Popescu Ion 7: 8 .........f 7 9 7,G-Bine 3 Petrescu Elena e ’ 7 ........ 5: 7 7 $.4 Satisfăcător Tehnologia informației și a comunicațiilor 109 Se lansează în execuție aplicația Excel. Se deschide registrul Exemple și se creează tabelul în foaia de calcul Calificative. ■ Se introduc datele în celulele din coloanele B, C, D, E, F, G, H pentru 15 angajați. ■ în coloana A se introduce o serie liniară de date pentru numerotarea angajaților. ■ în celula 14 se introduce formula prin care se calculează media: average(D4:H4). ■ Se copiază această formulă în toate celulele din coloana I (15:118). ■ în celula H4 se introduce formula prin care se stabilește calificativul în funcție de valoarea mediei: if(l4>=9;"Foarte bine";if(l4>=7;"Bine";if(l4>=5;"Satisfăcător";"Nesatisfăcător"))). ■ Se copiază această formulă în toate celulele din coloana H (H5:H18). 1. Deschideți lista Vanzari. Copiați lista într-o altă foaie de calcul, căre- ia îi dați numele Punctaje. Adăugați la listă coloana pentru punctaj. Stabiliți patru categorii de punctaj, în funcție de volumul vânzărilor. Afișați - în coloana Punctaj - punctajul fiecărui angajat. 2. Construiți un tabel pentru calcularea mediilor semestriale ale elevilor din clasă. Tabelul va avea următoarele coloane: Nr. crt., Nume, Prenume, cinci coloane pentru note (presupunând că un elev poate primi maxim cinci note pe un semestru), Media și Situația (promovat sau corigent, în funcție de medie). Adăugați la sfârșitul tabelului informații statistice despre situația clasei: media pe clasă, câți elevi au promovat, procentul de promovabilitate, cea mai mare medie și cea mai mică medie. Pentru calcularea mediei trebuie avut în vedere că un elev poate primi cel puțin o notă și cel mult cinci note. Din această cauză, media se va calcula în funcție de numărul de note primite. Laborator . Folosirea funcțiilor de căutare Enunțul problemei. Să se calculeze o factură folosind nomenclatorul de prețuri și funcțiile de căutare. 'A' □ F r U F K C 4 Nr. crt Produs Cantitate Preț unitaValoare TVA Val cu TVA 5 6 7 8 9 10 11 Produsul Preț unitar 1 Mălai 5: 1,4 7 1,33 8,33 2 Jâinâ 20 a 1,4 28: 5,32 33,32 Taina 1.4 3/Zahâr 10 T 1,9 19 3,61 22,61 mălai 1.4 / Ulei 20 3 60 11,4: 71.4 orez 1.5 <5 Orez 5 I 1,5 7,5 1,425 8,925 ulei 3 :zahâr 1,9 Totali 121 ,5 23,085 144,585 / Domeniul în care se caută textul Mălai este I4:J1O Se inserează funcția vlookup(B5,l&4:J&10,2) prin care se preia valoarea prețului unitar din coloana 2 a tabelului în care se caută. Valoarea care se caută (textul Mălai se găsește în celula B5) Se deschide o foaie de calcul nouă și se construiesc cele două tabele. Se introduc datele în nomenclatoarele de prețuri, iar în tabelul corespunzător facturii se completează cu 110 Prelucrarea datelor date numai coloanele pentru Nr. cit, Produs și Cantitate. Pentru calcularea celorlalte valori se procedează astfel: 1. în primul tabel (pentru exemplul de căutare pe verticală). ■ Se inserează în celula D5 funcția vlookup(B5,l$4:J$10,2). ■ Se copiază această funcție în blocul de celule D6:D9. ■ Se inserează în celula E5 formula de calcul C5*D5. ■ Se copiază această formulă în blocul de celule E6:E9. ■ Se inserează în celula F5 formula de calcul E5*19%. ■ Se copiază această formulă în blocul de celule F6:F9. ■ Se inserează în celula G5 formula de calcul E5+F5. ■ Se copiază această formulă în blocul de celule G6:G9. ■ Se inserează în celula E11 formula de calcul sum(E5:E9). ■ Se copiază această formulă în blocul de celule F11:G11. A ...... i......../b ......j C D i E | ...........G.......J ......I . 15 : Valoarea care se 16 ; ________~~ caută (textul Mălai se 17 găsește în celula B19) 18 Nr. cri. Prodig__. Frațunita Valoare TVA Val. cu TVA i 19 i 1 Mălai 5 7 1,33 8,33 । 20 : 2 Făină 20 1,4 __5,32 33 32 Se inserează funcția 21 i 3 Zahăr 10 1.9 19 33ST" ^22 £1 hlookup(B19,A&28:G&29,2) 22 4 Ulei 20 3 60 11,4 prin care, din rândul 2 al 23 : 5 Orez 5 1,5 7 £ 1,425 8,925 tabelului în care se caută, 24 ; se preia valoarea prețului 25 i Total 121.5 23,085 144,585 unitar. 28pProdus făină mălai orez ulei zahăr j Domeniul în care se gțjPreț unitar 1,4 1,4 1,6.......3 1,9 ] cₐᵤₜă textul Mălai —------— — -------------— --------A₂₈.G₂₉ 2. în al doilea tabel (pentru exemplul de căutare pe orizontală). ■ Se inserează în celula D19 funcția hlookup(B19,A$28:G$29,2). ■ Se copiază această funcție în blocul de celule D20:D23. ■ Se inserează în celula El9 formula de calcul C19*D19. ■ Se copiază această formulă în blocul de celule E20:E23. ■ Se inserează în celula F19 formula de calcul E19*19%. ■ Se copiază această formulă în blocul de celule F20:F23. ■ Se inserează în celula G79 formula de calcul E19+F19. ■ Se copiază această formulă în blocul de celule G20:G23. ■ Se inserează în celula E25 formula de calcul sum(E19:E23). ■ Se copiază această formulă în blocul de celule F25:G25. Tehnologia informației și a comunicațiilor 3.3.2. Funcțiile aplicației Access 111 1. Funcții matematice: Funcția Valoarea returnată Exemple 1 Abs(x) valoarea absolută (modulul) a argumentului Abs(-25.5) -> 25.5 Abs(25.'5) -> 25.5 2 Fix(x) partea întreagă a argumentului; dacă argumentul este un Fix(25.3) -> 25 număr negativ, primul număr întreg mai mare decât argumentul Fix(-25.3) -25 3 lnt(x) partea întreagă a argumentului; dacă argumentul este un lnt(25.3) ---> 25 număr negativ, primul număr întreg mai mic decât argumentul lnt(-25.3) -»-26 4 Sqr(x) rădăcina pătrată a argumentului Sqr(16) ->4 5 Sgn(x) un număr care corespunde semnului argumentului: 1 dacă Sgn(-25.5) -> -1 x>0, -1 dacă x<0, sau 0 dacă x=0 Sgn(25.5) 1 6 Log(x) logaritmul natural al argumentului Log(1)->0 7 Exp(x) exponențialul argumentului Exp(O) -» 1 Exp(1) -> 2.718 2. Funcții statistice: J Funcția Valoarea returnată Exemple 1 Avg(x) media aritmetică a unui set de valori numerice Avg([cant]) -> preluate dintr-un câmp al unui tabel sau al unei media aritmetică a valorilor interogări; argumentul x este identificatorul câmpului din câmpul cant 2 Sum(x) suma unui set de valori numerice preluate dintr-un Sum([cant]) -> câmp al unui tabel sau al unei interogări; argumentul suma valorilor din câmpul x este identificatorul câmpului cant 3 Count(x) numărul de înregistrări din tabel sau din interogare; Count(*) -> numărul total dacă argumentul x este identificatorul unui câmp, se de înregistrări vor număra numai înregistrările care nu au valoarea Count([cant]) -> Nuli pentru acel câmp, iar dacă argumentul este *, numărul de înregistrări se numără toate înregistrările pentru care câmpul cant nu are valoarea Nuli. 4 Max(x)/ cea mai mare, respectiv cea mai mică valoare Max([cant]) cea mai ma- Min(x) dintr-un set de valori numerice preluate dintr-un re valoare din câmpul cant câmp al unui tabel sau al unei interogări; argumentul Min([cant]) -> cea mai mică x este identificatorul câmpului valoare din câmpul cant 3. Funcții pentru prelucrarea șirurilor de caractere (Simbolul s-a folosit pentru a marca fiecare spațiu): Funcția Valoarea returnată Exemple 1 Len(s) numărul de caractere din șirul s Len("Text") 4 2 Left(s;n) primele n caractere din șirul s Left("untdelemn";3) -> "unt" 3 Mid(s;n1;n2) n2 caractere din șirul s începând din poziția n1 Mid("untdelemn";4;2) -> "de" 4 Right(s;n) ultimele n caractere din șirul s Right("untdelemn";4) -» "lemn" 5 String(n,c) șir de caractere obținut prin repetarea de n String("x",5) -> "xxxxx" ori a caracterului c 6 Space(n) șir de caractere format din n spații Space(5) -> 112 Prelucrarea datelor Funcția Valoarea returnată Exemple 7 LTrim(s) șir de caractere obținut prin eliminarea LTrimC’-i-Primul și tuturor spațiilor de la începutul șirului ultimul--- "Primul și ultimul---i---i---.---i'’ 8 RTrim(s) șir de caractere obținut prin eliminarea RTrim("-n-nPrimul și tuturor spațiilor de la sfârșitul șirului ultimul-1-,->-/) -> "i-Primul și ultimul" 9 Trim(s) șir de caractere obținut prin eliminarea tutu- TrimC'-^Primul și ror spațiilor de la începutul și sfârșitul șirului ultimul- "Primul și ultimul" 10 Lcase(s) șir de caractere în care toate literele mari sunt Lcase(Bogdan) -> "bogdan" transformate în litere mici. 11 Ucase(s) șir de caractere în care toate literele mici sunt Ucase(Oana) -> "OANA" transformate în litere mari. 12 lnȘtr(n,s1,s2) număr care arată poziția în care se găsește lnStr(2,"cocor","co") -> 3 subșirul s2 în șirul s7, căutarea începând de lnStr("cocor","co") -> 1 la caracterul din poziția n; dacă n nu se preci- zează, căutarea începe de la începutul șirului 4. Funcții pentru date calendaristice: Funcția Valoarea returnată Exemple 1 Date() data curentă preluată din sistem Date() -» 10/15/05 2 Time() timpul curent preluat din sistem Time() -> 14:21:20 PM 3 Now() data și timpul curent preluate din sistem Now()-> 10/15/05 14:21:20 PM 4 Day(d) un număr care reprezintă ziua din lună din data Day (#2/7/05#) -> 7 d (un număr cuprins între 1 și 31) 5 Month(d) un număr care reprezintă luna din data d (un Month(#2/7/05#) -> 2 număr cuprins între 1 și 12) 6 Year(d) un număr care reprezintă anul din data d Year(#2/7/05#) 2005 7 Hour(t) un număr care reprezintă ora din zi din timpul t Hour(#5:21:47 PM#) -> 17 8 Minute(t) un număr care reprezintă minutul din timpul t Minute(#5:21:47 PM#) -> 21 9 Second(t) un număr care reprezintă secunda din timpul t Second(#5:21:47 PM#) 47 5. Funcții pentru conversii: Funcția Valoarea returnată | țxemple 1 Asc(s) un număr care reprezintă codul ASCII al Asc("Alfabet") 65 primului caracter din șirul de caractere s (codul ASCII al literei A este 65) 2 Chr(n) un caracter al cărui cod ASCII este numărul Chr(65) -> "A" întreg n. (caracterul al cărui cod ASCII este 65 este A) 3 Val(s) un număr din șirul de caractere s; operația de Val("25 sau 75") -> 25 conversie se oprește atunci când este întâlnit Val("$1,000") -> 0 primul caracter diferit de cifră 4 Str(n) un număr sub formă de șir de caractere Str(10.025)-» "10.025" 6. Funcții logice: Funcția lif permite ca valoarea afișată să depindă de o condiție. Funcția are sintaxa: lifțtest, v1,v2) unde test reprezintă o expresie logică, iar v1 și v2 sunt două valori care pot fi afișate astfel: dacă expresia logică are valoarea True, se afișează valoarea v1, iar dacă are valoarea False, se afișează valoarea v2. Tehnologia informației și a comunicațiilor 113 Exemple: lif([stoc]>= [stoc_s], "Stoc normal", "Stocul a scăzut sub limita de siguranța") va afișa mesajul "Stoc normal" dacă valoarea stocului pentru acel material este mai mare decât valoarea stocului de siguranță, sau mesajul "Stocul a scăzut sub limita de siguranța" dacă valoarea stocului pentru acel material este mai mică decât valoarea stocului de siguranță. Funcția: lif([den_mat] Is Nuli, "Trebuie sa introduceți denumirea materialului", "") va afișa mesajul "Trebuie sa introduceți numele angajatului" dacă, atunci când se introduc date în tabelul Materiale, se încearcă adăugarea unei noi înregistrări fără să se fi completat câmpul den_mat din înregistrarea curentă. Dacă se construiește un tabel cu două câmpuri numerice a și b, în care se memorează coeficienții ecuației de gradul I: ax+b=0, funcția va furniza soluția ecuației: lif([a]=0, lif([b]=O,"Ecuația are o infinitate de soluții", "Ecuația nu are soluții"), "x="&-[b]/ [a]) 3.3.3. Funcții utilizator WordBasic este limbajul de programare al procesorului de texte Word. Cu ajutorul lui se pot construi funcții utilizator care automatizează procesul de prelucrare a textelor. Funcția utilizator se creează prin intermediul unui macrou în care se înregistrează operațiile pe care trebuie să le execute un utilizator prin intermediul sistemului de meniuri (editarea unui text, formatarea lui, inserarea unor obiecte), operațiile fiind descrise prin intermediul instrucțiunilor limbajului de programare. în loc să execute secvența de operații, utilizatorul va cere procesorului de texte să execute funcția utilizator în care sunt memorate instrucțiunile pentru operațiile respective. Orice funcție începe cu instrucțiunea Sub MAIN și se termină cu instrucțiunea End Sub. Sub MAIN - începutul funcției instrucțiunile End Sub -sfârșitul funcției Instrucțiunile vor fi scrise fiecare pe câte o linie. Limbajul WordBasic dispune de: - > Instrucțiuni care corespund opțiunilor de meniu. Pentru fiecare opțiune de meniu există câte o instrucțiune în limbajul de programare (de exemplu, pentru opțiunea New din meniul File există instrucțiunea FileNew). - > instrucțiuni pentru schimbul de informații. Cu ajutorul lor se pot crea pe ecranul calculatorului obiecte (casete de dialog, declanșatoare, casete de text etc.) prin intermediul cărora utilizatorul va comunica informații funcției (de exemplu, se poate crea: cu ListBox - o listă; cu CancelButton - declanșatorul Cancel; cu OKButton - declanșatorul OK; cu CheckBox - un comutator; cu OptionButton - un buton de opțiuni etc.). - > Instrucțiuni pentru descrierea structurilor de control. Ordinea secvențială de executare a instrucțiunilor se poate schimba prin intermediul instrucțiunilor care descriu structurile alternative (lf...Then...Else, SelectCase... EndCase) și repetitive (While...Wend). Exemplu - funcție pentru formatarea unui paragraf Sub MAIN FormatParagraph .Leftlndent = "0,5 cm", .Rightlndent = "0 cm", .Before = "0 pt", .After = "0 pt", .LineSpacingRule = 4, .LineSpacing = "12 pt", .Alignment = 3, .WidowControl = 1, .KeepWithNext = 0, .KeepTogether = 0, .PageBreak = 0, 114 Prelucrarea datelor Macros Macro nanw: |oe$CGrripunere Cancel Mjjcros in: |All active template*; and documents Desofotion!_________________ j Se descorripune numele persoanei 'm componentei .NoLineNum = 0, .DontHyphen = 0, .Tab = "0", .Firstlndent = "-0,5 cm" End Sub Prin intermediul instrucțiunii FormatParagraph se atribuie diferite valori parametrilor folosiți pentru formatarea paragrafului: indentarea la stânga (.Leftlndent), indentarea la dreapta (.Rightlndent), indentarea primei linii a paragrafului (.Firstlndent), pozițiile tabulatorilor (.Tab), tipul de aliniere (.Alignment)..., parametri pentru care, de obicei, stabiliți valorile prin intermediul celor două secțiuni ale casetei de dialog Paragraph. Laborator Folosirea funcțiilor pentru șiruri de caractere Enunțul problemei. Se introduce de la tastatură numele complet al unei persoane . care conține trei cuvinte: numele, inițiala tatălui și prenumele. Aceste trei cuvinte sunt separate prin spațiu. Numele va fi descompus în cele trei compenente care vor fi ' afișate pe rând prin intermediul unor casete de dialog. Numele complet va fi memorat în variabila de memorie numec$. Cele trei componente vor fi memorate în trei variabile de memorie: nume$, initiala$ și prenume$. Casetele de dialog se creează cu instrucțiunea MsgBox. în variabila de memorie n1 se memorează poziția primului spațiu (codul ASCII 32), iar în variabila de memorie n2 se memorează poziția celui de al doilea spațiu. Lungimea numelui va fi n1-1, a inițialei tatălui n2-n1, iar a prenumelui Len(numec$)-n2. Pentru extragerea numelui se folosește funcția Left$(), pentru extragerea inițialei funcția Mid$(), iar pentru extragerea prenumelui funcția Right$(). ■ Se deschide meniul Țools și se alege opțiunea Macro.... Se deschide caseta de dialog Macro. ■ în zona de editare Macro Name se scrie numele macroului - Descompunere. ■ în zona de editare Description se scrie un text prin care se descriu operațiile care se vor executa cu ajutorul funcției. ■ Se acționează declanșatorul Create. ■ Se deschide o nouă fereastră document al cărui titlu va fi numele macroului. Se scriu în această fereastră instrucțiunile cu care se construiește macroul. Sub MAIN numec$ = lnputBox$("lntroduceti numele complet al persoanei \ format din nume, inițiala tatalui si prenume: ", "Nume") n1 = lnStr(numec$, Chr$(32)) nume$ = Left$(numec$, n1-1) n2 = lnStr(n1+1, numec$, Chr$(32)) initiala$ = Mid$(numec$, n1+1, n2-n1) prenumeS = Right$(numec$, Len(numec$)-n2) MsgBox nume$, "Numele" MsgBox initiala$, "Inițiala tatalui" MsgBox prenumeS, "Prenumele" End Sub ■ Se închide fereastra. ■ Se lansează în execuție funcția, astfel: se deschide caseta de dialog Macro, din lista Macro Name se alege numele macroului și se acționează butonul Run. Tehnologia informației și a comunicațiilor 115 3.4. Instrumente de lucru pentru sistemele informatice 3.4.1. Scenariul Scopul scenariilor (Scenarios) este de a urmări evoluția mai multor rezultate (mai multe variante pentru rezultate) atunci când se modifică un set de date folosite la calcularea lor. Rezultatele și datele de intrare vor fi organizate într-o foaie de calcul. în loc să se obțină un set de foi de calcul cu aceeași structură, dar diferite prin datele de intrare prelucrate și prin rezultatele obținute, se vor salva versiunile obținute într-o singură foaie de calcul, sub formă de scenarii. în loc să se răsfoiască foile de calcul, se vizualizează scenariile, pentru a alege varianta cea mai bună. De exemplu, se dorește să se afle profitul, făcând diverse previziuni pentru venituri și cheltuieli. Fiecareipreviziune va fi un scenariu. în celulele B1 și B2 se scriu valorile pentru datele de intrare^enițurile și cheltuielile), iar în celula B3 se scrie formula de calcul pentru rezultat (profitul): B1-B2. Fiecare scenariu reprezintă o variantă de rezultat pentru un set de date de intrare precizat. A B : Primul scenariu  ; B 2 Vânzări 50.000^ 1, | 3 Costuri 30 000 2 Vânzări 40.000 4 Profit 20.000 3r Costuri 17.500 Z4 Profit 22.500 Al doilea scenariu ' Folosind administratorul de scenarii, se poate realiza: - » crearea de scenarii (fiecare scenariu se identifică printr-un nume); - > modificarea scenariilor; - > ștergerea scenariilor; - > vizualizarea scenariilor; - » afișarea unui sumar sau a unui tabel pivot pentru scenariile create, astfel încât să se poată urmări mai bine evoluția rezultatului. 116 Prelucrarea datelor Pe baza datelor din sumar sau din tabelul pivot se pot crea diagrame pentru a reprezenta grafic evoluția rezultatului. Laborator Analiză folosind scenariile Enunțul problemei. Se construiește următorul tabel care va fi folosit pentru a urmări evoluția profitului în funcție de numărul de produse vândute. ................. r““ __ j..............“’d” ........ 1 Cost Vanzare Nr. proci. 2 Produs A 10 13 1.000 3 Produs B 20 24 750 4 5 Cheltuieli Cost produse 25.000 6 Fixe 1.000 7 Total 26.000 8 Vânzări 31.000 9 Profit 5 000 10 ■ Se introduc datele pentru Cost țB2:B3), Nr.prod. (D2:D3) și Cheltuieli fixe (D6). ■ în celula C2 se introduce formula de calcul 1,3*B2 (pentru Produsul A se practică un adaos comercial de 30%). ■ în celula C3 se introduce formula de calcul 1,2*B3 (pentru Produsul B se practică un adaos comercial de 20%). ■ în celula D5 se introduce formula de calcul B2*D2+B3*D3. ■ în celula D7 se introduce formula de calcul D5+D6. ■ în celula D8 se introduce formula de calcul C2*D2+C3*D3. ■ în celula D9 se introduce formula de calcul D8-D7. 9 Se selectează celulele care conțin datele de intrare care vor fi modificate (D2:D3). ■ Se alege opțiunea de meniu Scenarios... f' _ , ’ — Scenano Manager ; fiKf; ■ Se deschide caseta de dialog Scenario Manager - care informează că nu există \ niciun scenariu. Se execută clic pe butonul j Add... pentru a crea primul scenariu, folosind datele inițiale. ■ Se deschide caseta de dialog Add Scenario - în care se stabilesc caracteristicile acestui scenariu: în caseta de text Scenario name se scrie changing ceiis: numele scenariului. - > în caseta de text Changing cells sunt scrise adresele celulelor ce se vor modifica (D2:D3). Dacă se dorește să se adauge și alte celule (care nu sunt adiacente cu cele | definite), se ține apăsată tasta Ctrl și se execută clic pe celula respectivă. De exemplu, se poate adăuga la datele de intrare și valoarea cheltuielilor fixe (celula D6). Scenario Manager No Scenarios defined. Choose Add to add scenarios; Changing cells: Comment: Tehnologia informației și a comunicațiilor 117 -» Se acționează butonul OK. Âdd Scenario name: [inițial Changîng cells: |d2:D3 ~ ~ ~ Qrl+click cells to select non-adjacent changing cells. Comrnent: Scenario Vaîues Enter values for each of the changing cells, ț ₄D^j₁₅₀₀ 122 Cancel ^dd j $D$3 1000 Protection P Preventchange? F Hide ] J ■ Se deschide caseta de dialog Scenario Values, prin intermediul căreia se stabilesc valorile pentru datele de intrare care se modifică. Se acționează apoi butonul Add. Se revine în caseta de dialog Scenario Manager în care a fost adăugat primul scenariu în lista Scenarios. Se reiau ope- rațiile anterioare pentru a crea noi scenarii. Folosind controalele din caseta de dialog Scenario Manager se pot administra Scenario Manager Scenario?: Cornment: treated by Milosescu Mariana Liliana on 4/12/2006 scenariile create: - > Se șterge un scenariu: se selectează numele scenariului din listă și se execută clic pe butonul Delete. - > Se modifică un scenariu: se selectează numele scenariului din listă și se execută clic pe butonul Edit.... - > Se vizualizează un scenariu: se selectează numele scenariului din listă și se execută clic pe butonul Show. - > Se creează un sumar sau un tabel pivot pentru scenariile definite: se execută clic 118 Prelucrarea datelor ■ Se închide caseta de dialog executând clic pe butonul Close. 3.4.2. Șablonul de foaie de calcul Șablonul (template) este un model prefabricat de foaie de calcul. El poate fi folosit la construirea propriei foi de calcul, automatizând acest proces. Șabloanele predefinite sunt modele de documente contabile: registru de încasări și plăți, factură, registru de amortizare. Laborator Crearea unei foi de calcul folosind un șablon ~ Enunțul problemei. Se creează un registru de încasări și plăți folosind șablonul Balance Sheet. H Balance Shieet 1 D E F G H 3 Jsa/ance Sht -.t 6 7 6 9 1 io Description f Starting Balance pf 14 15 16 17 18 19 20 21 Date Data Item Desctiption Recelved Paynieirt Balance Descrierea operației contabile Sold 23 24 26 27 28 încasare Plată Date de intrare $0.001 $0.00 i $0,00= Receivabie Payables Cur rent Balance 30 . « < ► >i \ Expenșeș^'Baiance'p^^ Date de ieșire Se introduc datele de intrare și, pe baza formulelor de calcul inserate în foaia de calcul șablon, se obțin rezultatele. Creați o foaie de calcul pentru un document contabil de tip factură, folosind șablonul Sa/es Invoice. Adăugați la factură o coloană pentru calculul TVA. 3.4.3. Graficul / diagrama Programele de grafică analitică fac ca informațiile numerice să fie mai ușor de înțeles dacă sunt prezentate sub formă de geafice și diagrame, decât atunci când sunt prezentate sub formă de rânduri și coloane într-un tabel. Multe dintre programele de Tehnologia informației și a comunicațiilor 119 grafică fac parte din aplicații care prelucrează informația numerică sub formă de tabele (cum este, de exemplu, Excel) deoarece ele sunt folosite de aceleași persoane care utilizează acest gen de software. Graficele analitice pot fi vizualizate pe monitor sau pot fi tipărite la imprimantă și ajută la prezentarea tendințelor economice, a cifrelor vânzărilor, cât și la simplificarea activității de analizare a acestor informații. Organigrama este reprezentarea grafică și simplificată a structurii unei organizații, obiect, produs etc. Organigrama se mai numește și diagramă organizatorică. Obiectivul ei este de a pune în evidență componentele structurii și relațiile dintre componente. Aplicațiile Word, Excel și PowerPoint au implementată funcția de construire a diagra- melor organizatorice (opțiunea de meniu Diagram...elnsert). 1. Creați diagrama organizatorică a plantelor de cultură folosind informații preluate din rețeaua Internet. 2. O organizație vinde patru tipuri de produse, folosind cinci agenți comerciali. Creați un tabel care să conțină date despre vânzările din primul semestru al anului ale personalului de vânzări. Tabelul va conține coloane cu următoarele date: luna în care s-au făcut vânzările, numele și prenumele persoanei care a vândut, și câte o coloană pentru valoarea lunară a vânzărilor (în lei) pentru fiecare dintre cele patru tipuri de produse. a. Calculați totalul vânzărilor pe semestru: pe persoană și pe tip de produs. b. Calculați totalul vânzărilor pe toate produsele: pe lună și pe persoană. c. Construiți o diagramă care să arate modul în care a evoluat în timp volumul total al vânzărilor. d. Construiți o diagramă care să arate modul în care a evoluat totalul vânzările în cele șase luni. Diagrama trebuie să pună în evidență relația procentuală înte fiecare lună și semestru. e. Construiți o diagramă prin care să comparați volumul valoric al vânzărilor pe fiecare agent comercial, în cele șase luni. f. Construiți o diagramă prin care să comparați volumul valoric al vânzărilor pe fiecare tip de produs, în cele șase luni. 3. Angajați unui departament trebuie să se deplaseze în diferite localități din țară, pentru rezolvarea unor probleme de serviciu. Pentru ținerea evidenței cheltuielilor de depla- sare, întocmiți un tabel cu următoarele date: nume și prenume angajat, data la care a avut loc deplasarea, localitatea, numărul de zile, motivul, tipul cheltuielii (transport, cazare etc.; se recomandă folosirea unui sistem de codificări pentru identificarea tipului de cheltuială), valoarea cheltuielii. Folosind acest tabel, obțineți următoarele informații: a. totalul cheltuielilor pe fiecare deplasare a unei persoane; b. totalul cheltuielilor pe fiecare persoană; c. totalul cheltuielilor pentru deplasările în fiecare localitate; d. totalul cheltuielilor pentru fiecare tip de cheltuială; e. compararea - cu ajutorul unei diagrame - a volumului cheltuielilor în fiecare lună; f. compararea - cu ajutorul unei diagrame - a volumului cheltuielilor, pe tip de cheltuială; g. compararea - cu ajutorul unei diagrame - a volumului cheltuielilor pe angajat; h. compararea - cu ajutorul unei diagrame - a volumului cheltuielilor pe localități. 120 Prelucrarea datelor 3.4.4. Funcțiile Bibliotecile de funcții predefinite (cum este, de exemplu, biblioteca aplicației Excel) conțin foarte multe funcții care pot fi folosite pentru a obține diferite informații statistice și financiare, pentru analize economice și inginerești sau pentru căutarea datelor._____ Laborator - Folosirea funcțiilor financiare pentru a obține informații ₛ ₛ ¹ Enunțul problemei. Se lansează în execuție aplicația Excel. Se deschide registrul ''' ' Exemple și se deschide o foaie de calcul nouă. Se inserează, într-una dintre celulele foii de calcul, funcția financiară corespunzătoare pentru a afla informația. - > Suma periodică de plată pentru un împrumut bancar de 5.000 lei, contractat cu o dobândă anuală de 25%, pe care trebuie să-l rambursați în 3 ani. Se folosește funcția: pmt(25%/12,3*12,5000) Rezultatul furnizat este 198,799. El este afișat cu culoare roșie. Pentru a fi afișat nor- mal, va trebui să se scrie cu semnul minus valoarea care trebuie restituită (-5.000), deoarece este o datorie care trebuie achitată. - > Numărul de perioade (luni) în care trebuie restituit un credit de 5.000 lei contractat cu o dobândă anuală de 25%, pentru care se plătește lunar 200 lei. Se folosește funcția: nper(25%/12,-200,-5000) Rezultatul furnizat este 34,61644 luni, adică 2 ani și 11 luni. Valorile pentru suma plătită lunar și pentru credit sunt negative, deoarece ele reprezintă datorie de achitat. Valoarea viitoare este 0, deoarece la sfârșitul perioadei creditul trebuie stins. - > Numărul de perioade (luni) în care, depunând periodic la bancă o sumă de 100 lei cu o dobândă anuală de 20%, se constituie un depozit de 5.000 lei. Se folosește funcția: nper(20%/12,-100,0,5000) Rezultatul furnizat este 36,67038 luni, adică 3 ani și o lună. Valoarea pentru suma plătită lunar este negativă, deoarece ea reprezintă sumă de achitat, iar valoarea prezentă este 0 (la constituire, contul este gol). - > Valoarea finală a unui cont bancar în care se depune periodic (lunar) o sumă de 200 lei, timp de 3 ani, la o bancă ce oferă o dobândă anuală de 20%. Se folosește funcția: fv(20%/12,3*12,200) Rezultatul furnizat este 9.757,565. - > Dobânda percepută de bancă, pentru un credit de 5.000 lei, pentru care trebuie rambursată lunar o sumă de 200 lei, timp de 3 ani. Se folosește funcția: rate(3*12,-200,5000) Rezultatul furnizat este 2,12% pe lună, adică 25,45% pe an. - > Dobânda efectivă plătită în prima lună, pentru un credit de 5.000 lei, contractat cu o dobândă anuală de 25%, care trebuie rambursat în 3 ani. Se folosește funcția: ipmt(25%/12,1,3*12,-5000) Rezultatul furnizat este 104,166. Valoarea pentru credit este negativă, deoarece ea reprezintă datorie de achitat. - > Dobânda efectivă care se plătește în ultimul an, pentru un credit de 5.000 lei, contrac- tat cu o dobândă anuală de 25%, care trebuie rambursat în 3 ani. Se folosește funcția: ipmt(25%,3,3,-5000) Rezultatul furnizat este 512,295. Tehnologia informației și a comunicațiilor 121 - > Dobânda efectivă care se plătește în ultima lună, pentru un credit de 5.000 lei, contractat cu o dobândă anuală de 25%, care trebuie rambursat în 3 ani. Se folosește funcția: ipmt(25%/12,3*12,3*12,-5000) Rezultatul furnizat este 4,557. - > Suma ce trebuie depusă într-un cont, într-o bancă ce oferă o dobândă anuală de 25%, astfel încât să se poată extrage lunar, timp de 10 ani, câte 100 lei, până la lichidarea completă a contului. Se folosește funcția: pv(25%/12,10*12,100) Rezultatul furnizat este -4.395,740. El este negativ, deoarece reprezintă o sumă care trebuie achitată băncii. La sfârșitul perioadei, valoarea finală a contului va fi 0 (contul a fost lichidat). Devalorizarea sumei de 100 lei, în timp de un an, considerând că, în loc fie depuși la o bancă, cu o dobândă anuală de 25% (aceasta reprezentând aproximativ inflația anuală), au fost împrumutați fără dobândă unei persoane. Se folosește funcția: pv(25%/12,12,100) Rezultatul furnizat este 78,080. El este pozitiv, deoarece reprezintă valoarea reală care s-ar primi. Suma depusă lunar este 0, deoarece persoana restituie suma la sfârșitul perioadei de un an, și nu lunar, prin sume fixe. Valoarea finală a contului o reprezintă suma pe care o va restitui persoana peste un an, adică 100 lei. Așadar, dacă se împrumută astăzi unei persoane 100 lei și ea o va restitui peste un an, se vor primi practic, la valoarea de la acea dată, numai 78,080 lei. 3. Numărul de Aflați următoarele informații: 1. Dobânda efectivă pe care o plătiți în ultima lună, pentru un credit de 20.000 lei, contractat cu o dobândă anuală de 20%, pe care trebuie să-l rambursați în 5 ani. 2. Valoarea finală a unui cont bancar, în care depuneți lunar o sumă de 100 lei, timp de 5 ani, la o bancă ce oferă o dobândă anuală de 14%. luni în care trebuie să restituiți un credit de 10.000 lei, contractat cu o dobândă anuală de 20%, pentru care plătiți lunar 200 lei. 4. La cât se devalorizează suma de 200 lei, împrumutată fără dobândă unei persoane, pe timp de un an, considerând că inflația anuală este de aproximativ 10%. 5. Dobânda percepută de bancă, pentru un credit de 10.000 lei, pentru care trebuie să rambursați lunar o sumă de 200 lei, timp de 5 ani. 6. Suma periodică de plată pentru un împrumut bancar de 20.000 lei, contractat cu o dobândă anuală de 20%, pe care trebuie să-l rambursați în 5 ani. 7. Suma pe care trebuie să o depuneți într-un cont, într-o bancă ce vă oferă o dobândă anuală de 14%, astfel încât să puteți să extrageți lunar, timp de 10 ani, câte 200 lei, până la lichidarea completă a contului. 8. Numărul de luni în care, depunând la bancă o sumă de 200 lei, cu o dobândă anuală de 14%, veți constitui un depozit de 10.000 lei. 9. Dobânda efectivă pe care o plătiți în prima lună, pentru un credit de 20.000 lei, contractat cu o dobândă anuală de 20%, pe care trebuie să-l rambursați în 5 ani. 10. Dobânda efectivă pe care o plătiți în ultimul an, pentru un credit de 20.000 lei, con- tractat cu o dobândă anuală de 20%, pe care trebuie să-l rambursați în 5 ani. 122 Prelucrarea datelor Laborator Folosirea funcțiilor pentru calculul amortizării Enunțul problemei. S-a achiziționat un echipament de 30.000 lei care se va amor- tiza în 3 ani, valoarea de casare fiind de 3.000 lei. Să se compare variantele de calcul al amortizării. Se inserează într-una dintre celulele foii de calcul funcția pentru calculul amortizării, pentru următoarele cazuri: - > Dacă se folosește metoda liniară, amortizarea va fi aceeași pentru fiecare an al duratei de viată: sln(3000,300,3) Rezultatul furnizat este 900. - > Dacă se folosește metoda cumulată, amortizarea va fi diferită la sfârșitul fiecărui an al duratei de viată: syd(3000,300,3,1) syd(3000,300,3,2) syd(3000,300,3,3) Rezultatele furnizate vor fi 1.350; 900; 450. Dacă se folosește metoda regresivă cu factor de regresie fix, amortizarea va fi diferită la sfârșitul fiecărui an al duratei de viată: db(3000,300,3,1) db(3000,300,3,2) db(3000,300,3,3) Rezultatele furnizate vor fi 1.608; 746,11; 346,20. - » Dacă se folosește metoda regresivă cu factor de regresie variabil, amortizarea va fi diferită la sfârșitul fiecărui an al duratei de viață: ddb(3000,300,3,1,2) ddb(3000,300,3,2,2) ddb(3000,300,3,3,2) Rezultatele furnizate vor fi 2.000, 666,66, respectiv 33,33. - » Dacă se folosește metoda regresivă cu factor de regresie variabil, amortizarea va fi, la sfârșitul primei luni, 166,67: ddb(3000,300,3*12,1) - > Dacă se folosește metoda regresivă cu factor de regresie variabil, ar ortizarea va fi, la sfârșitul primei zile, 5,48: ddb(3000,300,3*365,1) 3.4.5. Raportul Raportul este o colecție de informații obținute din datele stocate într-un tabel, prezentate într-o formă cât mai clară și mai concisă și într-un anumit format, care corespunde anumitor necesități de informare a utilizatorului în vederea luării unor decizii: - > obținerea unor date sintetice: totaluri și subtotaluri, - > obținerea unor rezumate, gruparea datelor pe mai multe niveluri, fiecare nivel cu propriile sale informații sintetice și rezumate, - » analize complexe și grafice. Tehnologia informației și a comunicațiilor 123 în general, raportul este conceput sub forma unui tabel. în plus, are și funcția de sortare și grupare a datelor. Cel mai simplu raport este cel în care se realizează sume pe rânduri și pe coloane, cum este tabelul construit în foaia de calcul Cheltuieli Anuale. \ Vi \ w» șl LJ ® nou ^x^^zzzzx^ A B I C I- D I E F ! G “ 1 Cheltuieli anuale ............1.......... 1 1 2 Cheltuieli ianuarie februarie martie aprilie mai iunie 1 3 Apă 42,50 41,00 42,00 41.50 42,10 42.40} 1 4 Gaze 90,00 85,00 70,00 40,00 20,00 15.00} l 5 Electricitate 60,00 55,00 57,00 53,00 52,00 48,00] Total 192,50 181.00 470000,00 134,50 ___jll_ 1 6 .................................................L......... H I i J I K | L : Mi N | 0 1 1 : 2 iulie august septembrie octombrie noiembrie decembrie Total Media 1 3 42,60 40,00 42,20 42,30 42,40 42,50 503,50 41,96ț \ 4 17,00; 16,00 18,00 45,00 80,00 95,00 591,00 49,2 5| i 5 50,00 45,00 51,00 53,00 57,00 61,00 642,00 53,50| \ 6 ____iwg_ 101,00 111,20 140,30 179M___ 198,50 1736,50 39297,29! i 7 în unele liste este necesar să se calculeze subtotaluri pentru grupuri de înregistrări. De exemplu, o listă conține date despre salariile unor angajați. Lista conține următoarele câmpuri: număr curent, numele, prenumele, funcția, salariul. Se poate calcula totalul salariilor pentru fiecare funcție. Pentru a obține j ș această informație, trebuie | i i ““ 'Ă" calculate sume parțiale | 2 ' Nr. Nume Prenume Funcție Salariu pentru coloana Salariu, | 3 1 Popescu Mircea șofer 900 pentru înregistrările care au | 2 lonescu Rahu vânzător 1100 aceeași valoare a câm- 1 g 3 Marin Ana vânzător 1200 pului Func ie, adică subto- 1 q 4 Anghel Maria vânzător 1100 taluri. Este obligatoriu ca 1 _ 5 Preda Bogdan șofer 1000 lista să fie setată după 1 6 Mihalcea Ioana casier 900 câmpul folosit pentru cal- 1 7 lonescu Mihai șef birou 2000 cularea sumeler parțiale (în | y 8 Petcu Răzvan vânzător 1000 exemplu, câmpui Funcție). | 9 Dinu Oana șef birou 2100 1 10 loan Irina vânzător 900 In acest caz, subtotalurile i 11 Petre Elena casier 800 calculate pot fi afișate pe 1 trei niveluri: *......... 1. Se afișează numai totalul general. 2. Se afișează totalul general și subtotalurile. 3. Se afișează toate înregistrările, subtotalurile și totalul general. Se pot aplica și alte funcții asupra valorilor numerice din grupul de înregistrări. De exemplu, se poate adăuga, la sumele totalurilor, și numărul de persoane care au aceeași funcție. în acest caz, subtotalurile calculate pot fi afișate pe patru niveluri: 124 Prelucrarea datelor 1. Se afișează numai totalul general. 2. Se afișează totalul general și primul subtotal (suma salariilor pentru fiecare funcție). 3. Se afișează totalul general, primul subtotal și al doilea subtotal (numărul de persoane care au aceeași funcție). 4. Se afișează toate înregistrările, ambele subtotaluri și totalul general. Subtotalurile pot fi aplicate și pe liste care au fost filtrate în prealabil. în biblioteca de funcții Excel există mai multe funcții pentru analizarea datelor din înregistrările listei. Ele se mai numesc și funcții D (Dfunction), litera D semnificând Database (bază de date), adică funcții speciale pentru baze de date (liste). Aceste funcții au următoarea sintaxă: (, , ) unde: reprezintă numele funcției. Numele acestor funcții începe cu litera D. este domeniul celulelor în care se găsește lista. este câmpul care va fi folosit de funcție pentru analizarea datelor. Identificarea lui se va face fie prin numele câmpului scris între ghilimele, fie prin numărul de ordine care determină poziția câmpului între celelalte câmpuri. De exemplu, în lista precedentă, câmpul care reprezintă salariul angajatului poate fi identificat fie prin numele lui - "Salariu", fie prin numărul său de ordine - 5. este domeniul celulelor care conțin criteriul de filtrare a înregistrărilor din listă, pentru care funcția furnizează informații. De exemplu, dacă trebuie calculată media salariului pentru o funcție, se definește un criteriu de filtrare pentru salariații cu aceeași funcție, în zona criteriului de filtrare a foii de calcul, iar domeniul criteriului va fi definit prin adresele celulelor care conțin criteriul de filtrare. Dacă funcția va furniza informații despre toată lista, și nu numai despre anumite înregistrări definite printr-un criteriu de filtrare, se va folosi domeniul listei pentru a defini . în analizarea datelor dintr-o listă se pot folosi următoarele funcții: Funcția Furnizează Daverage Media aritmetică a valorilor numerice din câmpurile precizate. Dcount Numărul de celule care conțin numere din câmpurile precizate: dacă nu se precizează un câmp anume (argumentul lipsește), va furniza numărul de înregistrări care conțin numere. Dcounta Numărul de celule care nu conțin spații în câmpurile precizate sau din toată lista (dacă nu se precizează un câmp anume). Dget Extrage din listă o singură înregistrare care corespunde criteriului precizat. Dmax Cea mai mare valoare din câmpurile precizate. Dmin Cea mai mică valoare din câmpurile precizate. Dproduct Produsul valorilor din câmpurile precizate. Dsum Suma valorilor din câmpurile precizate. Laborator Construirea unui raport cu date grupate ' , Enunțul problemei. Se creează în registrul Exemple, într-o foaie de calcul nouă, cu numele Salarii, o listă cu tabelul angajaților și salariile lor. Să se creeze un raport în care să se afișeze totalul salariilor, pe grupe de funcții. Tehnologia informației și a comunicațiilor 125 ■ Se sortează lista după câmpul Funcția, care se folosește pentru calcularea sumelor parțiale. Se poziționează selectorul de celulă în listă. Se deschide din caseta de dialog Subtotal, cu opțiunea de meniu Subtotais... eData. ;®]exempl ......'..... A ' B ■ C D 1 E • i 1 ; 2 Nr. Nume Prenume Funcție Salariu i 3 j 6 Mihalcea Ioana casier 900 înregistrările listei au fost i 4 i 11 Petre ;Elena casier 800 sortate după valoarea i 5 * 7 lonescu Mihai șef birou 2000 câmpului Funcție, astfel [ 6 ' 9:Dinu Oana șef birou 2100 încât înregistrările care î 7 j 1 Popescu JMircea șofer 900 corespund angajaților pe j 8 ; 5 Preda Bogdan șofer 1000 cele patru funcții (casier, i 9 ; 2 lonescu Rahu vânzător 1100 șef birou, șofer și ; 10 ‘ 3 Marin 'Ana vânzător 1200 vânzător) să fie grupate. LIF 4 Anghel Maria vânzător 1100 î 12’ 8 Petcu Răzvan vânzător 1000 ^13* 10doan Irina vânzător 900 [ 14 :. J . . ; Se alege din lista ascunsă At each change in numele câmpului pentru care se calculează sumele parțiale (în exemplu, câmpul Funcția). Se alege din lista ascunsă Use function numele funcției care se va folosi în calculul subtotalului (în exemplu, funcția Sum). Subtotal At each change in: Use function: pum Add subtotal to: I Prenume F Funcție PSIiltO P Replace current subtotais F Page break between groups P Summary below data Din lista ascunsă At each change in s-a ales câmpul Funcție deoarece sumele parțiale se vor calcula pentru fiecare funcție. Din lista ascunsă Use function s-a ales funcția Sum deoarece se calculează suma salariilor. în lista Add subtotal to s-a activat comutatorul Salariu deoarece se calculează suma valorilor numerice din câmpul Salariu. Remove All | Caⁿ£:el I ■ Se activează în lista Add subtotais comutatoarele care corespund câmpurilor numerice pentru care se calculează sume parțiale (în exemplu, câmpul Salariu). ■ Se activează comutatorul Replace current subtotais, pentru ca vechile valori calculate pentru subtotaluri să fie înlocuite cu noile valori calculate. ■ Se activează comutatorul Șummary Below Data, pentru ca valoarea calculată pentru subtotal să fie afișată imediat sub grupul de înregistrări pentru care s-a calculat; altfel, este afișat la sfârșitul înregistrărilor de date. 126 Prelucrarea datelor ■ Subtotalurile calculate pot fi afișate pe trei niveluri. Nivelurile de afișare 1 i 2i3H a B C , D E i F ~ t --- 2 Nr. Nume Prenume Funcția Salariu Punct de 3 6 Mihalcea Ioana casier 900 B • U: 11 Petre Elena casier ^<^8000 A ““ 5 casier Tot 890tF--- : 6 ; 7.lonescu Mihai șef birou 2000 A 1 • i 7 i 9 Dinu Dana șef birou 2100^B------- -i i 8 i șef birou * ^TlOO | F - 9 1 Popescu Mircea șofer SOOOA^^ | : 10 5 Preda Bogdan șofer 1900 B -i M1 i șofer Tota *10000 12 2 lonescu Radu vânzător 1100 A * 13 i 3 Marin Ana vânzător 1200 A • i 14 i A Anghel Maria vânzător 1100 B • 15 8 Petcu Răzvan vânzător 1100 B * 1 16 i 10 loan leina vânzător 900 A - 17 „vânzător ‘ 5400 --- 18 (Total H 28400 19 “ ..........20...................... îl Subtotaluri Totalul general Se pot aplica și alte funcții asupra valorilor numerice din grupul de înregistrări. De exemplu, se poate adăuga la subtotalul salariilor un nou subtotal - al numărului de angajați pentru aceeași funcție. Se procedează astfel: ■ Se poziționează selectorul de celulă în listă și se deschide caseta de dialog Subtotal. ■ Subtotalurile calculate pot fi afișate acum pe patru niveluri. Din lista ascunsă At each change in s-a ales câmpul Funcție deoarece se vor număra angajații care au aceeași funcție. Din lista ascunsă Use function s-a ales funcția Count deoarece se numără înregistrările din grup. în lista Add subtotal to s-a activat comutatorul Salariu deoarece se numără angajații pentru care câmpul Salariu este diferit de zero. Se dezactivează comutatorul Replace current subtotals pentru ca noile valori calculate să se adauge la cele vechi. Subtotal At each change in: Use function: Add subtotal to: F Prenume P Funcția P Salariu F Replace current subtotals F Page break between groups Subtotalurile pot fi aplicate și pe liste care au fost filtrate în prealabil. Pentru a înlătura subtotalurile din listă, se deschide caseta de dialog Subtotal și se acționează butonul Remove All. Tehnologia informației și a comunicațiilor 127 exempl '^/////^//////^ 3 4 F~ Inlocuiți textul Count cu textul Număr i D A B C E 1 2 Nr. Nume Prenum e Funcție Salariu 3 6 Mihalcea Ioana casier 4 11 Petre Elena casier . 800 5 casier Număr 2 6 : casier Total *•,. 1700 7 7 lonescu Mihai șef birou x "'3000 8 9 Dinu Oana șef birou \ 2ita„ 9 șef birou Numărt \ . 2" 10 șef birou Total ^\4100 11 ' 1 Popescu Mircea șofer W- 12 5 Preda Bogdan șofer X 1000: 13 șofer Număr \ A 14 șofer Total N9Q0V 15 2 lonescu Rahu vânzător .....itOO ' 16 vânzător Numărt '\ 17 vânzător Total* s s 1100. 18 3 Marin Ana vânzător X<200 y 19 4 Anghel Maria vânzător 1Î8T/ 20 8 Petcu Răzvan vânzător 1Q00 21 10 loan Irina vânzător /900 22 vânzător Număr / 4 23 vânzător Total > 4200 24 [Total Număr j 11- 25 । Total ^î3ti00 26 Al doilea subtotal A Primul subtotal Laborator Analiza datelor Enunțul problemei. Se analizează datele din lista creată anterior, calculând diferite salarii medii ale angajatilor. Pentru a analiza datele se folosesc funcții specifice listelor. Identificarea câmpurilor în care se găsesc datele asupra cărora va acționa funcția se face prin identificatorul câmpului și criteriul de filtrare. Sintaxa acestei funcții este: Daverage(, , ) Se procedează astfel: ■ Se definește criteriul de filtrare - care trebuie să permită filtrarea înregistrărilor pentru fiecare funcție și pentru grupuri de funcții. Zona criteriului de filtrare este definită de A1:H5, iar zona ocupată de listă este definită de A7:E18. ■ Se inserează într-una dintre celulele foii de calcul funcția, pentru următoarele cazuri: - pentru salariul mediu al vânzătorilor, funcția este: Daverage(A7:E18,"Salariu",C1 :C2) sau Daverage(A7:E18,5, C1:C2) - pentru salariul mediu al șefilor de birou, funcția este: Daverage(A7:E18," Salariu ",A1:A2) 128 Prelucrarea datelor - pentru salariul mediu al vânzătorilor și casierilor, funcția este: Daverage(A7:E18," Salariu ",G1:G3) - pentru salariul mediu al șefilor de birou, vânzătorilor și casierilor, funcția este: Daverage(A7:E18," Salariu ",F1 :F4) - pentru salariul mediu al tuturor angajaților, funcția va fi: Daverage(A7:E18," Salariu ", A7:E18) - pentru cel mai mare salariu pentru funcția de vânzător, funcția va fi: Dmax(A7:E18,5,C1:C2) Tabelul pivot este un instrument furnizat de produsul de calcul tabelar Excel, care poate fi folosit pentru manipularea datelor din liste, rezumarea și analizarea interactivă a lor. El este foarte util atunci când volumul de date este mare și este greu de sintetizat manual. Laborator Folosirea procedurii asistent pentru crearea unui raport pivot Enunțul problemei. Folosind un tabel pivot, să se organizeze datele din lista , angajaților, astfel încât să se obțină ușor informații despre salariile plătite la ■ fiecare punct de lucru și despre salariile plătite pentru fiecare funcție. T 1‘ > ; .....B_ ; , C....... D . E _J _ ;..............F................; I 2 Nr. Nume Prenume Funcție Salariu Punct de lucru 3 : 6 Mihalcea Ioana casier 900 A 4 11 Petre Elena casier 800 B I 7 lonescu Mihai șef birou 2000 A I 6'1 9 Dinu Oana șef birou 2100:B 7 i 1 Popescu Mire ea șofer 900 B I 8 i 5 Preda Bogdan șofer 1000 B l "g"; 2 lonescu Rahu vânzător 1100 A % 10l 3. Marin Ana vânzător 1200 A ■f ir 4 Anghel Maria vânzător 1100 B l 12: 8 Petcu Răzvan vânzător 1000 B i. 13: 10 loan Irina vânzător 900 A Tabelul pivot operează cu următoarele entități: Câmpul {field) reprezintă o categorie de date care derivă dintr-un câmp al listei sursă. De exemplu, câmpul Funcție din lista sursă devine câmpul Funcție în tabelul pivot. -» Articolul ți tem) reprezintă o subcategorie dintr-un câmp al tabelului pivot. Articolele derivă din valori unice ale câmpului din listă. De exemplu, câmpul Funcție poate avea valorile unice șef birou, vânzător, casier și șofer. Aceste valori sunt articole ale tabelului pivot, în care ele apar ca etichete de rânduri sau coloane, sau ca opțiuni din lista ascunsă a câmpurilor din zona paginii. Tehnologia informației și a comunicațiilor 129 -> Butonul câmp (field button) reprezintă butoane din tabelul pivot care afișează numele câmpului din lista sursă. Aceste butoane pot fi acționate cu mouse-ul prin glisare, clic sau dublu clic. în exemplu, sunt butoanele câmp Funcție și Punct de lucru. Tabelul pivot D E F 3 6 1 2 3 4 A Nr._____ Nume Prenume 5 |Sum of Salariu B (All) (All) (AII) ► zona paginii Eticheta pentru zona rândurilor este Punct de lucru, iar pentru zona coloanelor este Funcție. Punct de lucru ▼ i Funcția zonă coloanefor' casier șef birou șofer vânzător "Grand Total A B________ Grand Total 8000; 2000 900; 2100 9000 3200 1000 2200 8900- 4I00 1000(1 5400 22200 6200 28400 8 9 zona datelor Tabelul pivot este format din patru zone: -> Zona paginii (page) conține câmpurile cu care se va construi un criteriu de filtrare. S-au ales câmpurile Nr, Nume și Prenume. Ele se vor prezenta în tabelul pivot, la fel ca și numele de câmpuri care se transformă în liste ascunse atunci când se definește criteriul de filtrare cu funcția AutoFilter. Aceste liste ascunse pot fi deschise și se pot defini diferite criterii de filtrare, la fel ca la activarea funcției AutoFilter. Articolele acestor câmpuri se găsesc în listele ascunse. - > Zona rândurilor (rows) conține câmpul ale cărui articole vor deveni etichete pentru rânduri, iar informațiile de pe un rând se vor referi la articolul respectiv. S-a ales pentru rânduri câmpul Punct de lucru. Numele punctelor de lucru (articolele acestui câmp) vor fi etichete pentru rânduri. într-un raport creat ca tabel pivot nu se poate lucra cu mai mult de opt rânduri. - > Zona coloanelor (columns) conține câmpul ale cărui articole vor deveni etichete pentru coloane, iar informațiile de pe o coloană se vor referi la articolul respectiv. S-a ales pentru coloane câmpul Funcție. Numele funcțiilor (articolele acestui câmp) vor fi etichete pentru coloane. într-un raport creat ca tabel pivot nu se poate lucra cu mai mult de opt coloane. - » Zona datelor (data) conține câmpurile pentru care se calculează subtotaluri. S-a ales calculul subtotalurilor pentru câmpul Salariu. Valorile subtotalurilor se vor afișa la intersecția unei linii cu o coloană. în exemplu, valoarea afișată reprezintă salariul angajaților de la un punct de lucru care au aceeași funcție. Asupra unui tabel pivot se pot executa următoarele operații: - > creare, - > modificare, adică schimbarea structurii tabelului pivot, - > extragerea de informații, adică afișarea pe pagini separate a informațiilor din tabelul pivot, -> reactualizarea, adică refacerea informației afișate, atunci când se modifică datele din listă. Pentru crearea tabelului pivot se folosește o procedură asistent (Pivot Table Wizard) care se desfășoară în trei pași:: 130 Prelucrarea datelor ■ Se poziționează selectorul pe o celulă din listă. ■ Se alege opțiunea de meniu Pivot Table Report...eData. ■ La primul pas, se precizează sursa datelor. Se activează butonul radio Microsoft Excel list or database pentru a preciza că este vorba de lista în care se găsește selectorul. ■ La pasul al doilea se des- । ₙ. ,.ᵣ . , .ₙ. ~ 7»7........7 7.i 77 r | PivotTable and PivotChart Wizar d - Step 2 of 3 chide o casetă de dialog în care se stabilește domeniul de date din care se creează (caseta de text Range). Dacă s-a poziționat selectorul pe o celulă din listă, domeniul va fi format din toate celulele listei. Where is the data that you want to use? Range: [I >heet4!$A< Browse. Cancel < Back Next > Finish Dacă domeniul trebuie limitat la anumite celule, se va PivotTable and PivotChart Wizar d -Step 3 of 3 4 Layout... Where do you want to put the PivotTable report? '• =New worksheetj ‘ Existing worksheet Click Finish to create your PivotTable report. Options... Cancel < Back (3 defini cu ajutorul adreselor celulelor. ■ în caseta de dialog de la pasul 3 se alege butonul New worksheet pentru a crea tabelul pivot într-o foaie de calcul nouă a aceluiași registru de lucru Se execută apoi clic pe butonul Layout. în partea dreaptă a casetei care se deschide există mai multe butoane care repre- zintă câmpurile listei și care sunt definite pe baza nume- lor de câmpuri din listă. în partea dreaptă sunt prezentate zonele de date ale tabelului pivot: zona PAGE, zona ROW, zona COLUMN, zona DATA. Trebuie să se atribuie acestor zone câmpurile corespunzătoare: pentru zona PAGE câmpurile Nr., Nume și Prenume, pentru zona ROW câmpul Punct de lucru, pentru zona COLUMN câmpul Funcție, iar pentru zona DATA câmpul Salariu, pentru care se calculează subtotalurile. Pentru a face aceste a- tribuiri, se glisează butoanele din partea dreaptă în zonele corespunzătoare din partea stângă. Dacă s-au făcut atribuiri greșite, se glisează butonul poziționat greșit, din zona tabelului pivot în zona de butoane sau în zona corectă a tabelului pivot. Se revine în caseta de la pasul trei al procedurii. ■ Pentru a stabili diferiți parametri de lucru ai tabelului pivot, se acționează butonul Options.... Se deschide caseta de dialog Pivot Table Options. în caseta de text Name se scrie numele tabelului pivot. Se folosesc controalele din grupul Format options pentru a stabili formatul tabelului pivot (zonele afișate și conținutul lor), astfel: se activează comutatorul Grand totals for columns dacă se dorește afișarea totalurilor pe coloane, se activează comutatorul Grand totals for rows dacă se dorește afișarea totalurilor pe rânduri, se activează comutatorul AutoFormat Table dacă se dorește un format prestabilit pentru tabel. Din lista ascunsă Page layout se alege modul în care vor fi aranjate câmpurile din zona paginii, iar din caseta de text cu derulor Fields per column se alege numărul de câmpuri din zona paginii care vor fi incluse într-un rând sau într-o coloană, înainte de a începe un alt rând sau o altă coloană. Pentru a vedea efectul acestor controale se încearcă, după ce s-a construit tabelul, să li se atribuie diferite valori. Se folosesc controalele din grupul Data source options pentru a stabili Tehnologia informației și a comunicațiilor 131 diverși parametri ai sursei de date. Se activează co- mutatorul Save data with table layout dacă se dorește salvarea datelor împreună cu formatul ta- belului pivot. Se activea- ză comutatorul Enable drilldown dacă se doreș- te activarea funcției prin care se afișează lista cu datele pentru care s-a PivotTable and PiwtChart Wizard - layout | PAGE | ROW Canstruct your PivotTable report by dragging the field buttons ori the rtjht to the diagrarri on the left. COLUMN DATA | Nume |j | Prenume || | Funcție |t | Salariu | calculat când se clic pe un de date a totalul atunci execută dublu câmp din zona tabelului pivot. Se activează comutatorul Refresh on open dacă se dorește actualizarea totalurilor din tabelul pivot la deschiderea registrului. în tabelul pivot astfel construit, pentru a vedea din ce date s-a obținut un subtotal, se execută dublu clic pe celula care Nume Nr, Prenume >unct de Punct de ROW Funcție | COLUMN | Sum of Salariu f DATA conține subtotalul. într-o foaie de calcul din același registru se va afișa lista cu datele sursă care au fost adunate pentru a genera subtotalul. De exemplu, dacă se execută dublu clic pe celula cu adresa E7 care corespunde salariilor de la punctul de lucru A pentru funcția de vânzător, se va afișa următorul tabel, care reprezintă înregistrările din lista sursă care au contribuit la obținerea subtotalului. : A B c D E F mi Nr. Nume Prenume Funcția Salariu Punct de lucru] X 10 loan leina vânzător 3 3 Marin Ana vânzător .......1200 A ..........................I 4 2lonescu Radu vânzător 1100 A I O organizație vinde patru tipuri de produse. Creați o listă care să conțină date despre vânzările lunare ale acestor produse. Lista va avea trei coloane: Luna, Produsul și Cantitatea. Pentru fiecare lună vor fi patru rânduri, câte un rând pentru fiecare produs. Creați un tabel pivot prin care să obțineți o sinteză a vânzărilor pe fiecare produs și pe fiecare lună. 132 Prelucrarea datelor 3.5. Tehnici software de prelucrare a datelor 3.5.1. Limbajul SQL Limbajul SQL | Este un limbaj specializat pentru manipularea datelor din baza de date, care asi- gură accesul la date, regăsirea și afișarea lor. Stă la baza construirii interogărilor. instrucțiunea SQL conține: Comanda este verbul care determină acțiunea ce se va executa și este cuvântul de început obligatoriu pentru o propoziție. Predicatele sunt cuvinte cheie care limitează domeniul înregistrărilor furnizate de interogare. Lista de selecție conține toți identificatorii de câmpuri din interogare. Clauzele sunt cuvinte cheie care modifică acțiunea definită prin verb. Operatorii aplicați pe sursa de date sunt cuvinte cheie care definesc operații de combinare a datelor din tabele. Alte cuvinte cheie sunt cuvinte care definesc operații de combinare a datelor din tabele sau interogări. O instrucțiune SQL este o propoziție care se termină cu caracterul punct și virgulă (;) Instrucțiunile SQL se folosesc pentru a descrie informațiile pe care vreți să le obțineți prin cererea de date din interogare. Tehnologia informației și a comunicațiilor 133 Interogarea Comanda Realizează 1. Instrucțiuni pentru crearea și manipularea structurilor de date: Creează o bază de date. Create Database Creează un tabel. Se poate folosi pentru a crea o interogare acțiune, de tip Create Table interogare de creare. Create Index Creează un index. Drop Index Șterge un index. Alter Table Adaugă un câmp la un tabel existent. Drop Table Șterge un tabel din baza de date. Drop Database Șterge o bază de date. 2. Instrucțiuni pentru selecția datelor folosite pentru consultarea bazei de date Select Definește informația care trebuie furnizată din baza de date, sub forma unui set de înregistrări. Se poate folosi pentru a crea o interogare de selecție. 3. Instrucțiuni pentru manipularea datelor prin adăugarea, ștergerea și modificarea înregistrărilor Adaugă înregistrări într-un tabel. Se poate folosi pentru a crea o interogare acțiune de tip interogare de adăugare. Insert Șterge înregistrări dintr-un tabel. Se poate folosi pentru a crea o interogare Delete acțiune de tip interogare de ștergere. Update Modifică valorile unor câmpuri din înregistrările unui tabel. Se poate folosi Predicatele. pentru a crea o interogare acțiune de tip interogare de modificare. All Afișează toate înregistrările care îndeplinesc condițiile impuse. Distinct Elimină înregistrările care conțin valori duplicate în câmpurile selectate, afișându-se o singură înregistrare dintre ele. 134 Prelucrarea datelor DistinctRow Elimină înregistrările care conțin valori duplicate în ansamblul lor, nu numai în anumite câmpuri selectate, afișându-se o singură înregistrare dintre ele. Top Afișează primele înregistrări care îndeplinesc criteriul de selectare. Lista de selecție. în cazul în care interogarea are ca sursă de date un singur tabel, câm- purile se vor identifica numai prin numele lor. Dacă sursa de date este formată din mai multe tabele, identificatorul câmpului va trebui să conțină pe lângă numele câmpului, și numele tabelului. Separarea identificatorilor în listă se face prin caracterul virgulă (,). în lista de selecție, în locul numelor de câmpuri, pot fi și câmpuri calculate prin funcții statistice aplicate pe câmpuri din baza de date: sum(), avg(), count(), min() sau max(). Clauzele Specifică tabelele și/sau interogările care furnizează sursa de date a interogării. From Clauza este însoțită de o expresie care poate conține numele unui tabel sau al unei interogări, o listă de tabele sau interogări, sau rezultatul unei interogări obținut prin aplicarea unui operator pe sursele de date. Where Precizează criteriul de selectare a înregistrărilor. Clauza este însoțită de o expresie logică ce descrie condițiile pe care trebuie să le îndeplinească înregistrările care vor fi afișate. Order By Precizează criteriul de ordonare a înregistrărilor afișate. Clauza este însoțită de identificatorul câmpului sau de lista de identificatori de câmpuri folosiți pentru ordonare. Cuvintele cheie Dese și Ase precizează modul în care se face ordonarea: descrescător, respectiv crescător. Group By Precizează modul în care pot fi grupate înregistrările după aceeași valoare a unui câmp sau a unui grup de câmpuri. Clauza este însoțită de identificatorul câmpului sau de lista de identificatori ai câmpurilor folosite pentru gruparea înregistrărilor. Grupul de înregistrări este format din înregistrări pentru care câmpul sau câmpurile folosite pentru grupare au aceeași valoare. în locul grupului de înregistrări este afișată o singură înregistrare. Pentru câmpurile numerice din grup se pot folosi funcțiile statistice care se vor aplica pe valorile câmpului din înregistrările fiecărui grup. Having By Precizează ce grup de înregistrări va fi afișat. Clauza poate completa clauza Group By, limitând înregistrările care vor fi afișate. Este însoțită de o expresie logică ce descrie condițiile pe care trebuie să le îndeplinească grupurile de înregistrări care vor fi afișate. Spre deosebire de clauza Where, care se aplică înainte de gruparea înregistrărilor, clauza Having By se aplică după gruparea lor. Operatorii aplicați pe surse de date: 1. Operatorii de asociere: Asociază datele din două tabele. Asocierea se face pe baza a câte unui câmp din fiecare tabel, între cele două câmpuri trebuind să existe o anumită relație: câmp_tabel1 7? câmp_tabel2 (unde R este un operator relațional: >, <, >=, <=, = sau <>). Operatorul de asociere poate fi folosit într-o clauză For și va furniza ca sursă de date pentru o interogare rezultatul unei interogări. Inner Join Combină numai acele înregistrări din cele două tabele care îndeplinesc condiția relațională dintre două câmpuri ale fiecărui tabel. Left Join Combină toate înregistrările din primul tabel numai cu înregistrările din al doilea tabel care îndeplinesc condiția relațională dintre cele două câmpuri; în cazul în care unei înregistrări din primul tabel nu i se poate asocia, prin condiția relațională, o înregistrare din al doilea tabel, în locul acesteia se vor afișa spații. Tehnologia informației și a comunicațiilor 135 Right Join Combină toate înregistrările din al doilea tabel numai cu înregistrările din primul tabel care îndeplinesc condiția relațională dintre cele două câmpuri; în cazul în care unei înregistrări din al doilea tabel nu i se poate asocia, prin condiția _______________________relațională, o înregistrare din primul tabel, în locul acesteia se vor afișa spații. 2. Operatorul de reunire____________________________________________________________________________ Union Creează o interogare combinând un tabel sau o interogare creată anterior cu rezultatul unei interogări. Sursa de date nu mai este o interogare creată anterior, ci rezultatul unei interogări generat de o comandă Select. Alte cuvinte cheie. As Asociază un pseudonim (alias) unui câmp sau rezultatului unei funcții statistice aplicate pe valorile unui câmp; Into Atribuie un nume tabelului care se creează sau la care sunt adăugate înregistrările; On Este folosită în operatorii lnner|Left|Right Join și precede condiția relațională dintre cele două câmpuri din cele două tabele 3.5.1.1. Interogarea de selecție Exemplul 1. Două tabele independente (între care nu s-a stabilit o relație). Definiția pentru această interogare de selecție este: Select [TabeH],[A], [Tabel!].[C], [TabeH].[D], [Tabel2].[E], [Tabel2].[G] From TabeH, Tabel2 Where ([TabeH].[A]=a2 or [TabeH ].[A]=a3 or [TabeH].[A]=a5) and ([Tabel2].[G]=g2 or [Tabel2].[G]=g4) 136 Prelucrarea datelor Câmpurile selectate din primul tabel Tabel 1 B D înregistrările------ a1 b1 c1 d1 selectate ---- a2 b2 c2 d2 din primul a3 b3 c3 d3 tabel a4 b4 c4 d4 a5 b5 c5 d5 Câmpurile sel^tate din^l doilea tabel Tabel 2 G I nronicf rorilo_________ e1 fi gi selectate x. linii g2 din al doilea e3 f3 g3 tabel e4 III® g4 Rezultatul interogării WiB C D iW JW a2 c2 d2 e2 g2 a2 c2 d2 e4 g4 a3 c3 d3 e2 g2 a3 c3 d3 e4 g4 a5 c5 d5 e2 g2 a5 c5 d5 e4 g4 Exemplul 2. Sursa de date este formată din tabele legate (de exemplu tabelul Materiale și tabelul Mișcări), adică între cele două tabele s-a stabilit o relație prin câmpurile cheie primară și cheie secundară (de exemplu Tabell este tabelul conducător și are cheie primară câmpul B, iar Tabel2 este tabelul condus și are cheie secundară câmpul F). Cele două surse de date trebuie asociate .prin operatorul Inner Join. Câmpurile selectate din primul tabel Câmpurile selectate din al doilea tabel Rezultatul interogării A G D . .'Ej.' G a1 c1 d1 e1 gi a1 c1 d1 e2 g2 a3 c3 d3 e4 g4 tabel legate de primul tabel Tabel 2 E F G e1 b1 gi e2 b1 g2 e3 b3 g3 e4 b4 g4 Definiția pentru această interogare de selecție este: Select [Tabell ].[A], [Tabel 1].[C],’ [Tabell ].[D], [Tabel2].[E], [Tabel2].[G] From Tabell Inner Join (Tabel2 On [Tabell].[B]= [Tabel2].[F]) Laborator Folosirea limbajului SQL pentru selectarea datelor ’ ' ’ Enunțul problemei 1. Să se afișeze, din tabelul Materiale, stocul de siguranță pentru pixuri și mape. Tehnologia informației și a comunicațiilor 137 Se construiește o interogare de selecție în care sursa de date este tabelul _ Materiale, câmpurile afișate sunt den_mat și stoc_s, iar înregistrările din sursa de pțSy date sunt cele care au denumirea materialului: pixuri sau mape. | esH ■ Se lansează în execuție aplicația Access. Se deschide baza de date Materiale. ■ Se deschide fereastra aplicației la secțiunea Queries. Se execută clic pe butonul Create query by Design View. ■ Se deschide fereastra constructorului pentru interogări prin metoda QBE. Se alege opțiunea de meniu SQL Viewe View. Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document. S>Materialei: SelectQuery ' jțnJo^ * WiSiwiW i SELECT Materiale. Den _mat, Materiale. 5toc_s > a : ' FROM Materiale ' \ i WHERE (((Materiale.Den_mat) Like 'Mape')) OR (((Materiale.Denjnat) Lite 'Pixuri')); ;V! ■ Se salvează interogarea sub numele Materiale2. ■ Se vizualizează rezultatul interogării executând clic pe butonul Run din bara de instrumente. Laborator Enunțul problemei 2. Să se afișeze, din baza de date Materiale, toate materialele care au intrat în magazie în ultima jumătate de an. Se construiește o interogare de selecție în care sursa de date este formată din două tabele legate (Materiale și Mișcări), câmpurile afișate sunt den_mat, cant_i și data_m, iar înregis- trările din sursa de date sunt cele pentru care câmpul cant_i este strict pozitiv și care au data mișcării în ultimele 180 de zile. ■ Se deschide fereastra aplicației la secțiunea Queries. Se execută clic pe butonul Create query by Design View. ■ Se deschide fereastra constructorului. Se alege opțiunea de meniu SQL Viewe View. Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document. ® Materiale? : Select Query UJiPlQ , / z z z ,zz zz z zz , BIT Materiale.Denjrnat, Mișcări, cant j, Mișcări,datajn [aÎ I Materiale INNER JOIN Mișcări ON Materiale.Cod_mat = Mișcări.cod_mat " ' IE (((Mișcări, cant J)>0) AND ((Miscari.data jri)>=Date()-180)); i v ■ Se salvează interogarea sub numele Materiale3. ■ Se vizualizează rezultatul interogării. Laborator Enunțul problemei 3. Să se vizualizeze comanda SQL a interogării Materialei I creată prin metoda QBE. ■ Se execută dublu clic pe interogarea Materialei. ■ Se alege opțiunea de meniu SQL Viewe View. Se vizualizează instrucțiunea SQL în fereastra document. 138 Prelucrarea datelor fii Materiale! : Select Query (SELECT Materiale.Den_mat, Mișcări, cant J, Mișcări, cant „e, Mișcări.data_rn |FROM Materiale INNER JOIN Mișcări ON Materiale .Cod_mat = Mișcări. cod_mat (WHERE (((Materiale.Den_rnat) Like 'Pixuri' Or (Materiale. Den_mat) Like 'Creioane')); a-| ■ Se închide interogarea. Laborator Folosirea limbajului SQL pentru sortarea datelor Enunțul problemei 4. Să se afișeze, din baza de date Materiale. în ordine cronologică, toate mișcările de materiale. Se construiește o interogare de selecție în care sursa de date este formată din două tabele legate (Materiale și Mișcări), câmpurile afișate sunt den_mat, cant_i, cant_e și data_m, și se afișează toate înregistrările, în ordine crescătoare a câmpului data_m. ■ Se deschide fereastra aplicației la secțiunea Queries. Se execută clic pe butonul Create query by Design View. ■ Se deschide fereastra constructorului. Se alege opțiunea de meniu SQL Viewe View. Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document. fii Sortare : Select Query I - 0 □ ■ 'HmiiwMf. SELECT Materiale. Denjnat, Mișcări, cant J, Mișcări. cant_e., Mișcări.data_m IaI FROM Materiale INNER JOIN Mișcări ON Materiale. Codjnat = Mișcări. cod_mat ORDER BY Mișcări, da ta m;| v ■ Se salvează interogarea sub numele Sortare. ■ Se vizualizează rezultatul interogării. Tehnologia informației și a comunicațiilor 3.5.1.2. Interogarea total 139 Câmpurile selectate din primul tabel tabel Tabel 1 înregistrările---- din primul tabel legate de al doilea A B C a1 b1 c1 a2 b2 c2 a3 b3 c3 Câmpurile selectate din al doilea tabel Rezultatul interogării A C First(D) Count(E) Sum(G) a1 c1 d1 2 gi+g2 a2 c2 d3 1 g3 a3 c3 d4 2 g4+g5 tabel legate de primul tabel Tabel 2 D E F G d1 e1 b1 gi d2 e2 b1 g2 d3 . e3 b2 g3 d4 e4 b3 g4 d5 e5 b3 gs Definiția pentru această înregistrare de selecție este: Select [Tabell ].[A], [Tabell].[C], First([Tabel2].[D]) As FirstOfD, Count([Tabel2].[E]) As CountOfE, Sum([Tabel2].[G]) As SumOfG 140 Prelucrarea datelor From TabeH Inner Join (Tabel2 On [TabeH ].[B]= [Tabel2].[,;]) Group By [TabeH ].[B] Acest tip de interogare se bazează pe formarea grupurilor de înregistrări. Grupul de înre- gistrări este alcătuit din înregistrări care au aceeași valoare pentru un câmp numit câmp de grupare. în rezultatul interogării, în locul grupului de înregistrări va fi afișată o singură înregistrare, numită înregistrare total, deoarece ea poate furniza informații statistice pentru grupuri de entități din baza de date. Pentru câmpurile numerice din grup se pot folosi funcțiile statistice care se vor aplica pe setul de valori ale câmpului din fiecare grup de înregistrări, iar pentru celelalte câmpuri se poate stabili valoarea care va fi afișată din grupul de înregistrări - valoarea din prima înregistrare First() sau din ultima înregistrare Last(). Laborator “•••“‘■■ț'; Folosirea limbajului SQL pentru selectarea grupurilor de date Enunțul problemei 1. Să se afișeze, din baza de date Materiale, pentru fiecare material, totalul cantităților intrate și totalul cantităților ieșite. Se construiește o interogare total, în care sursa de date este formată din două tabele legate (Materiale și Mișcări), înregistrările se grupează după denumirea materialului, iar pentru câmpurile cant_i și cant_e se calculează suma pe grup de înregistrări. ■ Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document SQL View. ® Materialei ; SelectQuery ' '" ■''‘ .... ”■ | _ in îBg| a)en_mat, Sum(Miscari, cant J) AS SumOf cant j i a ; | ^iscări. cant_e) AS SumOf cant_e [Ti | NER JOIN Mișcări ON Materiale. Cod_mat = Mișcări. codjnat '-J | le .Den mat; ■ Se salvează interogarea sub numele Materialei Laborator ' . Folosirea limbajului SQL pentru câmpuri calculate ' • > Enunțul problemei 2. Să se afișeze, din baza de date Materiale, pentru fiecare mișcare de material, cantitatea și valoarea. Se construiește o interogare de selecție, în care sursa de date este formată din două tabele legate (Materiale și Mișcare), câmpurile afișate sunt den_mat, cant_i, data_m și pret_to,t care este un câmp calculat, fiind egal cu produsul dintre cantitatea (intrată sau ieșită) și prețul unitar al materialului. ■ Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document SQL View. ' x J 'd' ' f'."' fi '' ' ' 'z.''' ' fi ' ' , " ; OP Materiale5 : Select Query | - fi □ & ELECT Materiale,Den_mat> Mișcări,cantJ, Mișcări, cantjj Materiale,Preț, jAjl [pret]*([cant_i]+[cant_e]) AS PretJotaT ...j ROM Materiale INNER JOIN Mișcări ON Materiale.Codjnat = Mișcări, cod jnat; :v H ■ Se salvează interogarea sub numele Materiale5. Tehnologia informației și a comunicațiilor 141 Laborator , Folosirea unei interogări ca sursă de date Enunțul problemei 3. Să se afișeze stocul de materiale. Se construiește o interogare de selecție în care sursa de date este formată din interogarea Materiale4, câmpurile afișate sunt den_mat, SumOfcantJ, SumOfcant_e și sold, care este un câmp calculat - fiind egal cu diferența dintre totalul cantității intrate și totalul cantității ieșite, pentru fiecare material. ■ Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document SQL View. Măteriaibi': SÂbcfQt^ry . fi Î5ELECT Materialei. Denjnat, Materiate4. SumOfcantJ, Materialei. SumOf cant_e, ; a ; I [SumOf cant J]-[SumOfcant_e] AS Sold IFROM Materialei ;vi ■ Se salvează interogarea sub numele MaterialeG. Laborator . fi Folosirea limbajului SQL pentru selectarea unui grup restrâns de date Enunțul problemei 4. Să se afișeze, din baza de date Materiale, pentru materialele care au avut cel puțin 10 mișcări, totalul cantităților intrate și totalul cantităților ieșite. Se construiește o interogare total în care sursa de date este formată din două tabele legate (Materiale și Mișcări), înregistrările se grupează după denumirea materialului, pentru câmpurile cant_i și cant_e se calculează suma pe grup de înregistrări, iar din grupurile de înregistrări nu se afișează decât acelea care conțin cel puțin 10 înregistrări. ■ Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document SQL View. fii Materiale? : Select Query ' ' I» JlD * MiW WasaW (SELECT Materiale, Den „mat, Sum(Miscari. cant J) A5 SumOf cant„e, < a ; I Sum(Miscari.cant_e) AS SumOfcant f ; JFROM Materiale INNER JOIN Mișcări ON Materiale.Cod_mat = Mișcări.codjnat : IgROUP BY Materiale. Den_mat JHAVING count(cantj)>=10; i*. ■ Se salvează interogarea sub numele Materiale7. Pentru baza de date Catalog, creați interogări care să furnizeze urmă- toarele informații: a. Mediile semestriale ale elevilor. b. Elevii care nu au minimum trei note. c. Notele unui elev precizat. d. Elevii care sunt corigenți și elevii care nu sunt corigenți. e. Lista elevilor și mediile, ordonată alfabetic. f. Lista elevilor și mediile, ordonată descrescător după medie. La realizarea miniproiectului va lucra aceeași echipă care a creat și baza de date. 142 Prelucrarea datelor 1.5.1.3. Interogări acțiune Instrucțiunile SQL pentru crearea interogărilor acțiune sunt: Create Database Create Database Materiale Creează un fișier bază de date cu numele Materiale. Create Table ( [not nuli], [not nuli], [not nuli], ...) Create Table Materiale (codm Integer not nuli, denm Text, um Text) Creează tabelul Materiale Alter Table Add Alter Table Materiale Add sfs Integer Adaugă la tabelul Materiale câmpul sfs de tip Integer. Instrucțiunea Insert - adaugă o înregistrare Există două forme ale acestei instrucțiuni: 1. Adaugă o singură înregistrare, prin precizarea valorilor care se atribuie câmpurilor: Insert Into (, , ...) Values (, , ...) 2. Adaugă mai multe înregistrări, dintr-o sursă de date care poate fi un tabel sau o inte- rogare creată anterior: Insert Into [(, , ...)] Select , , ... From [Where ] Numărul și tipul câmpurilor precizate după cuvântul cheie Into trebuie să fie la fel cu numărul și tipul câmpurilor precizate după verbul Select. Implicit, sunt adăugate toate înregistrările din sursa de date. Explicit, prin precizarea clauzei Where vor fi adăugate numai înregistrările care corespund criteriului de selecție. Instrucțiunea Delete - șterge o înregistrare Delete From [Where ] Instrucțiunea Update - modifică valoarea câmpurilor dintr-o înregistrare Update Set = [,=, ...] [Where ] Tehnologia informației și a comunicațiilor 143 Laborator Folosirea limbajului SQL pentru crearea unui tabel Enunțul problemei 1. Să se creeze un tabel nou care să aibă aceeași structură și să conțină aceleași date ca și tabelul Materiale. Se construiește o interogare acțiune, care va prelua structura de date și datele din tabelul Materiale și va construi un tabel cu numele tabel_nou. ■ Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document SQL View. ■ Se salvează interogarea sub numele Creare. ® creare': Make Table Query î - □ (Ol BblECT Materiale. Cod_mat, Materiale.Den_mat, Materiale. UM, ix (Materiale.Stocjs INTO tabeljiou |FR.OM Materiale;! j ■ Se rulează interogarea, executând clic pe butonul Run din bara de instrumente. Laborator Folosirea limbajului SQL pentru modificarea datelor dintr-un tabel Enunțul problemei 2. In tabelul Tabel_nou se modifică stocul de siguranță pentru materialul care are codul 3. Noul stoc de siguranță este 300. Se construiește o interogare acțiune care localizează înregistrarea în care se face modificarea și modifică valoarea câmpului stoc_s. ■ Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document SQL View. ■ Se salvează interogarea sub numele Modificare. Modificare : Update Query UPDATE tabel_nou SET tabel_nou.Stoc_s = 300 !/- WHERE (((tabel_nou.Cod_mat)=3)); v ■ Se rulează interogarea executând clic pe butonul Run din bara de instrumente. Laborator Folosirea limbajului SQL pentru ștergerea înregistrărilor din tabel Enunțul problemei 3. In tabelul Tabeljwu se șterge înregistrarea materialului ■ • care are codul 5. Se construiește o interogare acțiune care localizează înregistrarea și o elimină din tabel. ■ Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document SQL View. ■ Se salvează interogarea sub numele Ștergere. ■ Se rulează interogarea, executând clic pe butonul Run din bara de instrumente. lip Ștergere : Delete Query | - ij □ | DELETE tabeLnou,Cod_mat h FROM UbeLnou ~ J WHERE (((tabel jiou. Cod jnat)~5));| |v i | 144 Prelucrarea datelor Laborator Folosirea limbajului SQL pentru adăugarea înregistrărilor la tabel Enunțul problemei 4. In tabelul Tabel_nou, se adaugă înregistrarea care a fost . - ștearsă, prin preluarea ei din tabelul Materiale. Se construiește o interogare acțiune care adaugă o înregistrare. ■ Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document SQL View. """■ ■'■■■ ■' INSERT INTO tabel_nou (Cod_matj Denjnat, UM, Stoc_s) ; a SELECT Materiale.Cod_rnat; Materiale.Den_mat? Materiale.UM, Materiale.Stoc_s p’ I FROM Materiale “ | WHERE (((Materiale. Cod mat)-5)); i ᵥ; | ■ Se salvează interogarea sub numele Adăugare. ■ Se rulează interogarea executând clic pe butonul Run din bara de instrumente. Laborator Folosirea limbajului SQL pentru crearea structurii unui tabel Enunțul problemei 5. Se creează un tabel cu structura: un câmp de tip numeric și . un câmp de tip text. Se construiește o interogare acțiune care modifică structura tabelului. ■ Se scrie instrucțiunea SQL în fereastra document SQL View. ICreate Table tabel (carnpl Number, camp2 Text) ■ Se salvează interogarea sub numele Structura. ■ Se rulează interogarea, executând clic pe butonul Run din bara de instrumente. Pentru baza de date Catalog, creați interogări acțiune care să realizeze următoarele: a. Un tabel Absențe, cu următoarea structură: un câmp pentru identifica- torul elevului și un câmp pentru data absenței. b. Adăugați la acest tabel două absențe. c. Ștergeți una dintre absențe. d. Modificați data absenței rămase în tabel. e. Adăugați la acest tabel alte două absențe. La realizarea miniproiectului va lucra aceeași echipă care a creat și baza de date. Tehnologia informației și a comunicațiilor 145 3.5.2. Elemente de interfață Formularele de date sunt legate de o sursă de date și permit introducerea, actualizarea și vizualizarea datelor din tabelele bazei de date La fel ca și o foaie de date, ele asigură: -> vizualizarea datelor din baza de date; spre deosebire de foaia de calcul, se pot vedea date din mai multe tabele, cu condiția ca aceste date să fie legate între ele (să apar- țină unor tabele între care s-au stabilit relații); - > adăugarea înregistrărilor; spre deosebire de foaia de date, prin intermediul unui formular se pot adăuga înregistrări în mai multe tabele: o înregistrare în tabelul conducător și, în tabelul condus, înregistrările legate de valoarea cheii primare din tabelul conducător; - > ștergerea înregistrărilor; - > modificarea valorii câmpurilor din înregistrări etc. Spre deosebire de foaia de date, formularul de date asigură în plus următoarele operații: - > obținerea de informații din baza de date prin folosirea câmpurilor calculate; - > numai vizualizarea datelor, fără posibilitatea de modificare a datelor din câmpuri; - > vizualizarea datelor în diferite moduri, prin crearea unui anumit tip de formular. Categorii de informații din formular i * dinamice statice Se modifică în același formular. Nu se modifică în același formular. Sunt memorate în for- Sunt preluate din sursa de date mular: elemente grafice folosite pentru separarea informa- (din câmpurile înregistrărilor din țiilor (linii, dreptunghiuri etc.), texte care descriu informația tabele sau din interogări). afișată sau rezultatul unor calcule, pe baza unei expresii memorate în formular. Legătura dintre formular și sursa de date este asigurată prin intermediul controalelor. Cel mai des întâlnit tip de control pentru introducerea și afișarea datelor este caseta de 146 Prelucrarea datelor text (text box). în formulare se pot folosi controale calculate (calculated Controls). Un control calculat afișează un rezultat obținut în urma evaluării unei expresii - și nu o valoare memorată în tabel. Valoarea expresiei care definește câmpul calculat este recalculată de fiecare dată când se modifică o valoare din expresie. Tipuri de formulare | Diferă, în funcție de modul în care sunt afișate datele. Single Form Afișează numai înregistrarea curentă (la un moment dat, sunt afișate numai datele dintr-o singură înregistrare). Continuous Form Afișează datele dintr-un grup de înregistrări. Chart Form Afișează datele sub forma unei diagrame. Datasheet Form Sunt formulare care afișează datele sub forma unei foi de date. Toate informațiile dintr-un formular sunt conținute în controale. Ele sunt obiecte prin inter- mediul cărora: sunt afișate și actualizate datele, se execută acțiuni, se decorează formula- rul. De exemplu, o casetă de text este folosită pentru introducerea și actualizarea datelor, butonul de comandă pentru deschiderea unui alt formular sau a unui raport, iar linia și chenarul pentru a separa un grup de controale (pentru a face mai ușor de citit formularul). într-o interfață realizată cu ajutorul formularelor puteți folosi următoarele tipuri de controale: - > controalele pentru executarea acțiunilor: butonul de comandă (Command Button)', - > controalele pentru introducerea și afișarea datelor: eticheta (Labei), caseta de text (Text Box)', - > controalele care îi permit utilizatorului să aleagă: comutatorul (Check Box), lista (List Box), lista combinată (Combo Box), grupul cu butoane de opțiuni (Option Group)', - > controalele grafice: linia, chenarul și imaginea; - » controalele care îi permit afișarea obiectelor inserabile create cu alte aplicații. Mateiiate ► Catalog de materiale Cod material Stoc de siguranța Denumire material Unitate de masare Controale nelegate de date Controale legate de date •Casetă de text Listă țCreto^ne puc Șterge înregistrare Etichetă- ”• Moțai materiale L $ •■•Buton de comandă Record* H | j | [ 1 ► |H |^j of 6 ■Control calculat Tehnologia informației și a comunicațiilor 147 Controlul poate fi: Control legat de date (bound control). Este legat de un câmp dintr-un tabel sau dintr-o interogare - și se folosește pentru introducerea, actualizarea sau afișarea datelor din acel câmp. Control nelegat de date (unbound control). Nu are o sursă de date - și poate fi folosit pentru afișarea unor informații (eticheta) sau pentru decorarea sau delimitarea controalelor dintr-un formular (linia, chenarul și imaginea). Controlul calculat (calculated control). Folosește o expresie ca sursă de date; expresia poate conține ca operanzi câmpuri dintr-un tabel. Suprafața de afișare a formularelor este împărțită în două zone: -> bara de titlu {tifle bar) împreună cu butoanele de manipulare ale formularului, -> zona secțiunilor (sections) - în care pot fi afișate diferite controale cu care poate interacționa utilizatorul și pot fi afișate date din sursa de date. Secțiunile unui formular sunt: -» Antetul (form header). Este afișat în partea superioară a formularului, sub bara de titlu, în general, în această zonă sunt afișate informații generale despre formular, sau controale în care nu sunt afișate date din înregistrarea curentă (de exemplu, controale de tip etichetă, în care sunt afișate anteturile coloanelor cu date din secțiunea detaliilor). -> Secțiunea detaliilor (form detail). Ocu- pă cea mai mare parte din formular. în această secțiune sunt afișate diferite controale cu care poate interacționa utilizatorul și date din sursa de date. -> Subsolul (form footer). Este afișat în partea inferioară a formularului. în ge- neral, în această zonă sunt afișate con- troale care furnizează informații despre datele afișate în secțiunea detaliilor (de exemplu, în subsol pot fi controale în care sunt afișate câmpuri calculate, cum ar fi totalul pe fiecare coloană). Focalizarea (focus) este capacitatea apli- cației de a primi datele de intrare ale utili- zatorului - prin intermediul tastaturii sau al £0 Materialei 03/11/13 1 0:12:36 AM j Catalog de materiale Aⁿtetul formularului ► Cod material denumire material Unitate de măsură Stoc de siguranța fâreioane buc ..;.j Secțiunea de detalii a 5oj formularului Șterge înregistrare Total materiale I Subsolul formularului Record: H | < | J“ T 1 | >11>*| of 6 mouse-ului. Ea se manifestă, în cadrul interfeței, prin prezența selectorului. Când selec- torul este poziționat pe un obiect, acesta va putea primi datele de intrare ale utilizatorului. în cadrul unei aplicații, la un moment dat pot fi deschise mai multe formulare, însă un singur formular are capacitatea de focalizare - și se numește formular activ, iar în cadrul formularului activ, un singur control poate primi focalizarea - și se numește control activ. Puteți să modificați un formular de date prin următoarele operații: - > adăugarea unor noi controale, - > repoziționarea controalelor, - > alinierea și dimensionarea controalelor, - > crearea antetului și/sau a subsolului de formular. 148 Prelucrarea datelor Obiectul vizual are asociate: Proprietăți, (property) Este un atribut al obiectului, care definește una dintre caracteristicile sale. De exemplu, un obiect vizual poate avea proprietatea Visible, care determină dacă obiectul este vizibil la un moment dat. Evenimente (event) Reprezintă o acțiune recunoscută de obiect, pentru care se poate scrie un modul de program, sau o macrocomandă care să se execute ca răspuns al obiectului. Evenimentele pot fi generate de acțiuni ale utilizatorului (un clic sau un dublu clic cu mouse-ul pe obiect, apăsarea unei taste etc.). Metode (method) Reprezintă acțiunea pe care o poate executa un obiect. Ea poate fi descrisă printr-un modul de program sau printr-o macroco- mandă - și poate fi folosită ca răspuns la un eveniment. Obiectele vizuale au proprietăți fizice prin care se descrie aspectul lor, precum culoa- rea, dimensiunea și poziția pe ecran, dar și proprietăți care caracterizează modul în care se comportă, precum vizibilitatea și disponibilitatea. Orice obiect vizual are propri- etăți standard, care sunt comune tuturor obiectelor, precum dimensiunea, poziția și vizibilitatea, dar și proprietăți specifice, caracteristice obiectului respectiv. Fiecare tip de control are propriul său set de proprietăți, metode și evenimente care îl fac potrivit unui anumit scop. Unele dintre cotroalele care se pot folosi în aplicații sunt cele mai potrivite pentru introducerea și afișarea datelor. Altele permit să se ceară executarea unui proces în cadrul aplicației, iar altele permit accesul la alte aplicații. La rândul său, și formularul are proprietăți specifice și metode și evenimente care determină comportamenul său în diferite situații. în plus, fiecare secțiune a formularului are propriile sale proprietăți, metode și evenimente. Metode pentru crearea formularelor: Constructorul rapid Permite construirea rapidă a formularelor simple. Constructorul pornește de la o sursă de date dintr-un tabel, sau de la o interogare ce i s-a precizat, și construiește apoi formularul. Este cea mai simplă metodă, dar ulterior trebuie personalizate formularul și controalele. Constructorul normal Constructorul afișează diferite instrumente: bara cu instrumente a controalelor care pot fi inserate în formular, caseta de dialog a proprietăților, constructorul de macrocomenzi (Macro Buîld) etc. Prin intermediul lor se atribuie valori proprietăților (identificate prin numele lor) și se scriu macrocomenzi asociate metodelor și evenimentelor. Această metodă este cea mai flexibilă, dar este și cea mai laborioasă, deoarece necesită crearea fiecărui control, stabilirea proprietăților lui și cunoștințe despre macrocomenzi sau programare în Visual Basic. Permite construirea unor formulare complexe. Crearea unui formular folosind constructorul normal de formulare presupune parcurge- rea următorilor pași: 1. Se deschide constructorul pentru crearea formularului (Form Designer). 2. Se definesc proprietățile formularului, evenimentele la care să răspundă formularul și metodele prin care să răspundă la aceste evenimente. Tehnologia informației și a comunicațiilor 149 3. Se creează în formular controalele. Pentru fiecare control se definesc proprietățile, evenimentele la care poate să răspundă și metodele prin care să răspundă la aceste evenimente. 4. Se creează eventual un antet sau un subsol pentru formular, se definesc proprie- tățile, se adaugă controalele și li se definesc proprietățile și, eventual, evenimentele la care pot să răspundă și metodele prin care să răspundă la aceste evenimente. 5. Se salvează formularul. [Laborator Crearea unui formular cu constructorul rapid de formulare * Enunțul problemei. Să se creeze un formular pentru tabelul Materiale. în fereastra bazei de date Materiale, se deschide secțiunea Tables și se selectează tabelul. Se alege opțiunea de meniu Auto Formelnsert. Constructorul rapid de formulare va crea un formular cu numele tabelului. Materiale Cod material | 0 ► Denumire material | Creioane Re Unitate de măsură ]buc d Stoc de siguranța | 50 cord: K | 5 I | 1 > |m |>*| of 6 Laborator Crearea unui formular cu constructorul normal de formulare • - ■ Enunțul problemei. Să se creeze un formular pentru tabelul Materiale. 1. Se creează formularul vid: ■ în fereastra bazei de date Materiale se deschide secțiunea Forms. ■ Se alege opțiunea de meniu Formelnsert sau se execută clic pe butonul New. ■ Se deschide caseta de dialog New Form. Din lista cu metode de creare se alege articolul Design View, iar din lista ascunsă, tabelul Materiale. Se execută clic pe butonul OK. ■ Se deschide fereastra document a formularului vid, care conține următoarele 150 Prelucrarea datelor - > Spațiul formularului. Este spațiul de lucru în care se creează formularul. Spațiul util al formularului este divizat în secțiuni. Secțiunile sunt separate de benzi, fiecare bandă având numele secțiunii situate sub ea. Inițial, nu este afișată decât secțiunea detaliului (Detail). - > Butonul de selectare a formularului. Executând clic pe acest buton, se selectează formularul. Atunci când formularul este selectat, acest buton afișează un pătrat în inte- riorul său. Dacă se selectează un alt obiect din formular, pătratul nu mai este afișat. - > Grila. Este formată dintr-o serie de puncte și linii verticale și orizontale, care pot fi folosite pentru alinierea controalelor când se adaugă la formular, sunt mutate sau redimensionate. Afișarea ei este controlată cu opțiunea de meniu de tip comutator GrideView. Distanța dintre punctele grilei este controlată cu proprietățile GridX și GridY ale formularului. Aceste valori sunt stabilite implicit la 24 de puncte pe inci. - > Riglele. Se folosesc pentru a identifica mai ușor poziția unui control și pentru a cunoaște dimensiunea unui control sau a unei secțiuni din formular. Afișarea riglelor este controlată cu opțiunea de meniu de tip comutator RulereView. Sub bara de meniu este afișată bara cu instrumente Form Design, care conține butoane specifice pentru modificarea unui formular: 1 Fîeld List 2 Toolbox 3 AutoFormat 4 Code 5 Properties 6 Build Afișează lista câmpurilor din tabelul sau interogarea care este sursă de date. Opțiune de tip comutator, prin care se controlează afișarea casetei cu n- strumentele care se pot folosi pentru crearea controalelor din formular. Deschide o casetă de dialog pentru a alege un model de formatare. Deschide fereastra de afișare a instrucțiunilor dintr-un modul de program. Deschide o casetă de dialog prin intermediul căreia se administrează proprietățile obiectului selectat (formular, secțiune din formular sau control). Deschide o casetă de dialog din care se poate alege constructorul de care este nevoie: pentru expresii, pentru macrocomenzi sau pentru module. Sub bara cu instrumente Form Design este afișată bara cu instrumente pentru formatare Formatting, care conține următoarele butoane: codm v ? Arial r ? 8 * B Z U IE H Si * A v 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 Object Deschide lista cu obiectele din formular din care se poate selecta un obiect. 2 ,3 Font, Font Size Liste din care se alege fontul și dimensiunea caracterelor. 4 ,5,6 Bold, Italic și Butoane de tip comutator, prin care se poate controla stilul caracterelor Underline din obiectul selectat. 7 ,8,9 Align Left, Center, Grup de butoane radio pentru alinierea textului din controlul selectat. Align Right 10 Fill/Back Color Deschide o paletă de culori pentru alegerea culorii fundalului. 11 Font/Fore Color Deschide o paletă de culori pentru alegerea culorii caracterelor. 12 Line/Border Color Deschide o paletă de culori pentru alegerea culorii liniei sau a chenarului. 13 Line/Border Width Deschide o listă cu dimensiuni pentru linii sau chenar. 14 Special Effect Deschide o listă cu efecte speciale aplicate controalelor. ■ Se deschide caseta de dialog Properties, astfel: se indică un punct din spațiul formula- rului, se deschide meniul de comenzi rapide al formularului și se alege opțiunea de meniu Properties - sau se selectează formularul executând clic pe butonul de selec- tare a formularului și se execută apoi clic pe butonul Properties din bara de instru- Tehnologia informației și a comunicațiilor 151 mente Form Design. Numele casetei de dialog este numele obiectului selectat (în acest caz, Form - formularul). Ea conține mai multe secțiuni, corespunzătoare unui grup de proprietăți: Format - conține proprietăți care stabilesc aspectul obiectului, Data - conține proprietăți care stabilesc sursa de date a obiectului și comportamentul lui față de sursa de date. Se deschide pe rând fiecare secțiune a casetei de dialog și se vizualizează proprie- tățile. în secțiunea Data se observă că pro- prietatea Record Source are valoarea Materiale (sursa de date a formularului vor fi înregistrările din tabelul Materiale). La crearea formularului vid, acestor proprietăți li s-au atribuit valori implicite. în secțiunea Format, se atribuie proprietății Caption Form ' Format ] tWa | Event | Other j AII | Caption ......... Default View. . . . . Views Allcwed. . Scroll Bars /. Record Selectors . . , Navigation Buttons. Dividing Lines.. Auto Resîze...... Auto Center Border Style . . .,, . Contr ol Boz..... / Mn Max Buttons . .. Close Button . , . . . Single Form Both Bath Yes No Sizabie Yes Both Enabled valoarea Materiale, lată câteva dintre aceste proprietăți: Height,Width Left, Top Caption FontName, FontSize FontBold, Fontltalic, FontUnderline, TextAlign BackColor, ForeColor BackStyle Dimensiunile controlului: înălțimea și lățimea. Coordonatele controlului: poziția pe orizontală, față de marginea stângă a formu- larului, și poziția pe verticală, față de margimea de sus a formularului. Legenda: textul prin care utilizatorul poate identifica rolul controlului. Caracteristicile caracterelor folosite în text: numele fontului și dimensiunea (în pixeli). Stilul caracterelor folosite în text: îngroșat, înclinat și subliniat. Alinierea: modul în care va fi aliniat textul în interiorul controlului. Culoarea folosită în afișarea textului: culoarea fundalului, respectiv a textului suu a imaginii. Stilul fundalului. ■ Se execută clic în secțiunea de detalii a formularului. Caseta de proprietăți va afișa acum proprietățile acestei secțiuni. Numele casetei este Section: Detail. Se deschide pe rând fiecare secțiune a casetei de dialog și se vizualizează proprietățile. La crearea formularului vid, acestor proprietăți li s-au atribuit valori implicite. 2. Se adaugă controale în formularul vid: în formularul vid va trebui să se adauge controale care să permită accesul la câmpurile unei înregistrări. Pentru adăugarea unui control în formular se procedează astfel: se execută clic pe butonul corespunzător controlului din bara de instrumente a controalelor, se indică în formular colțul din stânga sus al controlului și se glisează mouse-ul până se obține dimen- siunea dorită pentru control. ■ Se adaugă o etichetă pentru informarea utilizatorului despre conți- nutul formularului. Se execută clic pe butonul Labei din bara de instrumente a controalelor și apoi se creează controlul în formular prin glisare cu mouse-ul. Se creează o casetă corespunzătoare etichetei, în care se scrie textul pe care îl va afișa eticheta: Materiale (proprietatea Caption a controlului). Folosind proprietățile controlului, se pot modi- fica: fontul, dimensiunea, culoarea și stilul caracterelor, modul de aliniere a textului etc. 152 Prelucrarea datelor ■ Se adaugă o casetă de text pentru câmpul codm. Se execută clic pe butonul Text Box din bara de instrumente a controalelor și apoi se creează controlul în formular prin glisare cu mouse-ul. Se va crea o casetă de text corespunzătoare controlului, în care este scris Unbound (control nelegat de o sursă de date) și o etichetă pentru această casetă, în care scrie Text2. Pentru a lega această casetă de text de câmpul codm, se atribuie proprietății Control Source, din secțiunea Data a casetei de proprietăți, valoarea codm. Se atribuie proprietății Status Bar Text, din secțiunea Other a casetei de proprietăți, valoarea Codul materialului nu poate fi modificat. El este atribuit automat de aplicație. Acest text va fi afișat în bara de stare, pentru a informa utilizatorul de fiecare dată când este selectată în for- mular această casetă de text. Se selectează controlul etichetă atașat casetei de text și se atribuie proprietății Caption, din secțiunea Format a casetei de proprietăți, valoarea Cod material. Folosind proprietățile controalelor, se pot modifica; fontul, dimensiunea, culoarea și stilul caracterelor, modul de aliniere a textului în control, dimensiunile controlului etc. ■ Se adaugă o imagine în formular. Se execută clic pe butonul Image din bara de instrumente a controalelor și apoi se execută clic în formular, în poziția în care va fi inserată imaginea. Se deschide caseta de dialog Insert Image, din care se alege numele fișierului care conține imaginea care se va insera. ■ Se adaugă în formular butonul pentru ștergerea înregistrării curente. Se execută clic pe butonul Command Button din bara de instrumente a controalelor și apoi se glisează butonul în formular, în poziția dorită. Se va lansa în execuție procedura asistent Command Button Wizard, care va iniția un dialog în mai mulți pași, pentru a stabili acțiunea declanșată de buton și unele proprietăți ale controlului: - > Pas1. Se stabilește acțiunea declanșată de control. Din lista Categories se alege categoria de acțiuni (în exemplu, Record Operations - operații cu înregistrări), iar din lista Actions - acțiunea pe care o va executa butonul (în exemplu, Delete Record - ștergerea unei înregistrări). Pas2. Se stabilește ce se va afișa în buton, pentru a informa utilizatorul de acțiu- nea declanșată de el: un text (proprietatea Caption) sau o imagine (proprietatea Picture). Dacă se afișează un text, se activează butonul radio Text și se scrie în caseta de text alăturată textul, iar dacă se afișează o imagine, se activează butonul radio Picture și se alege din lista alăturată o imagine. - » Pas3. Procedura asistent informează că s-a terminat dialogul. Cu controalele din formular se pot executa următoarele operații: - > Selectare control. Se execută clic pe suprafața controlului. - > Selectare grup de controale. Se execută clic pe instrumentul Select Objects din bara de instrumente ToolBox și se glisează apoi mouse-ul peste grupul de controale care trebuie selectat. - > Mutare control. Fie se glisează cu mouse-ul în noua poziție, fie se selectează controlul și apoi se folosesc operațiile Cut și Paste (din meniul Edit sau din meniul de - > Copiere control. Se selectează controlul și apoi se folosesc operațiile Copy și Paste (din meniul Edit sau din meniul de comenzi rapide al controlului). - > Ștergere control. Se selectează controlul și apoi se apasă tasta Delete. Tehnologia informației și a comunicațiilor 153 - > Redimensionare control. Se selectează controlul și se folosesc punctele de manipulare ale dreptunghiului pentru a redimensiona controlul. Copiere formatare text de la un control la altul. Se execută clic pe controlul sursă, se execută clic pe butonul Format Painter din bara de instrumente Form Design și se execută apoi clic pe controlul destinație. Se adaugă un antet formularului, astfel: ■ Se alege opțiunea de meniu Form Header / FootereView pentru a se afișa antetul și subsolul formularului. ■ Se execută clic în secțiunea antetului, pentru a-l selecta. 3. Se adaugă câmpuri calculate în formular: Se adaugă, în subsolul formularului Materiale, un câmp calculat, care să afișeze totalul înregistrărilor, procedând astfel: ■ Se deschide formularul Materiale în modul de vizualizare proiectare obiect. ■ Se activează opțiunea de meniu de tip comutator Form Header / FootereView pentru a se afișa antetul și subsolul formularului. ■ Se execută clic în secțiunea subsolului, pentru a-l selecta. ■ Se adaugă un control de tip etichetă, cu legenda Total materiale. ■ Pentru câmpul calculat, se adaugă un control de tip casetă de text, pentru care se stabilesc următoarele proprietăți: Control Source, cu valoarea =DCount("[codm]","Materiale"), și Locked, cu valoarea Yes. Pentru proprietatea Control Source se folosește constructorul de expresii (Expression Builder). Se deschide caseta de dialog a constructorului excutând clic pe butonul ... din dreapta valorii proprietății. Deschideți baza de date Materiale, pentru a crea un formular și pentru tabelul Mișcări. 1. Creați două versiuni pentru formularul Mișcări, folosind cele două metode pentru crearea unui formular de date. 2. Afișați, în antetul unuia dintre formularele Mișcări, data curentă pre- luată din sistem. subsolul uneia dintre versiunile formularului Mișcări, numărul total de operații de intrare și de ieșire a materialelor. 4. Inserați o imagine sugestivă în formularul Materiale. Creați formulare pentru baza de date Catalog: a. Un formular Elevi pentru a adăuga la baza de date înregistrări cu infor- mațiile generale despre un elev sau pentru a modifica informațiile despre acesta. în subsolul formularului trebuie să fie afișat numărul de elevi din clasă. Adăugați informații despre un elev nou folosind formularul. b. Un formular Note pentru adăugarea, ștergerea sau modificarea notelor, în subsolul formularului trebuie să fie afișat numărul total de note înregistrate. Formu- larul va conține și un buton pentru ștergerea notei curente. Adăugați trei note folosind formularul. c. Un formular Absențe pentru adăugarea, ștergerea sau modificarea absențelor. în subsolul formularului trebuie să fie afișat numărul total de absențe înregistrate. Formu- larul va conține și un buton pentru ștergerea absenței curente. Adăugați trei absențe folosind formularul. La realizarea miniproiectului va lucra aceeași echipă care a creat și baza de date. 3. Afișați, în 154 Prelucrarea datelor 3.5.3. Raportul Raportul (report) este formatul pentru tipărire la imprimantă a datelor din tabelele bazei de date și este folosit pentru a ușura analiza informațiilor. El este o colecție de informații obținute din datele stocate în tabelele bazei de date, prezentate într-o formă cât mai clară și mai concisă și într-un anumit format și o anumită structură de pagină, care corespund anumitor necesități de informare a utilizatorului, în vederea luării unor decizii. într-un raport se pot controla dimensiunea paginii tipărite și aspectul tuturor elementelor afișate. La crearea raportului sunt descrise elementele care pot să apară: textul afișat deasupra coloanelor, câmpurile din coloane, la care pot fi adăugate și alte texte sau elemente grafice (linii, chenare, imagini etc.). Raportul nu modifică datele din tabele. El parcurge secvențial datele din tabele, pentru: a. obținerea unor date sintetice: totaluri și subtotaluri, b. obținerea unor rezumate, c. gruparea datelor pe mai multe niveluri, fiecare nivel cu propriile sale informații sintetice și rezumate, d. analize complexe și grafice. Sursa de date a unui raport poate fi formată din: ■ > toate înregistrările dintr-un tabel, - > anumite înregistrări dintr-un tabel, - > câmpuri din mai multe tabele legate între ele, - > câmpuri dintr-o interogare. în general, raportul este conceput sub forma unui tabel. în plus, are și funcția de sortare și grupare a datelor. Datele prezentate în raport pot fi grupate după diferite criterii și totalizate la nivel de grup. Grupul este format dintr-un set de date din sursa de date care îndeplinesc un anumit criteriu de grupare descris printr-o expresie sau prin numele unui câmp. Criteriul de grupare definit prin numele unui câmp se mai numește și cheie de grupare. Acest criteriu este evaluat la fiecare înregistrare din sursa de date, fiecare grup conținând înregistrările care au aceeași valoare în câmpul folosit pentru cheia de grupare, iar numărul de grupuri va fi egal cu numărul de valori diferite ale cheii de grupare. Tehnologia informației și a comunicațiilor 155 în linia totalului pot fi inserate diferite informații statistice despre unele câmpuri numerice, ca de exemplu, date în care sunt cumulate valorile aceluiași câmp pentru întreg grupul de înregistrări sau media aritmetică a valorilor câmpului pentru întreg grupul de înregistrări. Pot fi definite mai multe niveluri de grupare (maxim 10). Pentru fiecare nivel trebuie definit un criteriu de grupare (cheie de grupare) caracterizat printr-o expresie care este evaluată la fiecare înregistrare. Fiecare secțiune din raport corespunde unui anumit scop și se tipărește într-un anumit loc și într-o ordine bine precizată. Secțiunile raportului sunt: - > Secțiunea de date (Detail) conține datele din câmpurile înregistrărilor din sursa de date - (1). - > Antetul raportului (Report Header) apare numai pe prima pagină a raportului. El este ca un titlu pentru întregul raport și poate conține texte și imagini (de exemplu, sigla firmei) - (2). - > Subsolul raportului (Report Footer) apare numai pe ultima pagină a raportului și cuprinde de obicei un rezumat al datelor din diferite secțiuni ale raportului. - > Antetul paginii (Page Header) definește elementele care trebuie să apară în partea de sus a fiecărei pagini a raportului (de exemplu, un antet pentru coloanele cu date din secțiunea de date) - (3). - > Subsolul paginii (Page Footer) definește elementele care trebuie să apară în partea de jos a fiecărei pagini a raportului (de exemplu, numărul paginii) - (4). - > Antetul grupului (Group Header) afișează un titlu al grupului (prin care se identifică de fapt criteriul de grupare). El se afișează înaintea primei înregistrări din grup - (5). - > Subsolul grupului (Group Footer) afișează date sintetice despre grup. El se afi- șează după ultima înregistrare din grup - (6). 2 eunmary ts-’Oenjnaf« Creioane (7 «letal reocftKi am ISO 70 jbxtc | 20| W2iXi6| 0| lp| WdDMcfcy. 11,2S05 156 Prelucrarea datelor Ca și în cazul formularelor, raportul și secțiunile raportului sunt obiecte vizuale caracterizate de proprietăți, metode și evenimente. Se poate plasa orice tip de control permis în orice secțiune a raportului. Tipuri de rapoarte Diferă, în funcție de modul în care sunt afișate datele. Columnar Report- (1) Au o singură coloană, în care se afișează câmpurile înregistrării. Pe fiecare pagină sunt afișate mai multe înregistrări; antetul fiecărui rând este numele câmpului din- tr-o înregistrare. Este folosit destul de rar deoarece consumă prea multă hârtie. Tabular Report- (2) Sunt dispuse pe rânduri și afișează câte o coloană pentru fiecare câmp din sursa de date și, pe fiecare rând, valoarea acestor câmpuri dintr-o înregistrare. Rândurile cu valorile din câmpurile înregistrărilor sunt plasate sub antetul coloanelor - capul de tabel. Multicolumn Report Se obțin din rapoartele cu o singură coloană, prin divizarea paginii în mai multe coloane, la fel ca la tipărirea unui articol într-un ziar. Se folosesc pentru a face economie de hârtie. Chart Report - (3) Afișează datele sub forma unei diagrame. La fel ca și la formulare, într-un raport pot fi afișate două categorii de informații, dinamice și statice, și se pot folosi controale calculate. într-un raport, puteți: adăuga o imagine (un logo), grupa înregistrările după valoarea unui câmp cheie, calcula totaluri și subtotaluri pentru grupurile de înregistrări, -> afișa informațiile sub formă de diagramă. Metode pentru crearea rapoartelor: Constructorul rapid Constructorul pornește de la o sursă de date precizată (dintr-un tabel sau o interogare ) și construiește raportul. Se personalizează ulterior, prin adăugarea controa- lelor pentru câmpurile calculate și prin crearea de grupuri și subgrupuri. Este cea mai simplă metodă. Constructorul normal Se pornește de la un raport vid în care se adaugă controalele. Constructorul pune la dispoziția utilizatorului aceleași instrumente ca la crearea formularelor. La fel ca ‘și la formulare, această metodă este cea mai flexibilă, dar este și cea mai laborioasă. Permite construirea unor rapoarte foarte complexe. Procedura asistent Construiește raportul pornind de la câmpurile din sursa de date (tabel sau interogare) și va crea ea însăși controalele din raport și va personaliza raportul și controalele după un anumit șablon, pe baza unor informații furnizate de utilizator. Este metoda cea mai ușoară, care permite și definirea subgrupurilor. Pentru inserarea câmpurilor calculate se folosește, ulterior, constructorul normal. Tehnologia informației și a comunicațiilor 157 Controalele care pot fi folosite într-un raport sunt: - > pentru tipărirea datelor (valorile câmpurilor din înregistrări sau ale câmpurilor calculate) - casetele de text; - » pentru tipărirea unor texte informative - etichetele; - > pentru decorarea raportului: imaginile, liniile și chenarele. Laborator Construirea unui raport simplu pornind de la sursa de date " Enunțul problemei. Se creează un raport cu nomenclatorul de materiale. Sursa de , date va fi tabelul Materiale. Raportul se va salva sub numele Materiale?. ■ în fereastra bazei de date Materiale se deschide secțiunea Tables și se selectează tabelul Materiale. ■ Se alege opțiunea de meniu AutoReportelnsert. ■ Constructorul rapid de formulare va crea un raport de tip Columnar Report. Laborator • > Folosirea procedurii asistent pentru crearea unui raport complex ■ ' / Enunțul problemei. Se creează un raport cu ajutorul procedurii asistent, care va > conține următoarele câmpuri: den^mat, um, stoc^s din tabelul Materiale și canini, ’ ; cant_e și datajn din tabelul Mișcări. înregistrările vor fi grupate după denumirea materialului și fiecare grup va conține un sumar în care se va afișa totalul . cantității intrate și totalul cantității ieșite. Raportul se va salva cu numele ” ; Materialei. ■ în fereastra bazei de date Materiale, se deschide secțiunea Reports și se execută clic pe butonul New din fereastra bazei de date. ■ Se deschide caseta de dialog New Report. Se alege din listă articolul Report Wizard și se execută clic pe butonul OK. Se va lansa în execuție procedura asistent Report Wizard, care va deschide mai multe casete de dialog, pentru a se furniza informațiile necesare. 158 Prelucrarea datelor Report Wizard Which fields da you want on your report? You can choose from more than one table or query. Tables/Queries (Table: Mișcări Available Fields: |cod_rnat tip„m Se aleg din cele două tabele câmpurile care vor fi afișate. Seleded Fields: Den_rnat UM Stoc_s cantj cant^e data_m Report Wizard How do you want to view your data? by Mișcări ?^l Show me more inforrnation Se alege tabelul care conține cheia de grupare. Denjnat, UM, Stoc. cantj, cantje, datajrn i l Report Wizard Do you want to add any grouping levels? ;xt > Finish cantj cant_e datajn Se alege câmpul de grupare. Pnority Den_mat UM, Stoc_s cantj, cant_e, data_m Grouping Qptions .,. Tehnologia informației și a comunicațiilor 159 Report Wizar d What sort order and summary Information do you want for detail records? Summary Options... | Se alege câmpul de sortare. Sommary Options What surnmary values would you like calcufeted? Cancel Field cantj Suni Avg Min Max r r r cantje Show Report Wizard Se stabilesc câmpurile calculate în cadrul grupului. ' <♦ Detail and Summary Surnmary Only î n Calculate percent of total for surns How would you like to lay out your report? XXXX XXXX XXXX XXXX XKXX :«xxx xxxxx xxxxx xxxxx >xxxx; xxxxx :-xxxx i-xxxx Layout C* stepped Black Qutline 1 C OutlîneZ C Align Left 1 C Align Left 2 >WXXX XX5WX XXXXX XXXXX XXXXX; xxxxx xxxxx xxxxx XXXXX XXXXX : xxxxx wxxx XXXXX XXXXX X’ÎXXX xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx x-:xxx xxwx ;xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx Orientation . r Portrait ’ țandscape j P Adjust the field width so all fields fit on a page. Se alege modul de organizare a informației în raport și orientarea raportului. Cancel ] < BacK Finish 160 Prelucrarea datelor What style wouki you Ike? XXXXXXX nexx xxxx » se adaugă un câmp calculat, în care să fie afișat soldul fiecărui material. ■ Se trece în modul de vizualizare Proiectul obiectului (opțiunea de meniu Design VieweView). Fereastra document a raportului conține aceleași elemente caracte- ristice ca și fereastra document a formularului. Singura deosebire este că spațiul util al raportului este divizat în mai multe secțiuni decât spațiul util al formularului. Secțiunile sunt separate de benzi, fiecare bandă având numele secțiunii situate sub ea. ■ Se elimină secțiunea antetului de după codul materialului glisând deschiderea unui formular sau a unui raport, - > afișarea unor mesaje în casete de dialog sau în bara de stare, - > deplasarea cursorului de selecție pe ecran, - > actualizarea datelor, - > manipularea ferestrelor etc. Tehnologia informației și a comunicațiilor 165 Operații care se pot executa cu o macrocomandă: Crearea - definirea acțiunilor și a ordinii în care se vor executa; - executarea acțiunilor se face secvențial, adică în ordinea în care au fost înregistrate; - specificarea modului în care se vor executa acțiunile (definirea valorilor pentru argumentele specifice fiecărei acțiuni) Modificarea - adăugarea unor noi acțiuni; - ștergerea unor acțiuni; - modificarea valorilor unor argumente; - modificarea ordinii de execuție a acțiunilor. Rularea - executarea acțiunilor din macrocomandă în ordinea în care au fost definite, cu valorile atribuite argumentelor. Cererea de executare a unei macrocomenzi se poate face din: - > fereastra document a macrocomenzii (fereastra Macro); fereastra document a bazei de date, secțiunea Macros (fereastra Database); - > orice fereastră document a unui obiect din baza de date; - > altă macrocomandă. Laborator Folosirea macrocomenzilor pentru prelucrarea datelor Enunțul problemei. Să se construiască o macrocomandă care să execute urmă- ‘ toarele acțiuni:_ anularea ecoului și afișarea unui mesaj în bara de stare, în timpul executării macrocomenzii; modificarea cursorului de mouse în timpul executării macrocomenzii; -> deschiderea formularului Materiale, cu afișarea numai a materialelor a căror denumire începe cu litera C; -> minimizarea ferestrei formularului. Se lansează în execuție aplicația Access. Se deschide baza de date Materiale. Se creează macrocomanda: ■ în fereastra bazei de date Materiale, se deschide secțiunea Macros. ■ Se alege opțiunea de meniu Macroelnsert sau se execută clic pe butonul New din fereastra document a bazei de date. ■ Se deschide fereastra document a macrocomenzii (fereastra Macro) care conține o macrocomandă vidă. ■ Se salvează macrocomanda, cu numele Test (se pot folosi scurtăturile F12 sau Alt+F2). Elementele caracteristice ale acestei ferestre document sunt: a. Bara de titlu a ferestrei afișează numele macrocomenzii și tipul ferestrei (în acest caz Test: Macro). b. Panoul pentru acțiuni. Conține o grilă formată din rânduri și coloane, prin intermediul cărora se definesc acțiunile din macrocomandă. Fiecare rând corespunde definiției unei acțiuni. Coloanele sunt: 166 Prelucrarea datelor - > Macro Name. Conține casete de text în care se poate scrie numele unei macroco- menzi atunci când se construiește un grup de macrocomenzi. - > Condition. Conține casete de text în care se pot scrie expresii logice prin care să se condiționeze executarea acțiunii. - > Action. Conține controale de tip listă ascunsă din care se poate alege numele acțiunii din mulțimea de acțiuni implementate. Afișarea acțiunilor în listă se face în ordinea alfabetică a numelui. - > Comment. Conține casete de text în care se poate scrie descrierea acțiunii. c. Panoul pentru argumentele acțiunii. Conține mai multe rânduri care corespund argumentelor specifice acțiunii selectate în panoul pentru acțiuni. itetf : Macra .."HlSlIS Panoul pentru acțiuni 9 j , Echo OpenFam , _______________________________________________________ kfae&zz mesaj in bara de state in bmpul exea&ei n^rocamero Schimba forma curwruhi de mcuse bmpuî executa formularul Materialo Minirweasa fereastra Acto Fam Wew Fâer Mame Wher e ComMion OaUHode Wind^Mcde Materiale Form [Matenafe],[denmJ Like X*M Read Only Mormăi Enter a comment in te column, Panoul pentru argumente Pentru trecerea de la un panou la altul se poate folosi și tasta F6. Bara cu instrumente Macro conține butoane specifice pentru operațiile cu macrocomenzi: 1 2 3 4 5 6 Realizează Buton 1 Macro Names 2 Conditions 3 Insert Row. 4 Delete Row 5 Run 6 Single Step Opțiunea de meniu comutator care controlează afișarea coloanei Macro Name în panoul pentru acțiuni comutator care controlează afișarea coloanei Condition în panoul pentru acțiuni inserează un rând în grila din panoul pentru acțiuni, deasupra rândului selectat șterge rândurile selectate în panoul pentru acțiuni lansează în execuție macrocomanda comutator care, dacă este activat, permite executarea acțiune cu acțiune a macrocomenzii Macro Names g View Conditions g View) Rows Glnsert) Delete RowseEdit Run g Run Single StepeRun ■ Se anulează afișarea coloanelor Macro Name și Condition, deoarece nu este nevoie de ele pentru crearea acestei macrocomenzi. ■ Se definesc cele patru acțiuni ale macrocomenzii în ordinea în care trebuie executate: Tehnologia informației și a comunicațiilor 167 1. Din lista ascunsă din coloana Action se alege acțiunea Echo. Se completează coloana Comments cu textul care descrie acțiunea. Se trece în panoul pentru argumentele acțiunii. Din lista ascunsă Echo On se alege articolul Yes. în caseta de text Status Bar Text se scrie textul Se executa macrocomanda Test. Se revine în panoul pentru acțiuni pentru a adăuga următoarea acțiune. 2. Din lista ascunsă din coloana Action se alege acțiunea Hourglass. Se completează coloana Comments cu textul care descrie acțiunea. Se trece în panoul pentru argu- mentele acțiunii. Din lista ascunsă Hourglass On se alege articolul Yes. Se revine în panoul pentru acțiuni pentru a adăuga următoarea acțiune. 3. Din lista ascunsă din coloana Action se alege acțiunea OpenForm. Se completează coloana Comments cu textul care descrie acțiunea. Se trece în panoul pentru argumentele acțiunii. Din lista ascunsă Form Name se alege articolul Materiale. Din lista ascunsă View se alege articolul Form. în caseta de text Filter Name nu se completează nimic. în caseta de text Where Condition se scrie expresia logică prin care se restricționează înregistrările care vor fi afișate: [Materiale],[den_mat] Like "C*". Din lista ascunsă Data Mode se alege articolul Read Only. Din lista ascunsă Window Mode se alege articolul Normal. Se revine în panoul pentru acțiuni pentru a adăuga următoarea acțiune. 4. Din lista ascunsă din coloana Action se alege acțiunea Minimize. Se completează coloana Comments cu textul care descrie acțiunea. Această acțiune nu necesită argumente. ■ Se salvează macrocomanda. Se lansează în execuție macrocomanda: J Pentru a lansa în execuție macrocomanda, se pate folosi una dintre următoarele metode: 1. Din fereastra document a macrocomenzii: se alege opțiunea de meniu RuneRun sau se execută clic pe butonul Run din bara cu instrumente. 2. Din fereastra document a bazei de date: se închide fereastra document a macro- comenzii, se deschide secțiunea Macros a ferestrei document a bazei de date, se selectează macrocomanda Test și se execută clic pe butonul Run al ferestrei document sau, din orice secțiune a ferestrei document, se alege opțiunea de meniu Run Macro...e Macros ► eȚools și în caseta de dialog Run Macro se scrie în caseta de text Macro Name numele macrocomenzii (în exemplu, Test), după care se execută clic pe butonul OK. 3. Din orice fereastră document a altui obiect din baza de date: se alege opțiunea de meniu Run Macro...eȚools și, în caseta de dialog Run Macro, se scrie în caseta de text Macro Name numele macrocomenzii (în exemplu, Test), după care se execută clic pe butonul OK. în baza de date Materiale, creați o macrocomandă care conține urmă- toarele acțiuni: anulează ecoul, afișează un mesaj în bara de stare și schimbă forma cursorului în timpul executării macrocomenzii, deschide formularul pentru Mișcări și afișează pentru vizualizare numai mișcările de materiale din luna curentă, minimizează formularul și afișează o casetă de dialog prin care informează utilizatorul că s-a terminat execuția macrocomenzii. Se lansează în execuție macrocomanda. 168 Prelucrarea datelor 3.6. Studiu de caz înainte de a crea obiectele dintr-o bază de date, trebuie proiectată baza de date. Operația de proiectare a bazei de date înseamnă transformarea cerinței de informații într-o colecție de tabele și de relații dintre ele. Pentru a fi eficientă în exploatare, o bază de date trebuie să fie bine proiectată. Pentru proiectarea bazei de date trebuie să se parcurgă, în ordine, următorii pași: 1. Determinarea scopului bazei de date. 2. Determinarea tabelelor necesare în baza de date. 3. Determinarea câmpurilor necesare în tabele. 4. Identificarea câmpurilor care pot fi cheie unică. 5. Determinarea relațiilor dintre tabele. 6. îmbunătățirea proiectului. 7. Introducerea datelor în tabele și crearea altor obiecte din baza de date. 8. Folosirea instrumentelor de analiză puse la dispoziție de Access. Exemplu: proiectarea bazei de date a unei magazii de materiale 1. Determinarea scopului bazei de date Scopul bazei de date este gestionarea mișcărilor de materiale dintr-o magazie. Cerințele bazei de date sunt: - > Fiecare articol din magazie este identificat printr-un cod. Articolul mai are următoarele atribute: denumire, unitate de măsură, preț, stoc de siguranță (stocul minim necesar desfășurării procesului de producție). în funcție de tipul articolelor, se mai pot adăuga și alte atribute (model, culoare, mărime etc.). - > în magazie are loc o continuă mișcare de articole: unele articole intră în magazie, altele ies din magazie. Fiecare mișcare este caracterizată de data mișcării, cantitate și valoare. în urma unei mișcări, stocul de articole se modifică și poate să ajungă sub stocul de siguranță. - » Trebuie să se cunoască în orice moment situația stocurilor din magazie și graficul mișcărilor de articole. Documentele pe baza cărora are loc mișcarea de materiale sunt: - > pentru intrări: factura - factura este emisă de un furnizor; - > pentru ieșiri: bonul de consum - bonul de consum este emis de o persoană respon- sabilă cu această activitate într-un compartiment funcțional al companiei. Categoriile de informații sunt: Furnizor între categoriile de informații se stabilesc următoarele relații: - > un furnizor poate emite de la una până la mai multe facturi; - > factura nu poate fi emisă decât de un singur furnizor; - > într-o factură pot fi de la unul până la mai multe materiale; - > un material poate să apară în mai multe facturi; - > un compartiment poate emite de la unul până la mai multe bonuri de consum; - » bonul de consum nu poate fi emis decât de un singur compartiment; Tehnologia informației și a comunicațiilor 169 - » într-un bon de consum pot fi cerute unul sau mai multe materiale; - > un material poate să apară în mai multe bonuri de consum. Relațiile dintre categoriile de informații sunt de tip 1-n (unu la mai multe) sau n-n (mai multe la mai multe): Compartiment | 1 Furnizor Factură n n Material n n Bon de consum n n 2. Determinarea tabelelor necesare în baza de date Pentru a putea răspunde la toate aceste cerințe, baza de date va fi formată din următoarele tabele: - > Furnizori: conține informații despre furnizorii de materiale; Facturi: conține informații generale despre facturi; - > Detalii facturi: conține informații detaliate despre materialele intrate în magazie prin factură (se creează pentru a transforma relația de tip n-n, dintre Facturi și Materiale, în două relații de tip 1-n); - > Materiale: conține informații generale despre materialele din magazie; - > Bonuri: conține informații generale despre bonurile de consum; - > Detalii bonuri: conține informații detaliate despre materialele ieșite prin bonurile de consum (se creează pentru a transforma relația de tip n-n, dintre Bonuri și Materiale, în două relații de tip 1-n); Compartimente: conține informații despre compartimentele funcționale ale compa- niei. Determinarea câmpurilor necesare în tabele Tabelele vor conține următoarele câmpuri: - > Furnizori: cod furnizor (A¹), denumire furnizor (T,30), adresă (M), localitate (T,20), județ (T, 15), cod poștal (LI), cod fiscal (LI), bancă (T,20), cont (LI), telefon (T,10); - > Facturi: număr factură (LI), dată factură (DT), cod furnizor (I); - > Detalii facturi: număr rând factură (A), număr factură (LI), cod material (I), cantitate intrată (I); preț (LI); Materiale: cod material (A), denumire material (T,30), unitate de măsură (T,4), stoc siguranță (I); - > Bonuri de consum: număr bon (A), dată bon (DT), cod compartiment (I); - > Detalii bonuri: număr rând bon (A), număr bon (I), cod material (I), cantitate ieșită (I); - > Compartimente: cod compartiment (A), denumire compartiment (T,20), nume (T, 15) și prenume (T,15) pentru persoană responsabilă, funcție (T, 15), telefon (T,10). Identificarea câmpurilor care pot fi chei unice Pentru a lega datele memorate în tabele separate din baza de date, fiecare tabel are un câmp sau un set de câmpuri care să permită identificarea fiecărei înregistrări, adică un set de ¹ în descrierea structurii de date a tabelelor se vor folosi pentru tipul datelor: A - AutoNumber, I - integer, LI - long integer, S - single, T - text, M - memo, DT - date/time. în cazul în care lungimea câmpului nu este determinată de tipul datelor, se va preciza și lungimea câmpului. De exemplu, nume (T,30) înseamnă: câmpul nume este de tip Text și are lungimea 30. 170 Prelucrarea datelor câmpuri care să formeze chei de indexare din care să se aleagă pentru tabelul conducător cheia primară, astfel: - > Furnizori: cod furnizor; - > Facturi: număr factură; - > Detalii facturi: număr rând factură sau număr factură + cod material; - > Materiale: cod material; • » Bonuri de consum: număr bon; - > Detalii bonuri de consum: număr rând bon sau număr bon + cod material; - > Compartimente: cod compartiment. Determinarea relațiilor dintre tabele După ce a fost împărțită informația în tabele și câmpuri și au fost identificate cheile primare în fiecare tabel, se definesc relațiile dintre tabele: Tabel conducător Tabel condus Cheie primară Cheie secundară Tip relație Furnizori Facturi cod furnizor cod furnizor 1-n Facturi Detalii facturi număr factură număr factură 1-n Materiale Detalii facturi cod material cod material 1-n Materiale Detalii bonuri cod material cod material 1-n Compartimente Bonuri cod compartiment cod compartiment 1-n Bonuri Detalii bonuri număr bon număr bon 1-n Determinarea altor obiecte din baza de date Pentru introducerea datelor vor fi necesare următoarele formulare de date: - > Formularul Furnizori - prin care se vor introduce datele generale despre furnizori; - > Formularul Facturi - prin care se vor introduce toate datele din fiecare factură; - > Formularul Materiale - prin care se vor introduce datele generale despre materiale; - > Formularul Bonuri - prin care se vor introduce toate datele din fiecare bon de comandă; - > Formularul Compartimente - prin care se vor introduce datele generale despre com- partimentele funcționale; Pentru obținerea informațiilor vor fi necesare următoarele rapoarte: - > Raportul Furnizori - lista furnizorilor; Raportul Compartimente - lista compartimentelor; - > Raportul Materiale - lista materialelor; Tehnologia informației și a comunicațiilor 171 - > Raportul Intrări - lista materialelor intrate într-o anumită perioadă; - > Raportul Ieșiri - lista materialelor ieșite într-o anumită perioadă; - » Raportul Stocuri - lista stocurilor de materiale; - > Raportul Stocuri siguranță - lista materialelor sub stocul de siguranță; - > Raportul Fișă material - lista mișcărilor pentru un anumit material. Pentru optimizarea tabelelor bazei de date, există mai multe metode. Pe lângă aceste metode, se poate folosi instrumentul Performance Analyzer pus la dispoziție de Access, care analizează tabelele din baza de date, în scopul optimizării ei. Metodele care se pot folosi sunt: - » Se proiectează tabele care să nu conțină date redundante, pentru ca procesele de actualizare și regăsire a datelor să se execute rapid. Dacă tabelul construit conține date redundante, pentru a stoca eficient datele se poate folosi procedura asistent Table Analyzer Wizard, care va împărți tabelul care conține date redundante în două sau mai multe tabele legate între ele. - » Pentru câmpuri se alege tipul potrivit de dată. în alegerea tipului de dată se au în vedere următoarele considerente: - Se alege tipul câmpului, în funcție de valorile care vor fi memorate. De exemplu, nu se alege tipul Number pentru un câmp în care se memorează texte. - Se stabilește de cât spațiu de memorare au nevoie valorile memorate într-un câmp, pentru a alege corespunzător, atunci când este cazul, lungimea câmpului. - Se stabilește ce tip de operații se execută cu valorile din acel câmp pentru a alege tipul corect. De exemplu, se pot aduna valori din câmpurile de tip Number sau Currency, dar nu se pot aduna valori din câmpurile de tjp Text sau OLE Object. - Dacă se folosește câmpul pentru a sorta sau a indexa datele din tabel, nu se alege pentru acel câmp tipul Memo, Yes/No, Hyperlink sau OLE Object. - Dacă se folosește câmpul pentru a grupa înregistrări într-o interogare sau într-un raport, nu se alege pentru acel câmp tipul Memo, Hyperlink sau OLE Object. - Se stabilește cum vor fi sortate înregistrările din tabel, folosind valorile din acel câmp. De exemplu, dacă într-un câmp se memorează date calendaristice, și sortarea trebuie să se facă în ordinea cronologică, nu se alege pentru acel câmp tipul Text, ci tipul Date/Time. Sau, dacă într-un câmp de tip Text sunt înregistrate numere, acestea vor fi tratate ca șiruri de caractere - și sortarea va fi făcută în ordinea 1, 10, 100, 2, 20, 200 etc., și nu în ordinea 1, 2, 10, 20, 100, 200 etc. Pentru ca sortarea să se facă în ordinea valorilor numerice, trebuie să se aleagă pentru acel câmp tipul Number sau Currency. -> Se creează chei de indexare pentru câmpurile care se folosesc pentru sortarea înregistrărilor sau pentru crearea criteriilor de interogare. Indexând aceste câmpuri se mărește viteza de regăsire a datelor în baza de date. Indexarea însă nu este potrivită în orice caz, deoarece orice index nou creat mărește dimensiunea fișierului în care este memorată baza de date și micșorează performanțele operațiilor de adăugare sau ștergere de înregistrări și a celor de modificare a valorilor din câmpurile indexate. Astfel, adăugarea unui index la tabel poate micșora timpul de răspuns la o interogare, dar poate mări timpul de execuție al operației de adăugare de înregistrări, sau poate crea stări de blocare a sistemului. Performanțele obținute prin adăugarea unui index depind de existența altor indecși. De exemplu, dacă în tabelul Furnizori s-a creat un index după numele companiei și se mai adaugă și un index după codul poștal, nu se 172 Prelucrarea datelor obțin performanțe deosebite în exploatarea bazei de date care să justifice consumul de spațiu de memorare. în cazul interogărilor se recomandă ca pentru index să se aleagă numai câmpuri care pot fi chei unice. - > în indecșii care se construiesc cu mai multe câmpuri, se folosesc numai câmpurile care sunt strict necesare. Access are implementate două instrumente care ajută la îmbunătățirea proiectului bazei de date: - > Procedura asistent Table Analyzer Wizard care poate analiza la un moment dat un singur tabel și poate propune cea mai potrivită soluție pentru structura tabelului și pentru relațiile lui cu celelalte tabele. Dacă este cazul, procedura poate restructura tabelul împărțindu-l în mai multe tabele legate între ele. - > Procedura asistent Performance Analyzer care poate analiza întreaga bază de date și poate face recomandări și sugestii pentru îmbunătăîirea ei. Ea poate, de asemenea, implementa aceste recomandări și sugestii. La realizarea miniproiectelor se va lucra în echipă. Numărul de membri ai unei echipe va fi stabilit în funcție de volumul datelor administrate în baza de date. Miniproiectul trebuie să conțină: -> prezentarea noțiunilor teoretice folosite; -» structura fiecărui tabel din baza de date (cu justificarea modului în care a fost aleasă structura pentru fiecare tabel); - > proprietățile fiecărui câmp din tabele; - > relațiile dintre tabele (cu justificarea modului în care s-au stabilit relațiile); - » interogările și rapoartele prin care se pot obține informațiile din baza de date; - > formularele necesare pentru introducerea datelor; - > realizarea practică a bazei de date, care va conține cel puțin 5 înregistrări în fiecare tabel. Realizati următoarele baze de date 5 1. O organizație păstrează evidența vânzărilor unor produse. Fiecare produs este identificat printr-un cod. Produsul mai are următoarele atribute: denumire, unitate de măsură, preț, stoc. Stocul fiecărui produs crește prin aprovizionarea cu noi produse, documentul folosit fiind factura sosită de la furnizor. Stocul fiecărui produs se micșorează în urma vânzării, documentul folosit fiind factura emidă către client. Fiecare agent de vânzări este identificat unic printr-un cod. Agentul de vânzări mai are următoarele atribute: numele și prenumele. Fiecare operație de vânzare are următoarele atribute: codul agentului de vânzări, data, codul produsului vândut și valoarea cantității vândute. Baza de date trebuie să furnizeze următoarele informații: a) Cantitățile de produse vândute și produsul care s-a vândut cel mai bine. b) Produsele vândute de fiecare agent de vânzări și agentul de vânzări care a avut cel mai mare volum valoric de vânzări. 2. O organizație vinde mai multe tipuri de produse, folosind mai mulți agenți comerciali. Fiecare produs este identificat printr-un cod. Produsul mai are următoarele atribute: denumire, unitate de măsură, preț. Fiecare agent de vânzări este identificat unic printr-un cod. Agentul de vânzări mai are următoarele atribute: numele și prenumele. Fiecare operație de vânzare are următoarele atribute: codul agentului de vânzări, Tehnologia informației și a comunicațiilor 173 luna în care s-a vândut produsul, codul produsului vândut și cantitatea vândută. Baza de date trebuie să furnizeze următoarele informații: a) totalul valoric al vânzărilor pe ultimul semestru: pe persoană și pe tip de produs; b) totalul valoric al vânzărilor pe toate produsele: pe lună și pe persoană; c) diagrama evoluției în timp a volumului vânzărilor. d) diagrama evoluției vânzărilor în ultimele șase luni; diagrama trebuie să pună în evidență relația procentuală între fiecare lună și semestru. e) diagrama prin care se compară volumul valoric al vânzărilor pe fiecare agent comercial, în ultimele șase luni; f) diagrama prin care se compară volumul valoric al vânzărilor pe fiecare tip de produs, în ultimele șase luni. 3. Angajații unui departament trebuie să se deplaseze în diferite localități din țară, pentru rezolvarea unor probleme de serviciu. Trebuie să se țină evidența cheltuielilor de deplasare. Fiecare angajat este identificat unic de un cod. El mai are atributele nume și prenume. Fiecare operație de deplasare se identifică printr-un număr unic. Ea mai are următoarele atribute: codul angajatului care s-a deplasat, data la care a avut loc deplasarea, localitatea, numărul de zile, motivul. Fiecare cheltuială de deplasare are următoarele atribute: codul angajatului, numărul deplasării și tipul cheltuielii (transport, cazare etc. - se recomandă folosirea unui sistem de codificări pentru identificarea tipului de cheltuială), valoarea cheltuielii. Baza de date trebuie să furnizeze următoarele informații: a) totalul cheltuielilor pe fiecare deplasare a unei persoane; b) totalul cheltuielilor pe toate deplasările, pentru fiecare persoană; c) totalul cheltuielilor pentru fiecare tip de cheltuială. 4. Creați o bază de date care să conțină tabele cu informațiile necesare departamen- telor funcționale ale unei companii: a) Departamentul Resurse umane are tabelul Angajati, în care sunt păstrate date despre angajații companiei: numele, codul numeric personal, adresa, numărul de telefon, data nașterii, data angajării, studii, experiență, funcția și departamentul în care lucrează, istoricul posturilor ocupate, data fiecărei avansări etc. b) Departamentul Salarizare are tabelul Salarii, în care sunt păstrate date despre salariile angajaților companiei: numele și prenumele salariatului, codul numeric personal, adresa, funcția deținută, salariul tarifar, numărul de ore lucrate, rețineri lunare, salariul lunar etc. 174 Prelucrarea datelor c) Departamentul Relații cu clienții are tabelul Clienti în care sunt păstrate date despre clienții companiei (numele companiei client, adresa, numele persoanei de contact, telefonul etc.) și tabelul Comenzi, în care sunt păstrate informații despre comenzile clienților (numărul comenzii, clientul care a emis comanda, conținutul comenzii, data comenzii etc.). d) Departamentul Aprovizionare are tabelul Furnizori, în care sunt păstrate date despre furnizorii de produse ai companiei (numele companiei furnizor, adresa, numele persoanei de contact, telefonul etc.) și tabelul Comenzi, în care sunt păstrate informații despre comenzile făcute furnizorilor (numărul comenzii, conținutul comenzii, data comenzii etc.). e) Departamentul Marketing are un tabel Vanzari, în care sunt păstrate date despre vânzările de produse ale companiei (denumirea produsului, unitatea de măsură, cantitatea, data vânzării, persoana care a intermediat vânzarea, date despre clientul care a cumpărat produsul etc.) și tabelul Catalog produse, care conține un catalog cu oferta de produse ale companiei (denumirea produsului, descrierea produsului, unitatea de măsură, prețul etc.). f) Departamentul Depozit are tabelul Stocuri, în care sunt păstrate date despre stocul de produse (denumirea produselor, unitatea de măsură, cantitatea intrată, cantitatea ieșită, stocul etc.) Baza de date trebuie să furnizeze trei informații (stabilite de echipa care realizează proiectul). Cuprins 1. Utilizarea informației de pe Internet............................................3 1.1. Analiza informației....................................................... 3 1.1.1. Data și informația.....................................................3 1.1.2. Tehnologia informației și societatea...................................4 1.1.3. Sistemul informatic și sistemul informațional..........................7 1.1.4. Fluxul informațional..................................................10 1.1.5. Procesul informațional................................................14 1.1.6. Resursele umane implicate în sistemul informatic......................19 1.2. Surse care furnizează informația...........................................20 1.3. Căutarea și regăsirea informației..........................................25 1.4. Tehnici de căutare a informației pe Internet...............................26 1.5. Prezentarea informației....................................................31 1.5.1. Documentul............................................................31 1.5.1.1. Schița.........................................................33 1.5.1.2. Șablonul........................................................34 1.5.1.3. Procedura asistent..............................................37 1.6. Prezentarea informației numerice...........................................42 1.6.1. Tabelul.........’.....................................................42 1.6.2. Graficele.............................................................43 1.7. Prezentări.................................................................52 2. Organizarea datelor.............................................................66 2.1. Metode de organizare a datelor.............................................66 2.1.1. Tipuri de date........................................................67 2.1.2. Tipuri de structuri de date...........................................69 2.1.2.1. Fișierul.......................................................69 2.1.2.2. Foaia de calcul................................................79 2.1.2.3. Tabelul........................................................73 2.1.2.4. Baza de date...................................................76 2.1.2.5. Lista..........................................................82 3. Prelucrarea datelor.............................................................87 3.1. Resurse pentru prelucrarea datelor.........................................87 3.2. Operatori..................................................................88 3.3. Funcții...................................................................101 3.3.1. Funcțiile aplicației Excel...........................................102 3.3.2. Funcțiile aplicației Access..........................................111 3.3.3. Funcții utilizator...................................................113 3.4. Instrumente de lucru pentru sistemele informatice.......................115 3.4.1. Scenariul..........................................................115 3.4.2. Șablonul........................................................ 118 3.4.3. Graficul / Diagrama................................................118 3.4.4. Funcțiile..........................................................120 3.4.4. Raportul......................................................... 120 3.5. Tehnici software de prelucrare a datelor................................132 3.5.1. Limbajul SQL.......................................................132 3.5.1.1. Interogarea de selecție.....................................135 3.5.1.2. Interogarea total...........................................139 3.5.1.3. Interogări acțiune..........................................142 3.5.2. Elemente de interfață..............................................145 3.5.3. Raportul...........................................................154 3.5.4. Macrocomanda.......................................................164 3.6. Studiu de caz....................................................... 168